Por qué no recibes invitaciones de Google Calendar en tu cuenta de Office 365

"Te envié una invitación de calendario", dije. Creé un nuevo evento en Google Calendar, agregué su dirección de correo electrónico a la lista de invitados y envié la solicitud.

"No veo nada", respondió. Su organización solía utilizar Google Apps, pero luego se cambiaron a Office 365. Una pequeña empresa de TI se encargó de la migración hace aproximadamente un año.

"Déjame enviarlo de nuevo, allí, lo envié", dije.

"No, todavía no veo nada", respondió ella.

"Hmmm", dije.

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Envié una invitación de Google Calendar a mi propia cuenta de Office 365. Funcionó, la invitación apareció en Outlook en línea como se esperaba. Acepté la invitación en Outlook y la aceptación apareció en Google Calendar. Eliminé la invitación en Google Calendar y el evento desapareció, como debería ser.

Definitivamente estaba perplejo. Una invitación de Google Calendar que envié a una cuenta de Office 365 mía funcionó, pero las invitaciones de calendario entre mi Google Calendar y su Office 365 no se recibieron. Abrimos Outlook en su escritorio y revisamos su configuración, sus reglas y sus carpetas de correo no deseado. Nada. Abrimos Office 365 en línea y exploramos tanto la administración como la configuración de Outlook. Nada. Desconcertante.

"Vamos a verificar en Google", dijo ella.

"Espera, ¿no te cambiaste a Office 365?", pregunté.

"Sí, pero aún conservo mi cuenta de Google", dijo ella, mientras iniciaba sesión en Google Apps y abría una pestaña del navegador a su Google Calendar.

Ambos vimos las invitaciones de calendario "perdidas" en la pantalla. Me tomó un tiempo entender lo que sucedió.

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Google Calendar vs. correo electrónico

Como era de esperar, cuando su organización pasó de Google Apps a Office 365, los profesionales de tecnología cambiaron los registros DNS. El correo enviado a su dirección se enviaba a la nueva cuenta de Office 365, como era de esperar. Las invitaciones de calendario que ella enviaba a sus compañeros de trabajo se enviaban correctamente, al igual que las invitaciones de calendario enviadas a mi Google Calendar de Google Apps.

Sin embargo, ella mantuvo su cuenta de Google Apps activa, a pesar de que el correo ya no se enviaba allí. La asociación de dominio también permaneció activa, por lo que ella podía iniciar sesión con su dirección de correo electrónico en su cuenta de Google.

Su dirección de correo electrónico, por lo tanto, seguía vinculada a su antiguo Google Calendar. Cuando enviaba una invitación de Google Calendar, el sistema "buscaba" cualquier Google Calendar vinculado a su dirección de correo electrónico. Cuando "encontraba" su Google Calendar aún vinculado asociado con su dirección de correo electrónico, dejaba la invitación en su calendario. En contraste, las invitaciones entre mi Google Calendar y mi cuenta de Office 365 funcionaban, porque la dirección de correo electrónico que uso para Office 365 no está asociada con ninguna cuenta de Google Calendar.

Resolver los problemas con las invitaciones de Google Calendar

Si su dirección de correo electrónico está asociada con un Google Calendar, las invitaciones a esa dirección de correo electrónico irán al Google Calendar, incluso si su correo se envía a otro lugar. En el caso de mi colega, eso significaba que ya no vería las invitaciones a menos que las revisara en su Google Calendar.

Existen al menos dos formas de asegurarse de que vea las invitaciones de Google Calendar como se esperaba, incluso si ya no usa activamente su cuenta de Google.

Opción uno: Suscribirse a su Google Calendar en Outlook. Con esta configuración, Outlook extrae periódicamente los eventos de Google Calendar y los muestra en un calendario separado en Outlook. No puede realizar cambios en estos elementos en Outlook, deberá ir a Google Calendar para hacerlo, pero verá los elementos. Cada persona con una cuenta de Google Calendar asociada a una dirección de correo electrónico deberá repetir los pasos para suscribirse.

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Opción dos: Otra alternativa sería eliminar la asociación de dominio si su organización ya no utiliza Google Apps. Los inicios de sesión de cuenta de usuario vinculados al dominio ya no deberían funcionar en Google Apps. Como resultado, la dirección de correo electrónico de una persona ya no estaría asociada con un Google Calendar, lo que garantizaría que las invitaciones de calendario fluyan "fuera" del sistema de Google Calendar. Esta alternativa debe implementarse con cuidado para evitar la pérdida de datos.

A partir de febrero de 2015, cuando envía una invitación de Google Calendar, la invitación se envía al Google Calendar vinculado a la dirección de correo electrónico de la persona que invita. Si la dirección de correo electrónico no está vinculada a un Google Calendar, entonces la invitación del evento se envía por correo electrónico al destinatario. Si su organización se aleja de Google Apps, asegúrese de eliminar el dominio y, por lo tanto, los correos electrónicos asociados, para garantizar que las futuras invitaciones de personas que usan Google Calendar se envíen correctamente.

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