Cómo decidir entre una solución personalizada o comercial para tu negocio

A la hora de implementar una solución empresarial, una pregunta común surge constantemente: ¿Debe ser construida a medida o basada en productos comerciales fuera de la estantería (COTS)?

Aunque puede parecer sencillo, determinar el enfoque correcto de las soluciones es un proceso complejo. Los líderes tecnológicos deben entender primero los procesos empresariales específicos, teniendo en cuenta los objetivos estratégicos, los socios externos y el soporte de sistemas requerido, todo lo cual merece una investigación exhaustiva. También deben evaluar factores empresariales comunes, como la validación de proyectos y negocios, antes de elegir el enfoque de solución correcto.

Paso 1: Validar la necesidad de tecnología

Muchas organizaciones eligen con frecuencia una tecnología habilitadora antes de identificar cualquier necesidad empresarial legítima. A veces, este enfoque de "poner el carro antes del caballo" se debe a procesos empresariales rígidos, falta de conocimientos técnicos o puro bombo del producto, lo cual captura la atención de muchos gurús tecnológicos. Los tomadores de decisiones suelen verse impresionados por historias de éxito de suite de productos, demostraciones dinamitas de productos y evaluaciones de tecnología realizadas por analistas de la industria, incluso cuando no han identificado formalmente una necesidad para la tecnología.

Para competir con éxito, los gerentes deben centrarse en validar que existe una necesidad empresarial antes de decidir sobre la tecnología habilitadora y que la necesidad puede asociarse fácilmente con uno de los objetivos o metas estratégicas de la organización.

Por último, pero no menos importante, los líderes tecnológicos deben proporcionar un retorno de la inversión (ROI) estimado o valor agregado, junto con cómo se medirá el ROI. Sorprende la cantidad de programas que se inician sin tener en cuenta el ROI o el valor empresarial añadido desde el principio. Muchos de estos proyectos consumen muchos beneficios antes de que los líderes se den cuenta de que la solución no agregará valor a la organización o de que no existe una necesidad empresarial real.

Paso 2: Identificar los requisitos empresariales clave

En las grandes organizaciones, identificar los requisitos empresariales clave a menudo es más fácil decirlo que hacerlo, pero es fundamental antes de habilitar una solución empresarial. Un requisito empresarial clave es aquel que debe ser respaldado por la solución para continuar. Si un requisito solo puede cumplirse parcialmente o no puede abordarse con una solución, no es un requisito clave.

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Identificar estos requisitos requiere esfuerzo, y la participación de las personas adecuadas en el negocio determina el éxito del proceso. Es extremadamente importante centrarse en la identificación de los requisitos empresariales, no en los requisitos técnicos o de diseño. Recuerda: primero el negocio, luego la tecnología.

Paso 3: Identificar los requisitos arquitectónicos

La mayoría de las organizaciones ya utilizan tecnología para habilitar sus procesos empresariales. Para reducir el costo de operación y mantenimiento de esta tecnología, estas organizaciones han establecido estándares a los cuales todas las soluciones deben adherirse.

Es extremadamente importante identificar cualquier requisito arquitectónico o estándar que una solución debe cumplir antes de determinar si una solución COTS o personalizada es la mejor opción.

Algunos factores que pueden restringir la elección de una solución son los siguientes:

• Estrategia de seguridad de la información.
• Infraestructura tecnológica existente o planeada.
• Sistemas existentes con los cuales la solución se integrará.
• Marco de arquitectura preferido, como J2EE o .NET.
• Estándares corporativos existentes, como servidores web o navegadores.
• Sistemas operativos utilizados por la organización y sus socios comerciales.

Paso 4: Examinar las soluciones existentes

En este punto, se ha identificado una necesidad empresarial, se ha estimado el ROI y se han identificado tanto los requisitos empresariales clave como las restricciones arquitectónicas. Los líderes ahora deben echar un buen vistazo a los sistemas existentes.

No es raro que diferentes partes de una organización no estén al tanto de qué sistemas existen en otras áreas organizacionales. Las empresas a menudo implementan soluciones solo para descubrir que otro sistema dentro de la organización podría haber respaldado la solución con poca o ninguna modificación. Por lo tanto, antes de decidir sobre un enfoque de soluciones, debes determinar si algún sistema existente dentro de la organización se puede escalar o extender fácilmente para satisfacer tu necesidad empresarial.

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Sin embargo, debo señalar que muchos sistemas COTS altamente personalizados a menudo no se pueden escalar o extender fácilmente debido a los siguientes factores:

• Falta de documentación de diseño adecuada.
• El proveedor ya no admite la tecnología.
• No hay recursos con conjuntos de habilidades necesarios disponibles.
• Los componentes dentro de los módulos no están encapsulados correctamente, creando dependencias entre los componentes que minimizan el potencial de reutilización.
• El código personalizado no separa correctamente la presentación de la lógica empresarial, lo que dificulta enormemente la escalabilidad del sistema para acomodar a una población más grande o para garantizar su funcionamiento en caso de un desastre.

Paso 5: ¿Tienes las habilidades internas para respaldar una solución personalizada?

El factor principal que reduce significativamente el ROI de una solución personalizada (y en muchos casos, finalmente hace que el esfuerzo falle) es la falta de personal disponible con conjuntos de habilidades adecuadas. Se requieren muchas habilidades para diseñar e implementar una solución empresarial que sea escalable y extensible. A menos que una de tus áreas empresariales sea el desarrollo de productos, es muy probable que tus recursos tecnológicos de operaciones y mantenimiento no incluyan todos los conjuntos de habilidades necesarios para una solución exitosa.

Nunca es rentable permitir que el personal adquiera estas habilidades y experiencia desarrollando sistemas esenciales para el negocio. Sin embargo, con mucha frecuencia, los tomadores de decisiones ven las diferencias significativas de costos a corto plazo entre una solución personalizada y una COTS y deciden construir la suya propia para ahorrar dinero.

Los líderes que deciden construir su propia solución a menudo pasan por alto los siguientes gastos:

• Reemplazar tecnología, extender la funcionalidad o escalar un sistema diseñado deficiente (En muchos casos, los sistemas necesitan ser reingenierizados y a veces reconstruidos por completo. Si esto resulta en la falta de disponibilidad de un sistema esencial para el negocio, la pérdida de ingresos puede ser importante).
• Capacitar o reclutar personal con las habilidades y experiencia necesarias para implementar una solución.
• Necesidad de retener recursos tecnológicos con los conjuntos de habilidades utilizados en el desarrollo de la solución personalizada.

Paso 6: ¿Una solución COTS se ajusta a tus necesidades?

Si tu organización no cuenta con un grupo de desarrollo formado por personal con experiencia en el diseño de sistemas para respaldar soluciones empresariales en toda la empresa, es probable que una solución COTS proporcione el mejor ROI a largo plazo.

Aunque el costo inicial a corto plazo de implementar soluciones basadas en COTS a menudo es significativamente mayor que una solución personalizada, en mi experiencia, una solución COTS generalmente proporciona el mejor ROI a largo plazo. La mayoría de los ahorros de costos se derivan de:

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• El proveedor del producto es responsable de adaptar el producto a los avances tecnológicos.
• El proveedor del producto es responsable de aislar y corregir cualquier problema de diseño.
• El proveedor del producto proporciona herramientas de migración de datos para trasladar los datos de una versión a la siguiente cuando se modifica la arquitectura de datos del producto.

Deberías considerar una solución COTS si:

• Está alineada con la estrategia empresarial y tecnológica de tu organización.
• Puede cumplir la mayoría de los requisitos empresariales clave y una solución personalizada puede adaptarse a los requisitos clave no admitidos sin modificar los módulos de software del producto.
• Se espera que la funcionalidad de la solución COTS se utilice en los próximos tres a cinco años.
• No hay recursos de TI con los conjuntos de habilidades adecuados disponibles para la organización.

Sin embargo, es posible que determines que una solución COTS no es la elección correcta para tu organización si:

• Falta soporte disponible para el producto COTS.
• Se espera que una parte significativa de la funcionalidad proporcionada por una solución COTS no se utilice en los próximos tres a cinco años.
• Una parte significativa de los requisitos empresariales clave no puede ser admitida por una solución COTS.

Las principales funcionalidades del producto COTS deben modificarse para adaptarse a los requisitos empresariales clave no admitidos, lo que introduce el riesgo de que cada versión o parche del producto pueda afectar la personalización. Cada versión debe ser probada exhaustivamente por la organización para evitar que los cambios afecten al módulo COTS modificado. No es infrecuente que un proveedor no etiquete un módulo como "cambiado" cuando su modificación no afectó a ninguno de los otros módulos de la versión. Es por eso que los proveedores proporcionan la renuncia de rendimiento de su producto cuando está modificado.

No olvides el primer paso vital

Me siento obligado a recordarles a los líderes tecnológicos que el primer paso para determinar el enfoque correcto de las soluciones, entender las características internas del negocio, como la cultura, los objetivos estratégicos a largo plazo y los socios, es el más crítico y no puede ser omitido.

El potencial impacto a largo plazo en tu negocio justifica que tomes la decisión basándote en qué enfoque tendrá el efecto más positivo en toda la empresa. Y recuerda: primero el negocio, luego la tecnología.

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