Cómo identificar y gestionar riesgos en proyectos: 5 pasos clave

Un gerente de proyecto reactivo intenta resolver problemas cuando ocurren. Un gerente de proyecto proactivo intenta resolver problemas antes de que ocurran. Aquí está un proceso que puede utilizar para identificar riesgos antes de que ocurran:

1. Identificar todos los riesgos

Realice una evaluación completa de los riesgos del proyecto. El propósito de este paso es lanzar una red amplia para descubrir tantos riesgos potenciales como sea posible.

2. Analizar los riesgos

En el paso anterior, descubrió tantos riesgos como fue posible. Probablemente encontrará que hay muchos riesgos potenciales que no se pueden gestionar con éxito. De hecho, muchos de ellos no necesitan ser gestionados ya que tienen una baja probabilidad de ocurrir o tendrían un impacto bajo en su proyecto. En este paso, agrupe los riesgos identificados en categorías de alto, medio o bajo. Para la mayoría de los proyectos, esto puede ser una asignación subjetiva basada en sus mejores estimaciones. En algunos proyectos, esto se basaría en modelos de riesgo rigurosos, simulaciones y técnicas cuantitativas.

3. Responder a los riesgos altos

Cree un plan de respuesta para cada riesgo de alto nivel que haya identificado para asegurarse de que el riesgo se gestione con éxito. Este plan debe incluir actividades para gestionar el riesgo, así como las personas asignadas, las fechas de finalización y las fechas periódicas para monitorear el progreso. Existen cinco respuestas principales ante un riesgo: dejarlo, monitorearlo, evitarlo, transferirlo a un tercero o mitigarlo. Las actividades del plan de riesgos deben ser incorporadas a su cronograma de proyecto. También debe evaluar los riesgos de nivel medio para determinar si el impacto es lo suficientemente severo como para que se les cree un plan de respuesta al riesgo.

4. Crear un Plan de Contingencia (opcional)

Un Plan de Contingencia describe las consecuencias para el proyecto si el plan de riesgos falla y el riesgo efectivamente ocurre. En otras palabras, identifique qué sucedería con el proyecto si el riesgo futuro se convierte en un problema actual. Esto le ayuda a asegurarse de que el esfuerzo asociado con el plan de riesgos sea proporcional a las posibles consecuencias. Por ejemplo, si la consecuencia de que ocurra un riesgo potencial es que el proyecto deba detenerse, esto debería ser una indicación clara de que el plan de riesgos debe ser agresivo y completo para asegurar que el riesgo se gestione con éxito.

5. Monitorear los riesgos

Es necesario monitorear los riesgos para asegurarse de que se estén ejecutando con éxito. Deberá agregar nuevas actividades al plan de riesgos si parece que el riesgo no se está gestionando con éxito.

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También es importante evaluar periódicamente los riesgos a lo largo del proyecto en función de las circunstancias actuales. Pueden surgir nuevos riesgos a medida que se desarrolla el proyecto y algunos riesgos que no se identificaron con anterioridad pueden hacerse visibles en una fecha posterior. Debe realizar esta evaluación continua de riesgos de forma regular, por ejemplo, mensualmente o al completar hitos importantes.

Sé que muchos gerentes de proyecto se sienten intimidados por la gestión de riesgos. Sin embargo, este sencillo proceso de cinco pasos descrito anteriormente será más que adecuado para la mayoría de los proyectos.

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