8 tips para mejorar la formato y eficiencia en Word

1: Copia los valores predeterminados

Cuando copias contenido de otra fuente, incluso de otro documento de Word, Word conserva el formato de la fuente de origen de forma predeterminada. Puedes eliminar formatos posteriores aplicando el estilo predeterminado del documento de destino durante el proceso de copia de la siguiente manera:

1. Copia el contenido de la fuente al portapapeles utilizando [Ctrl]+C (o alguna otra ruta).
2. En el documento de destino, posiciona el cursor y luego haz clic en la pestaña Inicio (en las versiones de la cinta).
3. En el grupo Portapapeles, elige la opción Mantener solo texto que se muestra en Figura A desde el menú desplegable Pegar. En Word 2003, elige la opción Mantener solo texto de las opciones de pegado después de pegar el contenido.

Figura A

La opción Mantener solo texto aplica el estilo predeterminado del documento de destino al contenido copiado.

Cambiar el valor predeterminado, como se muestra a continuación, podría ser más eficiente:

1. Haz clic en la pestaña Archivo y elige Opciones (bajo Ayuda). En Word 2007, haz clic en el botón de Office y luego en Opciones de Word. Elige Avanzado en el panel izquierdo.
2. En la sección Cortar, copiar y pegar, elige la opción correspondiente. Por ejemplo, es posible que desees conservar el formato de origen al copiar de otros documentos de Word, pero no de sitios web.
3. Haz clic en Aceptar.

En Word 2003, elige Opciones del menú Herramientas y haz clic en la pestaña Edición. Puedes desmarcar la opción de Pegado inteligente o hacer clic en el botón Configuración para personalizar la función.

2: Inserta saltos de sección

Dividir un documento en secciones te permite personalizar los formatos para el contenido y propósito de cada sección. Por ejemplo, es posible que desees que una página esté en formato horizontal en medio de un documento en formato vertical. O puede que desees que el texto de encabezado o la numeración de página cambien en varias páginas. Utilizando secciones, puedes aplicar diferentes formatos según sea necesario.

Para insertar un salto de sección, haz clic en la pestaña Diseño de página y elige una opción de Saltos en el grupo Configuración de página:

• Siguiente página: Inicia la nueva sección en la siguiente página.
• Continuo: Inicia la nueva sección en la misma página.
• Página par: Inicia la nueva sección en la próxima página con número par.
• Página impar: Inicia la nueva sección en la próxima página con número impar.

En Word 2003, elige Salto del menú Insertar.

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Escoger "Siguiente página" crea un problema porque Word también inserta un salto de página. Si no deseas un salto de página, elige "Continuo".

Para un formato más rápido, copia los saltos de sección cuando los formatos son idénticos o similares. Luego, ajusta según sea necesario en lugar de empezar desde cero cada vez. La Figura B muestra un marcador de sección seleccionado después de habilitar Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo (en la pestaña Inicio; en Word 2003, está en la barra de herramientas Estándar). Para eliminar una sección, selecciona su código y presiona [Eliminar].

Figura B

Muestra los códigos de formato para seleccionar un salto de sección.

3: Mantén palabras juntas

Para mantener dos o más palabras juntas en la misma línea, inserta un espacio que no se rompa entre ellas presionando [Ctrl]+[Shift]+[Barra espaciadora] en lugar de insertar un espacio regular. El espacio se verá igual, pero Word mantendrá las dos palabras en la misma línea.

Un guion no rompible funciona de la misma manera que un espacio no rompible pero con palabras con guiones. Si no deseas que Word haga un salto de línea en un guion, ingresa un guion no rompible presionando [Ctrl]+[Shift]+[-]. Cuando la palabra con guion llegue al margen derecho, Word envolverá la palabra completa a la siguiente línea si es necesario en lugar de romper en el guion.

4: Formatea una lista

Formatear solo el componente numérico en una lista con viñetas es un poco complicado. Normalmente terminas formateando todo el elemento o la lista, a menos que conozcas este sencillo truco:

1. En la pestaña Inicio, haz clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo. En Word 2003, haz clic en Mostrar u ocultar en la barra de herramientas de formato.
2. Selecciona solo el marcador de párrafo al final de la línea.
3. Con el marcador de párrafo seleccionado, aplica los formatos. Como se puede ver en la Figura C, solo el 2 cambió de color porque seleccionamos solo el marcador de párrafo para ese elemento.

Figura C

Seleccionar el marcador de párrafo es clave para formatear solo el número del elemento.

Para formatear más de un número, pero no todos, mantén presionada la tecla [Ctrl] mientras seleccionas los marcadores. Para formatear todos los números de la lista, sin cambiar el formato del texto actual, haz clic en cualquier número de la lista para resaltar todos los números. Word extenderá el formato a los nuevos elementos. Los formatos aplicados a toda la lista tendrán prioridad sobre los formatos aplicados a través del marcador de párrafo.

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5: Elimina formatos

Eliminar formatos no es difícil, pero hay más de una forma de hacerlo. Cuando quieres eliminar un solo formato, probablemente seleccionas el texto y haces clic en la opción correspondiente; la mayoría de ellas funcionan como interruptores. También puedes mostrar el cuadro de diálogo de formato y desmarcar las opciones cuando necesitas eliminar más de un formato.

Si deseas eliminar todos los formatos, hay un método más rápido: selecciona el texto y presiona [Ctrl]+[Barra espaciadora]. Este acceso directo elimina todo el formato de caracteres excepto lo que está definido por el estilo subyacente. Para eliminar solo los formatos de párrafo, presiona [Ctrl]+Q.

6: Evita que los estilos se actualicen automáticamente

Word te permite actualizar un estilo cuando aplicas formato al texto. Este comportamiento puede ser problemático si los usuarios no lo entienden, por lo que es posible que desees deshabilitarlo de la siguiente manera:

1. Haz clic en la pestaña Inicio.
2. Lanza el cuadro de diálogo de Estilos. En Word 2003, haz clic en la herramienta Estilos y formato de la barra de herramientas de formato.
3. Encuentra el estilo.
4. Elige Modificar en el menú desplegable del estilo o haz clic derecho en el estilo.
5. Desmarca la opción de Actualizar automáticamente que se muestra en Figura D. (Esta opción no está disponible con el estilo predeterminado de Word, Normal.)

Figura D

Deshabilita el comportamiento de actualización automática de un estilo para proteger los estilos.

De forma predeterminada, Word no establece esta opción para los estilos integrados, pero los usuarios a menudo habilitan esta función accidentalmente. No habilites este comportamiento al crear un nuevo estilo basado en un estilo existente, a menos que tengas una razón específica para hacerlo.

7: Ajusta el espaciado de línea predeterminado

Word 2007 y 2010 utilizan un ajuste de espaciado de línea de 1.15. Eso es genial si publicas mucho contenido en la web. Si no es así, puedes cambiar el valor predeterminado a 1 de la siguiente manera:

1. Haz clic en la pestaña Inicio.
2. Haz clic derecho en Normal en la galería rápida de Estilos y elige Modificar.
3. Elige Párrafo en la lista de Formato.
4. En la sección Espaciado, cambia el valor de 1.15 a 1, como se muestra en Figura E.
5. Haz clic en Aceptar.
6. Marca la opción Documentos nuevos basados en esta plantilla. Si no deseas cambiar la plantilla, omite este paso.
7. Haz clic en Aceptar.

Figura E

Restablece la opción predeterminada de Espaciado de línea a 1.

8: Elimina el espacio adicional entre párrafos

Otro cambio en las últimas versiones es el espacio aumentado entre párrafos. No es una línea en blanco que puedas eliminar fácilmente. Si no te gusta ese espacio, puedes modificarlo de la siguiente manera:

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1. Haz clic en la pestaña Inicio.
2. Haz clic en el lanzador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo (la pequeña flecha en la esquina inferior derecha).
3. Marca la opción No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo.
4. Haz clic en Establecer como predeterminado, como se muestra en Figura F.
5. Haz clic en Aceptar.

Figura F

Utiliza esta configuración para reducir el espacio adicional entre párrafos.

9: Guarda textos con formato como entradas de Autocorrección

La función de Autocorrección reduce la entrada de datos y corrige errores tipográficos, pero también puede aplicar formato. Simplemente guarda el texto con el formato adecuado como una entrada de Autocorrección, de la siguiente manera:

1. Ingresa y aplica formato al texto. Por ejemplo, ingresa Backyard Wilderness e italicízalo como un título.
2. Selecciona el texto con el formato aplicado.
3. Haz clic en el menú Archivo, elige Opciones y luego haz clic en Correo en el panel izquierdo. En Word 2007, haz clic en el botón de Office, haz clic en Opciones de Word y luego elige Correo en el panel izquierdo. En Word 2003, elige Opciones de Autocorrección en el menú Herramientas.
4. Haz clic en el botón Opciones de Autocorrección en la sección de Opciones de Autocorrección. (Omite este paso en Word 2003.)
5. Word completará el control Con con el título seleccionado (y formateado).
6. Haz clic en la opción Texto con formato.
7. Ingresa bw en el control Sustituir, como se muestra en Figura G.
8. Haz clic en Agregar.
9. Haz clic en Aceptar dos veces (una vez en Word 2003).

Figura G

Para insertar el título formateado, escribe bw.

10: Usa Buscar y Reemplazar para cambiar el formato

Probablemente uses la función Buscar y Reemplazar de Word para reemplazar caracteres, pero también puedes usarla para cambiar el formato. Por ejemplo, es posible que desees cambiar todas las instancias de texto en negrita a cursiva, de la siguiente manera:

1. Pulsa [Ctrl]+H.
2. Haz clic en el control Buscar y haz clic en Más.
3. En el menú desplegable Formato, elige Fuente.
4. Selecciona Negrita en la lista Estilo de fuente y haz clic en Aceptar.
5. Haz clic en el control Reemplazar con y haz clic en Más.
6. En el menú desplegable Formato, elige Fuente.
7. Selecciona Cursiva en la lista Estilo de fuente y haz clic en Aceptar. Como se puede ver en Figura H, Word muestra los formatos especificados en ambos controles.
8. Haz clic en Reemplazar todo.

Figura H

Reemplaza un formato por otro utilizando la opción Reemplazar.

Puedes usar Reemplazar para eliminar un formato no deseado dejando el control Reemplazar con vacío. O puedes formatear rápidamente todas las apariciones del mismo texto ingresando ese texto en el control Buscar. Para obtener más formas de utilizar estas opciones, consulta las 10 formas geniales de aprovechar más la función Buscar y Reemplazar de Word.

11: Elimina bordes persistentes

Si escribes tres guiones y presionas [Enter], Word los reemplazará por una línea sólida que se extiende desde el margen izquierdo hasta el derecho. A veces, esta línea se adhiere al texto o al borde inferior de la página sin importar lo que intentes hacer para eliminarla. Esto sucede cuando ingresas los tres guiones directamente debajo del texto; Word adjunta el borde como un formato de párrafo.

Para eliminar rápidamente este borde persistente, haz clic dentro del párrafo y elige Sin borde, como se muestra en Figura I, desde el menú desplegable de Bordes en el grupo Párrafo. En Word 2003, esta opción está en la barra de herramientas de formato.

Figura I

Puedes eliminar rápidamente un borde persistente.

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