Cómo utilizar Office Lens para digitalizar y almacenar documentos impresos

¿Tienes muchos recibos, tarjetas de presentación u otros documentos impresos que deseas digitalizar y almacenar? Si es así, una herramienta perfecta para este trabajo es la aplicación móvil gratuita de Office Lens de Microsoft. Con Office Lens para iOS o Android, puedes utilizar la cámara de tu dispositivo para tomar una foto de una nota, tarjeta u otro documento. Puedes capturar la imagen como una pizarra, un documento, una tarjeta de presentación o una foto. Luego, puedes editarla y revisarla mediante recorte, volteo, dibujo y la adición de texto.

Descarga e instalación de Office Lens

Lo primero que debes hacer es descargar e instalar la aplicación Office Lens en tu dispositivo iPhone, iPad o Android. Abre la aplicación y otórgale los permisos necesarios para acceder a tus fotos y cámara. Ahora, apunta la cámara de tu dispositivo al documento impreso que deseas escanear. Elige el formato que mejor se adapte al elemento que estás escaneando: pizarra, documento, tarjeta de presentación o foto. Activa o desactiva el flash o configúralo en automático. Para capturar el elemento de la mejor manera posible, posiciona tu dispositivo de modo que el borde lo enmarque y luego toma la fotografía.

Figura A

Visualización y edición de la imagen

En la pantalla que muestra la imagen del elemento, puedes verla y modificarla. Haz doble toque o pellizca la imagen para hacer zoom dentro o fuera. Toca el icono de Recorte y mueve alguna de las manijas para recortar la imagen. Toca el botón de rotación para girar la imagen. Toca el tercer icono en la parte superior si deseas cambiar el formato de la imagen. Toca el icono de la T para escribir texto en la imagen. En la pantalla de texto, puedes ajustar el tamaño de la fuente tocando el icono de la A. También puedes cambiar el color de la fuente y del fondo. Toca el icono de lápiz para dibujar líneas u objetos en la imagen. Cuando hayas terminado, toca en "Listo".

Figura B

Opciones de exportación

La pantalla de "Exportar a" ofrece varias opciones. Primero, puedes cambiar el título. Luego, elige cómo y dónde deseas guardar la imagen. Puedes almacenarla en tu biblioteca de fotos, guardarla como un archivo PDF, dirigirla a OneNote o subirla a OneDrive. Si deseas ajustar el texto o los elementos visuales de la imagen, puedes guardarla como un documento de Microsoft Word o un archivo de PowerPoint. La forma y el lugar donde decidas almacenar el archivo variarán según el tipo de archivo; por ejemplo, una foto puede funcionar mejor en tu biblioteca de fotos, mientras que un documento de texto que desees editar podría ser apropiado para Word. Probemos la última opción. Toca en "Word". El archivo se transferirá. Toca en la miniatura para abrir el archivo en Word, donde ahora puedes editar el texto.

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Figura C

Compartir y otras opciones

Una vez que hayas terminado de editar el archivo en Word, toca la flecha izquierda en la parte superior para regresar a Office Lens y volver a la pantalla de "Exportar a". Para compartir el archivo por correo electrónico, toca el enlace para Outlook o Mail. Para acceder a otras opciones de compartir, toca la entrada "Más aplicaciones". Ahora puedes compartir el archivo a través de Twitter, Facebook y otras redes sociales. También puedes imprimirlo y compartirlo en varias aplicaciones.

Figura D

Opciones adicionales de Office Lens

Puedes trabajar con ciertas opciones en Office Lens. Vuelve a la pantalla principal y toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha. Toca en "Configuración". Toca en "Iniciar sesión" y luego en "Agregar una cuenta". Ingresa las credenciales de tu cuenta de Microsoft para evitar tener que iniciar sesión cada vez que accedas a una aplicación o servicio de Microsoft a través de Office Lens. Toca en "Configuración" y luego en "Hecho".

Figura E

Acceder a los archivos escaneados

Toca nuevamente el icono de tres puntos y luego en "Mis archivos". Ahora puedes ver y abrir cualquiera de los documentos que has escaneado. Toca el icono de tres puntos en esta pantalla y luego en "Eliminar" para borrar un documento.

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Figura F

Uso de Office Lens en OneDrive (solo para iOS)

Finalmente, puedes activar Office Lens desde la aplicación de OneDrive, pero solo en iOS. Abre la aplicación de OneDrive en tu iPhone o iPad. Coloca tu documento y toca el icono de la cámara en medio de la barra de herramientas inferior. Puedes agregar varios escaneos a un solo documento. Toca el signo de "+"" para sacar otra foto. Desliza la imagen para moverte de un documento escaneado a otro. Toca el icono de la papelera para eliminar el archivo. Toca el icono de recorte para ajustar el tamaño. Toca el icono de rotación para cambiar la orientación. Toca el último icono para cambiar el formato del archivo. Cuando hayas terminado, toca el icono de marca de verificación. Asigna un nombre al archivo y guárdalo en OneDrive.

Figura G

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