Diferencias entre las especificaciones funcionales y los documentos de diseño

La gente suele confundir el propósito y el papel de las especificaciones funcionales y los documentos de diseño. El diseño y la función nunca deben encontrarse en un documento. El diseño y la función deben ser documentados durante el ciclo de desarrollo del producto, pero su documentación tiene diferentes propósitos y audiencias diferentes.

¿Qué son las especificaciones funcionales?

Las especificaciones funcionales, como los documentos de especificaciones funcionales, se crean después de la aprobación del documento de requisitos. Esta documentación define los "medios para el método" de la aplicación.

Las especificaciones funcionales aseguran un enfoque sistemático para el desarrollo de un nuevo producto o servicio. Esta documentación ayuda de las siguientes maneras:

• Permite una estimación más precisa de los recursos y el tiempo necesarios para completar un proyecto de desarrollo
• Proporciona a cada stakeholder una visión/descripción única de cómo se supone que debe funcionar el producto en desarrollo

La audiencia de las especificaciones funcionales

Las especificaciones funcionales tienen la audiencia más amplia porque documentan cómo se supone que las características del producto deben funcionar para el cliente. Esta información, a su vez, alimenta las actividades y programas que otros grupos de la organización necesitan realizar para garantizar un lanzamiento exitoso del producto.

Además del equipo de desarrollo y QA, esta información es invaluable durante el lanzamiento del producto para muchos grupos, incluyendo marketing, ventas y atención al cliente.

Según Nancyfaye Autenzio, presidenta de Mobellium (una empresa emergente de software de mensajería), "este tipo de documentación es apropiada cuando se trata de socios tecnológicos e integradores de sistemas, donde estamos presentando alianzas estratégicas, desarrollo conjunto o integración con otras aplicaciones y sistemas".

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Los grupos de atención al cliente y soporte técnico también son grandes consumidores de documentación funcional; la utilizan para capacitar a sus equipos de soporte sobre cómo se supone que la aplicación debe funcionar, para que puedan prepararse para apoyar a los clientes después del lanzamiento del producto. Necesitan saber cómo el producto puede afectar su infraestructura de soporte y a los clientes que atienden por teléfono y en línea. El servicio de atención al cliente a menudo funciona como "voz del cliente".

¿Qué son los documentos de diseño?

Los documentos de diseño pueden no verse más allá del equipo de programación y QA en algunas organizaciones. Sin embargo, a veces tienen propósitos beneficiosos fuera del desarrollo y aseguramiento de la calidad.

Los documentos de diseño incluyen información sobre el diseño programático de la aplicación en desarrollo. Esta información de diseño tiene un uso limitado, pero es necesaria para documentar la propiedad intelectual de una organización. Algunos usos de los documentos de diseño incluyen la documentación de la propiedad intelectual desarrollada por una empresa para justificar el valor de sus productos durante fusiones, adquisiciones, compras y asociaciones estratégicas entre empresas.

Este tipo de documento también ayuda a mantener la base de conocimientos técnicos corporativos durante tiempos económicos buenos y malos; las organizaciones con una buena documentación de diseño no se ven obligadas a depender de la "historia oral de un proyecto" tal como lo cuenta un desarrollador.

La audiencia de los documentos de diseño

Las audiencias consultan los documentos de diseño para obtener la siguiente información:

• Detalles de la arquitectura de la aplicación y los objetivos de diseño
• Validación de datos
• Documentación del código (nivel alto)
• Diagramas de flujo de datos

"Los documentos de diseño también pueden convertirse en armas de ventas y marketing. De hecho, he visto documentos de diseño utilizados para convencer a los analistas de la industria de que un producto que estaba en desarrollo debería recibir una clasificación más alta en un informe clave de analistas que varios productos que ya estaban instalados y en uso por los clientes", dice Kevin Hoisington, un consultor de marketing y alianzas que trabaja en la industria de aplicaciones inalámbricas.

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Malentendidos entre la documentación funcional y de diseño

Las raíces de la confusión entre la documentación funcional y de diseño son muchas y variadas. La falta de experiencia general, así como la falta de una gestión de productos fuerte, de gestión de proyectos y de documentación técnica pueden contaminar el verdadero propósito de estos documentos. Además, las organizaciones que hacen la transición de un entorno de desarrollo más libre pueden cometer errores con la documentación a medida que trabajan para implementar procesos y métricas en su proceso de desarrollo de aplicaciones.

El personal inexperto en roles profesionales inadecuados es un problema común que alimenta los malentendidos sobre el papel adecuado de las especificaciones funcionales y la documentación de diseño. El personal inexperto puede tener múltiples razones para combinar los documentos, incluyendo:

• "Nadie lee estos documentos. Solo escribiré un documento para que la gente no se queje".
• No hay tiempo para escribir tanto una especificación funcional como un documento de diseño.

Tomarse el tiempo para crear tanto una especificación funcional como un documento de diseño dará sus frutos en el futuro, ya que varios grupos confían en la documentación para realizar sus tareas.

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