Cómo implementar listas de verificación para consultores de IT y aumentar la eficiencia

En The Checklist Manifesto: Cómo hacer las cosas correctamente, el autor Atul Gawande revela estadísticas que demuestran la sorprendente diferencia que hacen las simples listas de verificación cuando se emplean en diferentes industrias. Gawande, por ejemplo, explora cómo una simple lista de verificación de cinco pasos redujo las infecciones en una instalación médica del 11 por ciento a cero (previniendo docenas de infecciones y ahorrando a la instalación médica $2 millones en tan solo dos años). Se demuestra que otras listas de verificación ofrecen resultados aún mejores.

Los profesionales de IT, especialmente los consultores, se benefician mucho con las listas de verificación. ¿Quién hubiera pensado que formas simples y de baja tecnología podrían marcar tanta diferencia? Pero lo hacen.

Cómo implementar listas de verificación

Dondequiera que tu consultoría esté teniendo dificultades, ya sea gastando demasiado tiempo en implementar nuevos equipos de escritorio, olvidando pasos específicos para un cliente en particular con necesidades únicas o no supervisando correctamente los servidores remotos de los que es responsable, las listas de verificación pueden ayudar. Solo se necesita unos pocos minutos para escribir una lista de verificación simple de cinco pasos e implementarla, pero los beneficios son significativos y duran tanto como se mantenga y use la lista de verificación.

Si deseas implementar listas de verificación dentro de tu organización y aprovechar las numerosas ventajas resultantes, sigue estos pasos:

1. Crea la lista de verificación. Escribe los pasos en un simple documento de Word. No necesita ser sofisticado ni ganar ningún premio de diseño gráfico; solo necesita enumerar los pasos necesarios para completar adecuadamente una tarea, rutina, proceso o trabajo.
2. Comparte la lista de verificación. Coloca la lista en una unidad de red y asegúrate de que el personal pueda acceder a ella (usa DropBox, unidades de red o memorias USB, si es necesario).
3. Exige el cumplimiento. Obliga a los empleados a tomar una copia de la lista de verificación cuando acudan a los sitios de los clientes. Si es necesario, haz que los técnicos devuelvan copias completadas, con su firma, al finalizar los proyectos.
4. Actualiza la lista de verificación. A medida que los procesos, tareas y procedimientos cambien, actualiza el documento para asegurarte de que sea relevante.

Lo básico es mejor

Solo puedes aprovechar los beneficios de una lista de verificación si realmente la usas. Así que no permitas que el deseo de crear la lista de verificación más bonita del mundo, o una con el diseño más innovador o artístico, demore el proceso. Opta por formularios simples en blanco y negro, con cuadros para marcar las tareas a medida que se completan. Tu oficina no olvidará pasos, reducirá las llamadas de seguimiento y se volverá más eficiente (lo que significa que tu oficina necesitará menos tiempo para completar tareas comunes). Todo esto se traduce en una mayor satisfacción del cliente.

Descarga las listas de verificación de Newsmatic

Tengo estas listas de verificación de Newsmatic en la laptop que llevo para el trabajo de campo:

Los 10 botnets más activos que generan spam y sus impactantes estadísticas

• Lista de verificación para migración de escritorios (Esta es una descarga de Newsmatic Pro.)
• Lista de verificación para eliminación de spyware de Newsmatic
• Lista de verificación de mantenimiento preventivo del sistema operativo Windows XP (Esta es una descarga de Newsmatic Pro.)
• Lista de verificación de prevención de virus (Esta es una descarga de Newsmatic Pro.)

Newsmatic ofrece otras listas de verificación que son útiles para consultores de IT, incluyendo:

• Lista de verificación de fin de año para consultores de IT
• Lista de verificación de limpieza de 10 puntospara mantener el equipo saludable
• 10 cosas que deberían estar en tu lista de verificación para nuevos usuarios
• Lista de verificación para solucionar problemas en rutinas de respaldo (Esta es una descarga de Newsmatic Pro.)

En un futuro próximo, publicaré una lista de verificación que los consultores de IT pueden utilizar cuando adquieren un nuevo cliente.

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