El ingenioso arsenal de aplicaciones de Google para ser más productivo

En diciembre de 2015, Google añadió la capacidad de agregar recordatorios en la aplicación móvil de Google Calendar. Como resultado, cambié la aplicación de correo electrónico que utilizo.

Me doy cuenta de que puede parecer un poco extraño.

Como muchas personas saben, no soy realmente fanático del correo electrónico. El correo electrónico permite que otras personas me asignen tareas. Prefiero mucho más las herramientas sociales donde las conversaciones públicas incluyen a todos y las herramientas de conversación en grupo que eliminan largos hilos de correo electrónico.

Sin embargo, soy un gran admirador de las listas y las herramientas de gestión de tareas. He probado todo tipo de herramientas de gestión de tareas. Me gustan las listas.

Así que, cuando Google anunció la capacidad de agregar recordatorios en la aplicación Calendar, descargué de inmediato la actualización y la probé. Aprendí que podía agregar un recordatorio en la aplicación Calendar y que podía programar un recordatorio para una fecha y/o hora específica. Sin sorpresas aquí.

Luego, me di cuenta de que los recordatorios establecidos en Calendar también se muestran en la aplicación Inbox by Gmail. Nota: no en Gmail, sino en Inbox by Gmail, que es la nueva aplicación de correo electrónico. Había probado Inbox by Gmail brevemente después de que Google lo lanzara por primera vez, pero dejé de usarlo ya que inicialmente solo funcionaba con cuentas de Gmail. Ahora, Inbox by Gmail también puede funcionar con cuentas de Google Apps.

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Inbox by Gmail

Inbox by Gmail se presenta como una aplicación de correo electrónico. Sin embargo, yo considero a Inbox como una herramienta de gestión de mensajes enfocada en las tareas. Y esa es la razón por la que cambié de Gmail a la aplicación Inbox by Gmail.

Verás, Inbox by Gmail te permite tratar cada correo electrónico como una tarea.

¿No estás listo para lidiar con un correo electrónico? Selecciona "aplazar" y dile a Inbox cuándo mostrarte el correo electrónico nuevamente. O si el correo electrónico es algo que necesitas hacer en un lugar específico, pídele a Inbox que te lo recuerde cuando estés en ese lugar en particular.

En algunos correos electrónicos, Inbox sugiere automáticamente tres respuestas cortas. Toca una, agrega tus ediciones y luego haz clic en enviar.

Incluso los términos implican gestión de tareas. Marcas un correo electrónico como "hecho" para desaparecerlo de Inbox. No más "archivar" o "enviar a la papelera". En cambio, con Inbox, trabajas con una lista y la marcas como "hecha".

Recordatorios

Cuando creas un recordatorio en Inbox by Gmail, puedes establecerlo para una fecha, hora o lugar específico.

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Inbox by Gmail muestra estos recordatorios en la parte superior de tu lista de tareas de mensajes entrantes. (¡Dicho de otra manera: la lista de correos electrónicos que aún no has marcado como "hechos"!) Los recordatorios también se muestran en tu calendario.

Los recordatorios que creas en Google Keep también se muestran en Inbox by Gmail y en Calendar.

Comienza con Inbox

Para utilizar Inbox by Gmail con una cuenta de Gmail, primero instala la aplicación móvil de Inbox en Android o iOS. Abre la aplicación e inicia sesión con tu cuenta de Gmail. Después de configurar Inbox en tu dispositivo móvil, puedes acceder a Inbox desde tu navegador de escritorio en http://inbox.google.com.

Para las personas que utilizan una cuenta de Google Apps, tu administrador primero debe habilitar Inbox by Gmail. Si eres el administrador, inicia sesión en la consola de administración de Google Apps, ve a Aplicaciones, luego Google Apps, luego Gmail, luego Configuración avanzada, luego Configuración del usuario final y marca la casilla junto a "Habilitar Inbox by Gmail y unirse al programa de adopción temprana" (El administrador también debe leer y afirmar los términos adicionales que indican que Gmail puede ofrecer características aún no disponibles en Inbox by Gmail).

Logrando cosas

Muchos de ustedes pueden recordar el exitoso libro de David Allen, "Organízate con eficacia: Máxima productividad personal sin estrés". El objetivo principal de la metodología GTD (Getting Things Done) es ayudar a los trabajadores del conocimiento a, bueno, lograr cosas. Haces una tarea en el lugar correcto, en el momento adecuado y cuando tienes acceso a los materiales e información necesarios. Y cuando no puedes hacer una tarea, la almacenas en un sistema de confianza, fuera de tu mente.

Parte del enfoque de GTD se centra en la gestión de listas. Mantienes una lista de tus próximas acciones, una lista de proyectos, una lista de cosas que podrías hacer algún día, y así sucesivamente. Incluso un calendario es un tipo especial de lista: una lista de acciones que deben ocurrir en una fecha y/o hora específica.

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Ahora, abre la aplicación de Google Calendar en Android o iOS y crea un recordatorio. ¿Notas algo? A diferencia de Keep e Inbox, cuando creas un recordatorio en Calendar, puedes elegir una fecha y hora, no un lugar. Recuerda, GTD define un calendario como una lista que contiene elementos que deben ocurrir en una fecha y/o hora específica. Eso es lo que me ayudó a darme cuenta exactamente de lo que Google ha creado.

Google nos ha dado un conjunto de aplicaciones que trabajan juntas para respaldar el logro de cosas. Pero para ver eso, deberás utilizar las tres aplicaciones: Calendar, Inbox by Gmail y Google Keep.

Así que cambié mi cliente de correo electrónico de Gmail a Inbox by Gmail porque Google agregó soporte para recordatorios en la aplicación Calendar. Quería poder crear, ver, editar y marcar tareas como completadas en las tres aplicaciones. Juntas, estas tres aplicaciones me ayudan a lograr cosas.

¿Qué opinas?

¿Has probado los recordatorios en Calendar, Keep o Inbox? Y si utilizas el sistema GTD, ¿crees que estas tres aplicaciones respaldan bien tu trabajo?

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