La importancia de un inventario de datos para tu organización

En las últimas décadas, el papel de los datos en el mundo empresarial se ha vuelto cada vez más vital. Los datos suelen considerarse como el activo más importante de una organización, ya que se pueden utilizar con fines que van desde mejorar los ingresos y optimizar las experiencias de los clientes hasta mitigar los riesgos de seguridad.

¿Qué es un inventario de datos?

Un inventario de datos es el catálogo o mapa de los activos de datos de una organización. Un inventario de datos típico tiene un registro completo y actualizado de todos los activos de datos y dónde residen en los sistemas empresariales. Cada listado dentro del inventario de datos incluye detalles adicionales sobre el dato, como su propietario, nombre, origen, formato, permisos de acceso, frecuencia de uso y otras propiedades.

El objetivo de un inventario de datos es ayudar a una organización a comprender sus datos o metadatos y derivar ideas valiosas de ellos. El inventario de datos muestra información clave sobre los datos y proporciona información invaluable sobre cómo interactúa cada punto de datos con otros datos. Esto ayuda a la organización a entender cómo fluyen los datos a través del negocio, cómo protegerlos y cómo obtener el máximo valor de ellos.

¿Por qué es necesario un inventario de datos?

Crear un inventario de datos permite a las organizaciones mejorar la eficiencia operativa, cumplir con las obligaciones de cumplimiento, mitigar el riesgo y lograr resultados comerciales basados en datos. Esta vista más clara de los datos que permite un inventario de datos es una ventaja importante para las organizaciones que buscan identificar datos de alto riesgo o alto valor y desarrollar estrategias para gestionar esos datos a lo largo de su ciclo de vida.

La eficiencia operativa mejora al tener un mejor acceso a los datos, lo que puede ayudar en la toma de decisiones, análisis y productividad. Otra forma importante en la que el inventario de datos ayuda a mejorar la eficiencia operativa es identificando datos obsoletos, redundantes o triviales que están utilizando innecesariamente los recursos de la organización.

Varios estudios de investigación a lo largo de los años han identificado que la mayoría de los datos organizacionales son "oscuros", lo que significa que son desconocidos o no explotados. Los datos oscuros son un subproducto de las aplicaciones, las interacciones de datos y los dispositivos que agregan costos al mantenimiento de la infraestructura de TI. Con un inventario de datos, las organizaciones pueden obtener una mejor visibilidad de los datos oscuros, lo que les permite identificar de dónde provienen y cómo pueden utilizarlos o deshacerse de ellos.

Vale la pena invertir en minería de datos

Por ejemplo, una organización puede identificar y clasificar los datos en diferentes categorías, que incluyen datos no utilizados que deben conservarse por razones legales o de cumplimiento, propiedad intelectual, datos duplicados, datos bajo retención legal u otros datos comerciales. El proceso de inventario de datos puede ayudar a una organización a deshacerse de datos innecesarios mientras implementa políticas de retención de datos para datos sensibles o valiosos.

Desafíos comunes con el inventario de datos

Crear un inventario de datos es más que un proceso único: requiere alineación entre diferentes departamentos, una inversión de recursos y experiencia técnica. Uno de los desafíos al construir o mantener un inventario de datos es identificar todas las fuentes de datos con las que trabaja una organización, especialmente a medida que las fuentes de datos y los tamaños del conjunto de datos cambian con el tiempo.

En el mundo digital de hoy, los datos residen en diferentes aplicaciones, dispositivos y formatos. Involucrar a los propietarios del proceso comercial es un buen comienzo; sin embargo, el uso de software de descubrimiento de datos es un paso importante. Este software puede ayudar a su equipo a detectar e identificar el contenido de los conjuntos de datos de manera más efectiva.

Otro desafío común con un inventario de datos es mantenerlo actualizado, no solo en términos de contenido de datos sino también en términos de calidad de datos. A medida que los datos organizacionales cambian rápidamente, deben evaluarse regularmente en términos de calidad. Las organizaciones pueden emplear procesos continuos y automatizados de captación de datos para mantener el inventario de datos útil. Esto garantizará que los datos se mantengan completamente integrados con la infraestructura tecnológica de la organización.

Por último, un desafío significativo que conlleva la creación de un inventario de datos es hacerlo efectivo. Un inventario de datos bien mantenido es menos como un almacenamiento y más como un recurso que las partes interesadas pueden usar para tomar decisiones comerciales. Es importante que sus partes interesadas más importantes no solo sepan que existe un inventario de datos, sino que lo utilicen para ayudarse a sí mismos y a sus equipos a realizar un seguimiento de los valiosos activos comerciales.

Inventario de datos y GDPR

Los inventarios de datos ayudan a las organizaciones a cumplir con regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Privacidad del Consumidor de California y otros organismos reguladores. Sin embargo, como los datos residen dentro y entre diferentes departamentos de una organización, como ventas, TI y finanzas, puede ser difícil para una organización garantizar que todos los datos cumplan con las leyes y regulaciones aplicables.

Fase de análisis: Entendiendo lo que el cliente quiere

Un inventario de datos bien mantenido ayuda a las organizaciones a cumplir con la privacidad y la protección, independientemente de dónde residan los datos. Algunos de los beneficios de un inventario de datos para el cumplimiento normativo incluyen:

• Proporciona una estructura de apoyo para los programas de protección de datos.
• Facilita los esfuerzos de protección de datos de los ingenieros de datos y los oficiales de protección de datos.
• Ofrece información a los equipos mientras llevan a cabo evaluaciones de riesgos.
• Proporciona un marco para la gestión más efectiva del acceso a los datos, el intercambio de datos y los permisos.
• Crea un marco para notificaciones más efectivas de violaciones de datos.

Cumplir con los requisitos de cumplimiento del GDPR puede ser un desafío para las organizaciones, especialmente si no comprenden el tipo de datos que poseen, cómo se almacenan y cómo fluyen a través de la organización. Los inventarios de datos son recursos de apoyo simples pero altamente efectivos para los equipos que están abordando este tipo de proyectos de cumplimiento.

El uso de inventarios de datos solo aumentará a medida que se introduzcan más programas de protección de la privacidad de datos. La necesidad de inventarios de datos también aumentará la demanda de tecnología que pueda facilitar la creación y gestión de inventarios de datos de manera más sencilla para una organización.

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