10 consejos para crear políticas efectivas en tu organización

1: Asegúrate de tener una política sobre políticas

Antes de comenzar a desarrollar nuevas políticas en tu organización, es importante establecer un marco y un proceso claro para su creación. Esto debe incluir definiciones sobre cuándo se requiere una nueva política, el formato que se debe utilizar y el proceso que se debe seguir para su aprobación. Sin un sistema establecido, corres el riesgo de tener inconsistencia en los resultados y problemas en la implementación.

2: Identifica cualquier superposición con políticas existentes

Antes de crear una nueva política, verifica si esta ya existe o si partes de ella están incluidas en otras políticas. Si es así, considera enmendar las políticas existentes en lugar de crear una nueva desde cero.

3: No desarrolles políticas en un vacío

Las políticas deben ser desarrolladas con el aporte de las personas que se verán afectadas por ellas. Aunque las opiniones de todos los interesados pueden no ser reflejadas en la política final, es importante escuchar a todos para minimizar posibles consecuencias no deseadas y cerrar cualquier brecha que pueda existir.

4: Reflexiona sobre la necesidad

Antes de crear una política, pregúntate si realmente es necesaria o si estás actuando en respuesta a algo que no te gustó. Las políticas deben ser implementadas cuando existe un problema claro por resolver.

5: Utiliza las palabras correctas para evitar malentendidos

Las políticas deben ser entendidas por todos para ser efectivas. Utiliza un lenguaje claro y sin ambigüedades. Utiliza términos simples y específicos que sean fácilmente entendibles por todos. Usa palabras como "debe" o "será" en lugar de "debería" en el cuerpo de la política. Esto implica que la acción es opcional, lo que cuestiona la necesidad de la política. Si algo es opcional, utiliza la palabra "debería", pero no cuando es un requisito.

Siempre utiliza el nombre de una oficina, departamento o puesto en lugar del nombre de una persona individual. Ejemplos: "La oficina del director de TI es responsable de..." o "Contacta al asistente del CFO para...".

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Las direcciones de contacto deben ser generales para el departamento o una página web que proporcione información adicional. Evita el uso de direcciones de correo electrónico individuales para evitar la necesidad de actualizar la política en caso de cambios de personal.

No subrayes subtítulos o palabras que deben ser enfatizadas en una oración. En su lugar, utiliza negrita o cursiva para los subtítulos en caso de ser necesario. Las palabras subrayadas pueden ser confundidas con enlaces cuando la política se publique en línea.

6: Incluye un proceso de excepciones cuando sea posible

Para toda regla, siempre hay excepciones. Es más fácil definir de antemano cómo se manejarán las excepciones antes de que la política entre en vigencia. Asegúrate de que las excepciones se otorguen de manera justa y equitativa para mantener el equilibrio en la organización. Si no se sigue adecuadamente el proceso de excepciones, toda la política puede ser cuestionada.

7: Permite ciertos matices

Aunque el objetivo es crear políticas sólidas y claras, algunas pueden requerir un poco de ambigüedad para permitir a las personas tomar decisiones. Esto no significa que las políticas deban permitir que cualquier cosa se haga, pero en algunos casos es necesario dar un poco de margen para que las personas puedan tomar decisiones sobre la marcha.

8: Define la responsabilidad de mantener las políticas

La mayoría de las políticas requieren revisiones periódicas para asegurar su aplicabilidad continua y para proporcionar información aclaratoria cuando surgen preguntas. Asegúrate siempre de identificar la oficina o departamento responsable de la política, en lugar de una persona en particular. Las personas vienen y van, pero la responsabilidad debe permanecer.

9: Mantén a los ejecutivos principales fuera del proceso rutinario

El proceso de excepciones para las políticas no siempre tiene que recaer en los ejecutivos principales. Empodera a alguien dentro de la organización para manejar las excepciones, a menos que esté especificado por regulaciones o leyes. No esperes que los ejecutivos principales desarrollen todas las políticas, pero sí deberían revisarlas antes de su implementación.

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10: Crea una biblioteca de políticas con versiones

Existen muchas herramientas que te permiten almacenar versiones de documentos. Todos los empleados deben tener acceso a todas las políticas relevantes en todo momento. Si los empleados no tienen acceso a las políticas, ¿cómo pueden cumplirlas? También es importante mantener un historial de versiones para rastrear los cambios a lo largo del tiempo.

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