Evernote: La aplicación de notas y colaboración para todos tus dispositivos

Los cuadernos de bolsillo solían ser ubicuos. Se diseñaron sistemas de indexación novedosos, se desarrollaron mini bolígrafos y lápices ideales para los bolsillos, y proliferaron una variedad de libretas pequeñas para uso personal y laboral.

Pero eso fue entonces. Hoy en día, el cuaderno ha sido reemplazado por otro accesorio que prácticamente todos tienen en el bolsillo: un smartphone.

La mayoría de las personas toman sus notas digitalmente en la era moderna y las razones son obvias: no más escritura desordenada, tinta que se corre, pérdida de libretas, pasar páginas o mala organización (de lo cual soy culpable).

Con la aplicación adecuada, la nota digital moderna está disponible dondequiera que vayas y cuando la necesites. Como con Evernote.

Resumen ejecutivo

• ¿Qué es Evernote? Evernote es una aplicación de notas compatible con cualquier plataforma. Las notas pueden consistir en texto escrito, escritura a mano, PDFs, recortes de páginas web, imágenes, audio y video. Las notas se pueden compartir y acceder fácilmente en cualquier dispositivo que tenga un navegador web instalado.
• ¿Cuáles son las principales características de Evernote para usuarios comerciales? Evernote ofrece un nivel empresarial diseñado para facilitar la colaboración a nivel empresarial. Ofrece las mismas características que una suscripción estándar, así como páginas grupales llamadas Espacios, junto con varias características administrativas que hacen que Evernote se integre mejor con los sistemas de TI empresariales.
• ¿Por qué importa Evernote? Aunque Evernote puede no ser único, sigue siendo relevante porque no está vinculado a ningún ecosistema excepto el suyo, lo que lo hace más accesible para más personas.
• ¿Quién debería usar Evernote? Cualquier persona que quiera un ecosistema compatible con todas las plataformas para la toma de notas y la colaboración. Eso incluye a muchas personas, especialmente en el ámbito laboral.
• ¿Cuándo se lanzó Evernote? Evernote ha estado disponible desde 2008. Desde su lanzamiento inicial, se han agregado numerosas características y asociaciones para mejorar la aplicación de toma de notas y mantenerla competitiva con aplicaciones similares.
• ¿Cómo puedo empezar a usar Evernote? Evernote se puede descargar de forma gratuita y utilizar, pero hay restricciones si no se paga por el servicio premium. Se puede descargar desde el sitio web de Evernote y diversas tiendas de aplicaciones.

¿Qué es Evernote?

Evernote es una aplicación de toma de notas para sistemas operativos móviles y de escritorio. Es compatible con todas las plataformas, lo que permite a los usuarios ver sus notas en cualquier dispositivo con la aplicación o, en el caso de plataformas no compatibles, en un navegador web.

Evernote está diseñado para aquellos que toman notas y desean tener un alto nivel de opciones de organización. La aplicación permite etiquetar, anotar, ordenar y agregar notas a diferentes libretas. Si se configura correctamente, Evernote puede reunir todas las libretas que se utilizan para diferentes cosas en un solo lugar siempre disponible.

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Las notas en Evernote pueden ser escritas a máquina, escritas a mano en la pantalla, formateadas como una lista, tomadas como fotos y notas de voz, e incluso recortadas de páginas web, imágenes y archivos PDF. Las notas se pueden compartir con otros usuarios de Evernote, lo que facilita la colaboración y las capas pagas de Evernote ofrecen funciones como búsqueda de texto en PDF, marcado de PDF, acceso sin conexión a notas, reenvío de correos electrónicos a Evernote, escaneo de tarjetas de visita y más.

¿Cuáles son las principales características de Evernote para usuarios comerciales?

Evernote tiene una larga lista de características, pero muchas de las características más avanzadas, especialmente las que son útiles para las empresas, están bloqueadas detrás de dos niveles de suscripción, uno diseñado para uso individual y otro para empresas.

El nivel empresarial de Evernote brinda a los usuarios acceso a todas las características de las suscripciones individuales y añade una gran característica centrada en el usuario llamada Espacios.

Los Espacios son espacios de trabajo colaborativos para grupos o proyectos. Cada Espacio tiene sus propias libretas donde se pueden almacenar todos los archivos y recortes estándar de Evernote. Al ver la página principal de un Espacio se muestra una lista de todas las libretas en el Espacio, así como una lista de los cambios recientes realizados por los miembros del Espacio.

Los Espacios pueden ser accesibles para no miembros si se hacen buscables en el Directorio de Espacios de una empresa, lo que Evernote dijo que está diseñado para "aprovechar el conocimiento, las ideas y las perspectivas de otros en su negocio, sin importar en qué equipo se encuentren".

Junto con los Espacios, el nivel empresarial de Evernote ofrece varias características más que no están disponibles para usuarios gratuitos o suscriptores individuales. Estas características no están centradas en el usuario y se enfocan en ofrecer a Evernote un mayor nivel de integración en un entorno de TI empresarial:

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• Los administradores obtienen acceso a una consola de administración central para controlar permisos, crear grupos, etc.
• El inicio de sesión único para Evernote se puede habilitar conectándolo a Active Directory.
• El nivel empresarial de Evernote es compatible con el protocolo System for Cross-domain Identity Management (SCIM), lo que facilita la provisión de nuevos usuarios y la eliminación de usuarios antiguos.

¿Por qué importa Evernote?

Es fácil ignorar a Evernote como innecesario, especialmente dado que existen productos integrados en plataformas como Google Keep y Apple iCloud Notes. Precisamente la falta de integración en plataformas es la razón por la que Evernote importa.

La integración en plataformas significa que un compañero de trabajo, amigo o cliente que no tiene acceso a esa plataforma no puede ver tus archivos. Claro, muchos de nosotros tenemos cuentas tanto en iCloud como en Google Drive, pero hay muchos más que no las tienen.

Las aplicaciones de Evernote están disponibles en todas las principales plataformas e incluso como una aplicación web. La disponibilidad universal puede facilitar mucho la colaboración: un colega solo tendría que registrarse para obtener una cuenta gratuita para acceder a los documentos compartidos.

¿Quién debería usar Evernote?

Es difícil pensar en un trabajo que no requiera al menos algo de tiempo en la web o utilizando la nube para la colaboración. El aumento de la colaboración digital puede causar grandes dolores de cabeza si todos están en diferentes plataformas incompatibles.

Evernote ofrece un sistema que está disponible en todas partes, lo que lo hace ideal para la colaboración y la organización personal.

Las empresas que buscan un espacio de colaboración tienen suerte, ya que Evernote ofrece una plataforma empresarial que incluye todas las características premium para empresas.

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¿Cuáles son las principales alternativas a Evernote?

Desafortunadamente para Evernote, lo que hace no es de ninguna manera único; hay una gran cantidad de competidores, incluidos Google Keep y Microsoft OneNote, que hacen la mayoría o todas las mismas cosas que Evernote. En muchos casos, las características detrás de la barrera de pago de Evernote también están disponibles de forma gratuita en los competidores.

Las empresas que buscan algo más que una aplicación de notas multimedia deberán considerar una alternativa. Evernote ofrece planes empresariales, pero al final del día, la aplicación de notas multimedia no es G Suite de Google o Office 365 de Microsoft, y no está diseñada para ser una suite de oficina. Los profesionales no solo comparten notas, imágenes y otros archivos, pueden querer compartir hojas de cálculo y bases de datos o simplemente necesitan un espacio en la web que funcione como una unidad de disco típica. En ese sentido, una suscripción empresarial de Evernote puede ser redundante.

En resumen, la mayoría de las características de Evernote se pueden encontrar en otros lugares, excepto la que realmente importa: no está vinculada a ningún sistema operativo o ecosistema importante. Si buscas algo que no dependa de Google, Apple o Microsoft, definitivamente Evernote es la opción a elegir.

¿Cuándo se lanzó Evernote?

Evernote ha estado disponible desde 2008, lo cual es una eternidad en términos tecnológicos. Para 2011, Evernote tenía más de 11 millones de usuarios, y se estima que la aplicación tiene más de 200 millones de usuarios en la actualidad.

¿Cómo empiezo a usar Evernote?

Evernote se puede descargar desde Google Play, la App Store de Apple, la Windows Store, la Windows Mobile Store y desde el sitio web de Evernote.

Si bien Evernote se puede descargar y usar de forma gratuita, tiene muchas restricciones: solo se pueden sincronizar notas entre dos dispositivos de forma gratuita; no se pueden acceder a las notas sin conexión; y solo se pueden cargar 60 MB de contenido al mes, lo cual no es mucho si lo usas regularmente. Eso ni siquiera comienza a cubrir las funciones que te pierdes, como el marcado de PDF, el reenvío de correos electrónicos a Evernote, la sincronización en dispositivos ilimitados (los usuarios gratuitos solo pueden sincronizar dos dispositivos), el acceso sin conexión a las libretas y la búsqueda de texto en archivos PDF y de Microsoft Office.

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Para aquellos que utilizan la edición premium de Evernote, el límite de contenido que pueden cargar se incrementa de 60 MB por mes a 10 GB, un aumento significativo que hace que Evernote sea mucho más práctico de usar.

Las suscripciones individuales de Evernote cuestan $7.99 por mes o $69.99 por todo un año. Los planes empresariales tienen un costo de $14.99 por usuario por mes o $149.99 por usuario si se paga anualmente.

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