10 consejos para aprovechar al máximo las funciones de formato de Excel

1: Utiliza el asa de relleno para copiar el formato

El asa de relleno es una herramienta versátil y poderosa. Además de copiar fórmulas y crear series, el asa de relleno puede copiar formatos con solo unos clics rápidos:

1. Selecciona la celda que contiene el formato que deseas copiar. En la Figura A, he seleccionado A2 para copiar la fuente en negrita y el color de relleno gris en las celdas restantes de la columna A.
2. Haz doble clic en el asa de relleno de la celda. El comportamiento de la serie del asa de relleno se activará sobrescribiendo la etiqueta TOTAL con Enero. No te preocupes por eso, puedes deshacerlo después.
3. Haz clic en el control Opciones de Relleno Automático que aparece para mostrar la lista que se muestra en la Figura B.
4. Selecciona la opción Solo Copiar Formato.

Puedes ver que el asa de relleno canceló los valores de la serie en la Figura C. Además, la acción revirtió los datos originales y aplicó los formatos de A3 al rango de destino. Este método no es superior a la herramienta Pincel de Formato, pero no tendrás que seleccionar el rango de destino, lo cual puede ser incómodo con un rango grande.

2: Utiliza Pegar para copiar el formato

Otro truco rápido de copia utiliza la función Pegar. Nuevamente, la herramienta Pincel de Formato funciona muy bien con un rango pequeño, pero este truco es útil al copiar formatos en una columna o fila completa:

1. Selecciona la celda de origen y presiona [Ctrl]+C.
2. Haz clic en cualquier lugar dentro de la columna o fila de destino.
3. Presiona [Ctrl]+[Barra espaciadora] para seleccionar la columna completa o [Mayús]+[Barra espaciadora] para seleccionar la fila completa. (Esto solo funciona con un rango de datos en blanco).
   2010: Con la columna o fila seleccionada, elige la opción de Formato en el menú desplegable Pegar (en el grupo Portapapeles).
   2007: Elige la opción Pegado Especial en el menú desplegable Pegar y haz clic en la opción Formatos en la sección de Pegado.
   2003: Haz clic derecho en una celda seleccionada y elige Pegado Especial en el submenú. En el cuadro de diálogo resultante, haz clic en Formatos en la sección de Pegado.
4. Usando la Vista Previa en Vivo, puedes ver cómo se verán los formatos aplicados. Haz clic en Aceptar si decides aplicarlos.

También puedes aplicar formato a un nuevo gráfico utilizando la función Pegar. Selecciona el gráfico de origen y presiona [Ctrl]+C. Selecciona el gráfico de destino y elige Pegado Especial en el menú desplegable Pegar. Elige Formatos y haz clic en Aceptar.

3: Copia estilos entre libros de trabajo

Si utilizas los mismos estilos de celda personalizados en varios libros de trabajo, no pierdas tiempo recreando cada estilo. En su lugar, copia el estilo de un archivo a otro de la siguiente manera:

1. Abre el libro de trabajo de origen y un libro de trabajo de destino.
2. Desde el libro de trabajo de destino, haz clic en Estilos de celda en el grupo Estilos de la pestaña Inicio. En Excel 2003, elige Estilos del menú Formato.
3. Elige Mezclar estilos en la parte inferior de la galería.
4. En el cuadro de diálogo resultante, selecciona el libro de trabajo abierto que contiene los estilos que deseas copiar.
5. Haz clic en Aceptar dos veces.

Si deseas que todos los libros de trabajo nuevos compartan el mismo estilo personalizado, abre el libro de trabajo predeterminado de Excel, book.xltx como destino. (Abre book.xlt en Excel 2003). Agrega el estilo, luego guarda y cierra el archivo de plantilla. Todos los libros de trabajo nuevos basados en book.xltx contendrán los estilos mezclados.

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4: Crea un formato personalizado para datos legibles

Los números con unos pocos dígitos son fáciles de leer. Una vez que agregas un segundo separador de miles, los números se vuelven menos legibles, especialmente si tus datos contienen muchos de ellos. Afortunadamente, un formato personalizado puede reducir la cantidad de dígitos, haciéndolos más fáciles de leer, pero sin cambiar la escala. Para ilustrar esto, aplicaremos este formato personalizado a los valores en el rango inferior (para que puedas comparar):

1. Selecciona B9:E13 y haz clic en el lanzador de diálogos del grupo Número o presiona [Ctrl]+1 para mostrar el diálogo de Formato de celdas.
2. En la lista Categoría (en la pestaña Número), elige Personalizado.
3. En el control de Tipo, ingresa el formato $"#.##,," M";, como se muestra en la Figura D. El signo de número combinado con las dos comas muestra un carácter en la posición de millones si existe uno. El componente M muestra el carácter literal M, para denotar millones.
4. Haz clic en Aceptar para ver los resultados en la Figura E.

Consulta Cómo crear o eliminar un formato personalizado de número para obtener una lista completa de los códigos de formato.

5: Crea un estilo de celda que indique un propósito

Usar un estilo de celda para identificar el propósito ayuda a los usuarios a acostumbrarse más rápidamente. También proporciona una forma fácil de garantizar la consistencia en una organización. Por ejemplo, puedes usar el color para distinguir las celdas de entrada y las celdas de etiqueta. Usar un estilo de celda es una manera eficiente de poner esa convención en práctica. Ilustremos este concepto creando un estilo de celda para las celdas de entrada:

1. Haz clic en la pestaña Inicio y luego haz clic en Estilos de celda en el grupo Estilos. En Excel 2003, elige Estilo del menú Formato y salta al paso #3.
2. Haz clic en Nuevo estilo de celda en la parte inferior de la lista.
3. En el cuadro de diálogo resultante, ingresa un nombre para el estilo, como Celda de entrada.
4. Haz clic en Formato. En Excel 2003, haz clic en Modificar.
5. Haz clic en la pestaña Borde y elige la opción Esquema en la sección Presets.
6. Haz clic en la pestaña Relleno y elige azul claro.
7. Haz clic en Aceptar para ver los formatos seleccionados que se muestran en la Figura F.
8. Haz clic en Aceptar nuevamente.

Cada vez que desees indicar una celda o rango de entrada, sigue estos pasos:

1. Selecciona la celda.
2. En la pestaña Inicio, haz clic en la opción Estilos de celda. En Excel 2003, elige Estilo del menú Formato.
3. Haz clic en Celda de entrada, como se muestra en la Figura G, y Excel aplicará ese estilo a la celda o rango seleccionado. En Excel 2003, elige Celda de entrada de la lista desplegable y haz clic en Agregar.

El uso de un estilo de celda es eficiente para el autor del libro de trabajo, pero también ayuda a los usuarios a identificar rápidamente el propósito de una celda o rango.

6: Copia formatos rápidamente

Una técnica de copia eficiente es una buena herramienta, especialmente si puedes elegir qué copiar sobre la marcha. Para hacerlo, selecciona la celda o rango de destino. Luego, haz clic derecho en el borde y arrástralo hasta la celda de destino. Cuando sueltes el mouse, Excel mostrará el menú que se muestra en la Figura H. Elige la opción Copiar solo Formatos aquí. ¡Fue fácil!

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7: Agrega una imagen de fondo

Agregar una imagen de fondo a una hoja es tan fácil que puedes sentirte tentado a darle un toque especial a todas tus hojas de esa manera. (Por supuesto, te abstendrás de hacerlo). Para agregar una imagen al fondo de una hoja, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en la pestaña Diseño de página.
2. Haz clic en la opción Fondo en el grupo Configurar página.
3. Navega hasta el archivo y haz doble clic en él.

8: Aplica rápidamente el formato de tabla

Si seleccionas un rango y eliges un formato integrado en el menú desplegable Formato como tabla, Excel (2007 y versiones posteriores) convierte el rango en un objeto de tabla. Si el formato te funciona, pero no quieres un objeto de tabla, puedes conservar el formato y eliminar la tabla. Hacerlo requiere unos pocos clics, pero probablemente menos que aplicar el formato manualmente. Para formatear rápidamente un rango de datos utilizando un formato de tabla integrado, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier lugar dentro del rango de datos.
2. En la pestaña Inicio, haz clic en el menú desplegable Formato como tabla y elige un formato de la galería.
3. Elige apropiadamente cuando Excel te pregunte si el rango tiene encabezados y haz clic en Aceptar.
4. Haz clic en cualquier lugar dentro de la tabla.
5. Con la pestaña de Diseño contextual seleccionada, elige Convertir en rango en el grupo Herramientas.
6. Haz clic en Sí para confirmar la acción.

Formatear un rango de datos solo te llevará seis clics (o un poco más dependiendo de cuántas veces hagas clic en la opción de la galería).

9: Guarda formatos como estilos

Cuando utilizas el menú desplegable Formatos de número en el grupo Número (en la pestaña Inicio), en realidad estás aplicando un estilo, un estilo que puedes controlar. Por ejemplo, el estilo Porcentaje muestra dos valores decimales y es posible que desees evitar todos los valores decimales para los porcentajes. Para hacerlo, haz clic en el lanzador de diálogos del grupo Número, haz clic en la pestaña Número, elige Porcentaje, cambia el valor de Lugares decimales a 0 y haz clic en Aceptar.

Solemos pensar que estos estilos son formatos establecidos, pero no lo son. Modifícalos según tus necesidades. Los estilos solo están disponibles para el libro de trabajo en el que los guardes, pero puedes modificar los estilos en tus plantillas.

10: Formatea mientras trabajas

Para una solución rápida y única, puedes formatear algunos valores a medida que los ingreses:

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• Para ingresar moneda, escribe un signo de dólar ($) antes de ingresar el valor para aplicar el formato de moneda.
• Para ingresar la mayoría de las fracciones, escribe 0. Luego, presiona la barra espaciadora y escribe la fracción, incluyendo la barra. Excel mostrará el valor como una fracción y almacenará el valor decimal.
• Para ingresar un porcentaje, simplemente sigue el valor con el signo de porcentaje.

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