Conferencias virtuales: 13 consejos de etiqueta para tener éxito en tus reuniones remotas

Las conferencias virtuales, ya sea a través de video o audio, se han convertido en la norma, ya que las empresas han enviado a sus empleados a trabajar desde casa debido a la pandemia de COVID-19. Para aquellos que están más familiarizados con las reuniones en persona, las llamadas de conferencia remotas pueden ser un desafío: a menudo hay participantes que luchan con la tecnología o con la calidad de su conexión a Internet. Una vez "dentro" de la reunión, la gente a menudo habla al mismo tiempo, lo cual es aún más crítico de evitar, dado los problemas de tiempo de buffer, retrasos y claridad en el habla.

Las reuniones son esenciales

"Amadas u odiadas, las reuniones son parte de casi todos los trabajos, ya sea que estés trabajando de forma remota o en una oficina", dijo Kathy Gardner, directora senior de Relaciones Públicas y Medios de FlexJobs.

"En un lugar de trabajo remoto, encontrar oportunidades diarias para seguir viendo a tus compañeros de trabajo nos ayuda a mantenernos conectados, especialmente con aquellos con los que no trabajas a diario", dijo Armen Vartanian, vicepresidente de servicios globales en el lugar de trabajo de Okta. Vartanian afirmó que realiza una reunión de 15 minutos al día para mantenerse comprometido.

Cualquiera que haya pasado por el tedio de las reuniones diarias que incluyen asistencia y momentos incómodos puede apreciar lo que Robert Love, CTO de Q-CTRL, facilitador en el desarrollo de ordenadores cuánticos, dijo: "No tengas reuniones por tener reuniones, ten un facilitador, ten una agenda y cíñete a ella".

Principales consejos para la etiqueta en las llamadas de conferencia

FlexJobs se centra en el entorno laboral flexible y recientemente publicó una lista de los 13 principales consejos de etiqueta para las llamadas de conferencia remotas. Otros expertos en negocios también aportan sus opiniones.

1. Siempre tener una agenda

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Nada es más irritante (y frustrante y poco productivo) que una reunión en la que todos se toman su tiempo para conectarse y luego la persona que programó la reunión no tiene un plan. No programes una reunión si no tienes una agenda. "Las agendas no tienen que ser largas, complicadas o incluso muy detalladas", sugiere FlexJobs. "Un breve resumen de los temas que se abordarán en la reunión suele ser suficiente".

Al proporcionar a los empleados una agenda, los asistentes saben qué esperar, pueden estimar cuánto tiempo durará y, si hay elementos de participación, les brindará la oportunidad de preparar sus puntos de conversación. "Si sabes que hay personas que vienen de otras reuniones, tal vez empezar la reunión cinco minutos después de la hora de inicio", dijo James McQuiggan, defensor de la conciencia de seguridad en KnowBe4, quien también añadió, respecto a las agendas, "inclúyelo en el aviso de la reunión. También, tenlo en una diapositiva que se comparta y esté accesible".

"Como líder en una llamada, puede ser un desafío llevar a un equipo remoto a enfocarse y comunicarse de manera efectiva, por lo que es importante que el líder asigna responsabilidades a lo largo del equipo y ayuda a facilitar la conversación entre el grupo", dijo Vartanian de Okta. "Crear transiciones en la conversación puede asegurar que todos en la llamada se sientan comprometidos y comprendan los puntos principales, y te ayuda a evitar esas transiciones o pausas incómodas".

2. Reportar tu ausencia

"Evita las pequeñas charlas sobre el clima", dijo Dominik Zane, CEO de Around, un software de videochat. "Llegar puntualmente también minimiza la necesidad de que todos los demás hagan pequeñas charlas mientras esperan a los rezagados".

Si no vas a asistir a la reunión, o si llegarás tarde, comunícaselo a la persona encargada de la reunión (o a un miembro de confianza del equipo) tan pronto como lo sepas. Llama, envía un correo electrónico o un mensaje de texto. A menudo, las llamadas de conferencia se retrasan esperando a los participantes específicos. A veces, las llamadas de conferencia se retrasan porque todos están esperando "unos minutos más".

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Por otro lado, es importante tener la cámara de vídeo activa durante la llamada. "Es importante que los participantes mantengan encendida su cámara de vídeo tanto como sea posible, especialmente en el contexto actual", dijo Andrey Khusid, CEO de Miro, una plataforma de pizarra digital. "El vídeo añade un toque humano a las reuniones, lo que ayuda a combatir el aislamiento y fortalecer las relaciones dentro del equipo. Y también ayuda al facilitador de la reunión a identificar a quienes su atención está divagando, para poder volver a enfocarlos en la conversación".

3. Priorizar las actualizaciones

Algunos equipos son más grandes que otros, y eso tiene más relevancia en las llamadas de conferencia que en las reuniones en persona. Si estás en una oficina con un pequeño grupo de personas, seguramente te conoces entre sí y sabes lo que tienen que hacer. Probablemente alguien se encargue de mantener las cosas "en orden" y la reunión será eficiente. Sin embargo, cuando tienes, por ejemplo, más de ocho personas, es crítico "priorizar de qué vas y de qué no vas a hablar", según FlexJobs.

Establecer límites de tiempo y ceñirse a ellos permite que cada persona hable sobre lo que es relevante y limita la duración total de la reunión.

Una cosa importante a recordar, según el informe, es asegurarse de que lo que se va a discutir sea relevante para al menos tres personas en la reunión. De lo contrario, envía un correo electrónico sobre el tema o realiza una reunión más pequeña. "Ser consciente del tiempo es clave para la etiqueta en las llamadas de conferencia".

4. Probar el equipo

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No esperes hasta un par de minutos antes de una reunión para conectarte.

En los teléfonos móviles: Asegúrate de tener:

• Una señal fuerte

• Ninguna interferencia

En una computadora:

• Utiliza una conexión por cable en lugar de Wi-Fi

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• Asegúrate de que la cámara de la computadora funcione (o esté descubierta)

• Asegúrate de que los altavoces funcionen

• Asegúrate de que el micrófono funcione

Incluso si dice que estás conectado a la plataforma, asegúrate de que realmente lo estás.

Prueba tu vídeo y audio antes de que comience la reunión (de ahí el consejo de conectarte con suficiente antelación para hacer esto).

Permite aún más tiempo en caso de que haya algo que descargar de antemano o en caso de que haya una actualización inesperada.

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"La calidad de la llamada es un tema importante, y cuando estás lidiando con una situación 100% remota, donde todos los participantes están en la llamada, esto se ve exacerbado", dijo Love de Q-CTRL. "Mi consejo número uno sería invertir en un auricular. A las personas no les importa lidiar con un vídeo de calidad deficiente, pero un audio de calidad deficiente arruina la llamada y la hace inútil".

5. No te vayas sin avisar

Esto no es una actuación de grabadora de tercer grado, o para algunos, de la iglesia. No te vayas sin avisar. En una reunión virtual, tienes suficiente flexibilidad para asistir a parte de ella y luego irte. Sin embargo, es importante que le digas a tu supervisor o a la persona que dirige la reunión.

En algunas plataformas, simplemente te desconectas y nadie se dará cuenta; en otras, tu cara o tu nombre desaparecerán de la pantalla compartida. Y si tu empresa utiliza la primera opción, no te vayas solo porque puedes hacerlo. Si tienes otra cita que coincide, avísalo a todos al comienzo de la reunión o envía un correo electrónico (que sabes que se ha leído) con anticipación.

Si tienes algo más programado, es más probable que te pidan que compartas actualizaciones y aportes al principio. No quieres que te llamen para compartir información o hacer una pregunta y luego parezca que has desaparecido de repente. Transparencia, gente.

6. Prepárate

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Es de mala etiqueta en las conferencias aparecer sin estar preparado. También es una oportunidad desaprovechada. Solo porque esté en una plataforma o en un teléfono no significa que la preparación para la reunión sea diferente. Ten notas en tu teléfono junto a ti y marca cualquier cosa que necesites consultar. Limpia tu escritorio de archivos innecesarios.

Si es una reunión de seguimiento o actualización, habla de tu proyecto actual y de cualquier logro reciente (no hace falta decirlo, pero no te jactes o te felicites demasiado). Sé claro y conciso, y si te sientes incómodo hablando ante un grupo, practica de antemano. Hazle saber a los asistentes que si tienen preguntas, las responderás.

"¡Llega a tiempo!", dijo Love de Q-CTRL. "Mejor llegar 10 minutos antes que un minuto tarde".

7. Elije un lugar tranquilo

Es fácil olvidar que hay un micrófono que recoge no solo tu voz, sino también cualquier sonido que hagas. Si decides comer o masticar algo, ese sonido se escuchará. Si te haces una taza de té, el sonido de tu armario abriéndose y la señal del microondas se amplificarán. Espera hasta que termine la reunión. "Los ruidos ambientales pueden transmitirse a través del micrófono de tu computadora si no está silenciado", dijo McQuiggan de KnowBe4.

Y como en la mayoría de las cosas, ubicación, ubicación, ubicación: si vives en una calle con mucho tráfico, si tu reunión coincide con la recolección de basura, si vives al lado de un jardín de infantes (o suena como si lo fuera), elige una habitación diferente para hacer la reunión.

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"Una de las mayores distracciones en las llamadas de conferencia proviene de los participantes que no se silencian", dijo Gardner de FlexJobs. Si tu oficina remota es una cafetería local, considera que puede ser demasiado ruidosa, especialmente si estás compitiendo con el ruido ambiente mientras das tu actualización. Por último, si hay una opción de silenciar el micrófono, elígela y solo activa el sonido cuando sea tu turno de hablar.

Y, ¿a quién engañamos? Definitivamente nos importa cómo nos vemos, refugiados en casa, ante nuestros colegas. "Si es posible, siéntate en un lugar con mucha luz natural", dijo Zane de Around. "Nos sentimos más cómodos y nos vemos mejor, especialmente en una cámara integrada en una computadora portátil, en espacios con mucha luz natural".

8. Coloca las mascotas en otra habitación

Un gran beneficio de trabajar en casa (si esa es tu oficina remota y si estás en confinamiento en casa) es tener a tu mascota contigo. Sin embargo, si tu perro tiende a volverse loco, tus gatos pelean constantemente por el dominio o tu guacamayo grita (y tal vez estés acostumbrado, pero para otros es horrífico): colócalos en una habitación diferente. Tus colegas no quieren escuchar eso, no solo sobre tu voz, sino sobre la de los demás. Y asegúrate de que tus mascotas estén aseguradas o en silencio antes de unirte a la llamada de conferencia.

9. Mantente enfocado

¿Estás acostumbrado a revisar constantemente las redes sociales? ¿Te encantan las actualizaciones de Facebook, Twitter, Instagram o TikTok? Todo eso debe apagarse durante la reunión. "Hacer varias tareas a la vez es de mala educación hacia los demás participantes en la reunión, quienes notarán que no estás completamente comprometido", dijo Khusid de Miro.

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También puede ser tentador ver una película o un programa con subtítulos durante la reunión, pero la etiqueta adecuada dicta que debes estar 100% concentrado en la llamada. FlexJobs sugiere que te pongas de pie durante la reunión mientras escuchas y hablas, e incluso hagas estiramientos o hagas sentadillas para mantenerte alerta antes de que te pidan hablar.

10. Habla con claridad

Puede que tengas una excelente conexión y una vista nítida de los participantes, y puede que parezca que estás en la misma habitación. Sin embargo, no todos tendrán la misma conexión. Incluso si puedes escuchar perfectamente a tus compañeros de equipo, puede que no sea así en la otra dirección. Siempre habla claramente y en voz alta (pero, por supuesto, sin gritar), y pregunta si todos pueden oírte. Esta no es la ocasión para murmurar o hablar en voz baja. Es una llamada de conferencia, no un video de ASMR de YouTube.

11. Di tu nombre

Incluso si tienes una cuadrícula al estilo "La tribu de los Brady" de participantes frente a ti, es difícil realizar un seguimiento de quién está diciendo qué (esperemos que el líder de la reunión haya establecido una forma de evitar la inevitable interrupción).

Cuando comiences a hablar, identifícate, "Soy Penélope y tengo una pregunta" o "Hola, soy Jamison, me gustaría agregar a ese punto". FlexJobs dice: "De esta manera, tus contribuciones a la conversación se notarán y nadie se preguntará quién es el genio con los comentarios increíbles".

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12. Usa el botón de silencio

Una vez más, inevitablemente, especialmente para aquellos que son inquietos/no pueden estar sentados durante mucho tiempo, no quieres que se escuche ningún sonido raro que provenga de ti. Incluso si estás en un lugar tranquilo, silénciate cuando sepas que no te van a llamar. Es mucho más fácil activar el sonido que ser conocido como el empleado que hace ruidos extraños. Un elemento importante de la etiqueta en las llamadas de conferencia es no permitir que las distracciones sutiles interrumpan a la persona que habla o dificulten la conversación. Sin duda, desactiva los sonidos de notificación, ya que hay pocas cosas más irritantes que el sonido constante de las notificaciones cada vez que alguien de tu liga de fantasía de fútbol quiere dar su opinión o tu familia de todo el mundo se asegura de que te encuentres bien en el confinamiento.

13. El silencio no siempre es de oro

No olvides activar el sonido cuando sea tu turno de hablar, o todos verán cómo te mueve la boca, cómo gesticulan tus brazos, pero no te escucharán. Alguien (o todos) te lo hará saber, y todos se reirán.

Mantenerse en contacto durante el teletrabajo

Recuerda también que, si estás en una llamada solo de audio, las personas no pueden verte, por lo que no puedes asentir en respuesta o acuerdo. FlexJobs sugiere que narras lo que estás haciendo, para que no haya largos períodos de silencio mientras buscas un informe en tu escritorio, etc.

Por ahora, nadie puede predecir cuánto tiempo durará la amenaza del coronavirus y cuánto tiempo requerirá trabajar de forma remota o si se demostrará la efectividad del trabajo remoto.

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El trabajo remoto no debería ser aislante y el contacto entre los miembros del equipo es fundamental. "El contacto diario es más importante que el video", dijo Barry Po, presidente de Smart Facilities de mCloud Technologies. "Dado que nuestro tiempo está repartido en muchas ciudades de todo el mundo, queremos asegurarnos de que todos sientan que pueden comunicarse (virtualmente) en cualquier momento con cualquier persona".

Otros citan el video como algo esencial. "Ver las caras de los colegas a diario mantiene la conexión personal que a menudo acompaña al trabajo remoto", dijo Love de Q-CTRL.

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