Los 10 elementos esenciales para tu kit de presentación

1: Los accesorios de presentación

Muchas cosas que querrás tener en tu kit son específicas para la presentación en cuestión. Los siguientes elementos deben estar en tu lista de verificación, aunque los tangibles cambiarán con cada presentación:

• Material impreso para la audiencia
• Una copia impresa de tu presentación y notas con fuentes grandes (para ti)
• Una copia de respaldo de la presentación en CD o memoria USB
• Un mapa de la sala de conferencias y el diseño de tu presentación
• Formularios de evaluación
• Información de contacto del personal de soporte técnico del lugar

2: El equipo

Tu computadora portátil es una elección obvia, pero puede ser fácil olvidar algunas otras piezas vitales de equipo. Asegúrate de empacar lo siguiente:

• Proyector y bombilla de repuesto
• Ratón y mousepad
• Control remoto (los que tienen puntero láser incorporado son útiles)
• Microfono
• Auriculares (si los utilizas)
• Cables apropiados, incluyendo un adaptador de doble mini enchufe si utilizas un equipo de sonido (#9)
• Adaptador de video (muchos proyectores requieren VGA) si tu computadora portátil no tiene salida VGA

La mayoría de las instalaciones de conferencias proporcionarán algunos o todos estos elementos, pero trabajar con tu propio equipo tiene sus ventajas: Estarás más cómodo con tu propio equipo y podrás solucionar rápidamente la mayoría de los problemas. También considera agregar una pantalla portátil. Una pared en blanco puede funcionar en caso de apuro, pero no es la mejor manera de presentarte a ti mismo, a tu producto o a tu empresa.

3: Acceso eléctrico

Probablemente, un cable de extensión sea suficiente si también tienes una regleta de enchufes (lleva al menos una). La longitud del cable depende de ti, pero mientras más largo, mejor. Solo asegúrate de asegurarlo (#5) y guarda el exceso enrollado en un lugar seguro, tal vez debajo de tu mesa o en una repisa del podio. También lleva un adaptador de enchufe; los edificios antiguos todavía tienen enchufes de dos clavijas.

4: Una batería de baterías

Lleva una segunda batería para tu computadora portátil, incluso si es nueva y promete una larga duración. (Todas lo hacen). El día en que no tengas una batería extra será el día en que tu batería se agote y no haya una fuente de electricidad disponible. Aún mejor, invierte en una fuente de alimentación universal; son baratas y cada vez más pequeñas y ligeras.

También querrás un juego extra o dos de baterías para cada dispositivo que funcione con baterías. Haz inventario y ten suficientes extras a mano. Si tu cliente o el personal de la sala de conferencias se compromete a suministrar estos dispositivos, pregunta si también suministran baterías nuevas.

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5: Cinta adhesiva

Puedes comprar cinta adhesiva en rollos de tamaño de viaje. Como mínimo, debes asegurar los cables eléctricos en áreas de mucho tráfico. No olvides tu propio espacio pequeño tampoco. Tropezar con un cable en medio de una presentación es embarazoso y podría desplazar el equipo o incluso interrumpir la presentación mientras vuelves a enchufar, reiniciar y reorganizarte.

6: Cuña de puerta de goma

Siempre guarda una cuña de puerta de goma en tu kit. Los proyectores son conocidos por ser irregulares y tambalearse. Una cuña de puerta solucionará rápidamente el problema y estabilizará la situación.

7: Temporizador portátil

La mayoría de los monitores muestran la hora, pero es un indicador pequeño y no es fácil de ver desde la distancia. Si es esencial que te mantengas en el tiempo para cumplir con las restricciones de tiempo, utiliza un temporizador portátil, algo con una pantalla grande pero que de lo demás sea discreto.

8: Cable de seguridad

Considera utilizar un cable de seguridad para proteger tu computadora portátil si sabes que estarás entrando y saliendo de la sala de conferencias. Un cable no detendrá a un ladrón verdaderamente determinado, pero sí lo ralentizará.

9: Equipo de sonido

Los archivos de sonido generalmente se transmitirán directamente al sistema de sonido de la habitación. Si no es así, considera altavoces externos. Cuanto más grande sea la habitación, más potentes deben ser los altavoces. En la actualidad, puedes comprar altavoces pequeños con mucha potencia sin gastar mucho dinero. Un equipo de sonido portátil con entrada auxiliar también podría funcionar. Necesitarás un cable con mini clavijas en ambos extremos; conecta un extremo al puerto de auriculares de tu computadora portátil y el otro al conector auxiliar en el equipo de sonido. (No todos los equipos de sonido tienen un conector auxiliar.)

10: Agua embotellada

Este último suena un poco forzado: ¿No puedes conseguir agua en cualquier lugar? Por lo general, sí. Pero si no puedes, estarás miserable. Pon un par de botellas selladas en tu kit. Si no tienes acceso a agua, tendrás un respaldo, y cualquier dolor de cabeza será el resultado de un aplauso atronador y no de la deshidratación.

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