Cómo usar tablas virtuales en Dataverse para simplificar la gestión de datos

El low code no es algo nuevo. Durante décadas, los usuarios empresariales han recurrido a las bases de datos de Microsoft Access y a las macros de Microsoft Excel para crear sus propias herramientas, pero esas soluciones tenían que funcionar con datos exportados que no se mantenían sincronizados con las fuentes de datos empresariales.

Eso también significaba depender de un administrador de bases de datos para proporcionar acceso y ejecutar trabajos complejos de ETL, probablemente con codificación manual para procesar los datos, lo que puede introducir inconsistencias. Ni las aplicaciones de low code ni los datos que se utilizaban estaban gestionados, seguros o garantizados que estuvieran actualizados.

Una de las razones por las que Power BI se ha vuelto tan popular es su gran ecosistema de conectores que pueden traer datos de miles de servicios y almacenes de datos para que puedas analizarlo y visualizarlo. Útiles como son esos conectores, no todos los usuarios sin código y de bajo código en Power Apps y Power Automate tienen las habilidades de escritura de consultas para construir flujos de trabajo de datos para manejar la transformación de los datos internos de esta manera.

Esta barrera es tan grande que Microsoft está utilizando herramientas generadoras de código de IA para ayudar. Incluso mantener los datos que importas desde una hoja de cálculo de Excel en Microsoft Dataverse sincronizados con los originales requiere más trabajo.

Índice:

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• Un enfoque más rico para manejar datos
• Virtualización de datos
• Simplificación de tablas virtuales

Un enfoque más rico para manejar datos

Hay mucha información empresarial que sería útil trabajar con ella en Dataverse, que Nirav Shah, vicepresidente de Microsoft Dataverse, describe como una plataforma de datos en lugar de ser solo una tercera fuente de datos SQL.

"Sí, comienza con el almacenamiento de datos en la base, pero tiene un tiempo de ejecución e infraestructura realmente ricos que admiten la lógica empresarial, la autorización, la inteligencia y el análisis, así como la integración en una plataforma Microsoft más amplia", dijo.

Dataverse es el backend de datos para Power Platform, pero también es en lo que se basa toda la suite de aplicaciones Dynamics 365.

"Es una infraestructura de pila completa construida para permitir a las personas concentrarse en resolver problemas empresariales a través de la inteligencia integrada y sistemas de acción para simplificar el entramado de servicios e infraestructura diferentes para resolver esos problemas empresariales", dijo Shah. "Hemos tomado todo el entramado necesario para construir aplicaciones empresariales complejas y de alta calidad, lo hemos empaquetado en una estructura sin código dentro de Dataverse, utilizando ese rico metadato y comprensión del modelo de datos. Luego, simplemente podemos relacionar todos estos componentes diferentes entre sí".

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Dataverse solía llamarse Common Data Service porque es una implementación del Modelo de Datos Común de Microsoft. Ese modelo incluye metadatos ricos sobre objetos empresariales comunes, como saber que las facturas tienen fechas de vencimiento, cantidades en moneda y direcciones, que los clientes tienen números de cuenta y límites de crédito y que los números de teléfono son algo que se puede llamar.

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Esta inteligencia sobre cómo encajan los datos en los procesos empresariales es algo que deseas aplicar tanto a los datos procedentes de otras fuentes como a los datos que solo almacenas en Dataverse directamente, sin necesidad de que los usuarios comerciales tengan experiencia en desarrollo y sin tener que abandonar o reconstruir todas las aplicaciones empresariales que ya estás utilizando.

"Hay muchos datos que ya existen en toda la empresa y las personas deben poder integrar y aprovecharlos como parte de sus procesos empresariales: no comienza ni termina al comenzar a construir en la Plataforma Power", dijo Shah. "Lo que a menudo vemos es que los clientes duplican los datos mediante procesos de ETL complejos, y eso tiene todo tipo de problemas, retrasos debido a problemas de sincronización o inconsistencias. Eso resulta en altos costos para mantener, administrar y operar esos procesos, porque tienes múltiples copias de los mismos datos que intentas mantener sincronizados".

Virtualización de datos

Para integrar esos datos empresariales existentes con los nuevos datos que viven en Dataverse sin perder el contexto de los almacenes de datos y aplicaciones originales, puedes utilizar tablas virtuales. En lugar de replicar los datos empresariales exportándolos a través de un archivo o conector y conservando una copia en Dataverse, las tablas virtuales te permiten conectarte directamente a la fuente de datos en tiempo de ejecución para tener siempre una copia actualizada de los datos más recientes. Cualquier cambio que realices se reflejará en la fuente de datos de inmediato, y las aplicaciones heredadas también los captarán.

Puedes crear una tabla de Dataverse con datos de una hoja de cálculo de Excel en OneDrive o SQL Server en Azure para usarlos en un flujo de trabajo de Power Automate o en Power Pages, y puedes utilizar esos datos empresariales en una aplicación empresarial orientada a modelos que solo entiende datos de Dataverse.

"Tienes estos datos críticos complejos que necesitas utilizar en más procesos empresariales a medida que te transformas digitalmente y te optimizas", dijo Shah. "Lo que hemos permitido con las tablas virtuales es la capacidad de comenzar a capitalizar esos datos en su lugar, al tiempo que los modernizamos y los llevamos a la plataforma Power. Pueden extenderse por toda la empresa de una manera muy controlada y evolucionar hacia algo que sea más nativo de la nube".

Con las tablas virtuales, puedes utilizar los datos existentes en nuevas aplicaciones sin código y de bajo código, de modo que lo que solía ser datos aislados ahora forma parte de más procesos empresariales. Los propios datos también se enriquecen, ya que al traerlos a Dataverse se convierten en entidades.

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"Todos esos datos que estaban aislados en sistemas existentes", señaló Shah, "Porque ahora están integrados en Dataverse, tienen lógica empresarial y API asociadas naturalmente a esos datos en una forma y formato consistentes con esa lógica empresarial basada en los eventos empresariales asociados a esos datos a medida que fluyen a través del sistema".

Al igual que el resto de Microsoft 365, Power Platform tiene la autorización y autenticación de Azure Active Directory integradas, por lo que puedes utilizar Dataverse para asegurar el acceso a esos datos mediante permisos basados en roles.

"De repente, tenemos visibilidad de los compartimentos estancos y cómo interactúan con los procesos empresariales más amplios", señaló Shah. "De repente, puedes decir: 'Sabes qué, A tiene acceso a estos datos, pero B no".

Simplificación de tablas virtuales

Las tablas virtuales funcionan como cualquier otra tabla de datos en Dataverse, pero crearlas es complicado. Un nuevo asistente en Power Apps simplifica mucho más la forma de traer datos de SharePoint o bases de datos SQL, que podrían incluir bases de datos de Access además de SQL Server, sin necesidad de escribir mucho código o hacer mucha configuración.

Cuando debas crear una nueva tabla, elige "Nueva tabla desde datos externos" y selecciona "Nueva conexión" para elegir la fuente de datos. Luego, inicia sesión con tus credenciales habituales.

También necesitarás la URL del sitio específico de SharePoint para poder elegir la lista que tiene los datos que deseas. Si los nombres en la fuente de datos no son muy útiles, puedes cambiar el nombre que tendrá la tabla en Dataverse y seleccionar el campo principal que utilizarás.

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Ahora puedes abrir la tabla de Dataverse donde deseas utilizar datos de la tabla virtual: crea una nueva columna que sea una referencia y selecciona la tabla virtual. Cuando selecciones y edites los datos de SharePoint dentro de Dataverse, incluidos en una aplicación de Power App, los cambios se sincronizarán de vuelta a SharePoint (Figura A).

Figura A

También hay un conector virtual para trabajar con datos en Excel, que no es tan simple como el asistente, pero hace más trabajo por ti, como mapear la clave principal.

Otros servicios de Microsoft 365 que ya se integran con Dataverse y Power Platform utilizan la misma infraestructura de tablas virtuales, pero han construido integraciones personalizadas más completas que el nuevo asistente. Microsoft tomará los comentarios de los clientes para otras fuentes de datos que las empresas deseen ver en el asistente, pero los desarrolladores también pueden crear sus propios proveedores de tablas virtuales mediante complementos personalizados o el proveedor de datos de OData.

No te preocupes por que las tablas virtuales ocupen espacio en Dataverse: lo que se almacena es solo los metadatos de la conexión, no una copia de la fuente de datos.

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