6 consejos clave para organizar un hackathon exitoso

Los hackathones han tomado el mundo por asalto, ocurriendo en todo el globo y en diferentes industrias. Estos eventos, que suelen durar desde un día completo hasta un fin de semana, reúnen a extraños innovadores para resolver problemas y mejorar nuestro mundo con la tecnología. Los hackathones son divertidos, pero también pueden generar cambios importantes en cualquier sistema que se aborde, y están empezando a tener un gran impacto.

En los últimos años, los hackathones han evolucionado, pasando de ser un fin de semana estereotipado de programación de computadoras lleno de ojos enrojecidos, bebidas energéticas, pizza e innovaciones en software, a ser un vehículo real de ideas para una variedad de industrias. Hoy en día existen hackathones para tecnología médica, aplicaciones de estilo de vida, innovación en redes sociales y asuntos sociales importantes, y la lista sigue creciendo constantemente.

Por ejemplo, un hackathón organizado por un grupo de tecnología médica y el MIT tuvo como objetivo abordar el problema de las muertes infantiles por problemas respiratorios. Esto resultó en la creación de un Resucitador Infantil Aumentado (AIR, por sus siglas en inglés), que, de ser desarrollado, podría salvar millones de vidas. Otro ejemplo es el hackathón anual de la NASA, el más grande del mundo, que reúne a miles de personas para desarrollar soluciones en la Tierra y en el espacio. El año pasado, los ganadores desarrollaron un mapeador de asteroides y una empresa llamada Go Lab que desarrolla nanosatélites para diversos propósitos científicos.

Los hackathones se realizan frecuentemente en campus universitarios, en clases de secundaria, internamente en empresas específicas y a través de sitios web de encuentros aleatorios en diferentes ciudades. Pero lo más importante es que los hackathones combinan la experiencia de desarrolladores de software, programadores, emprendedores y entusiastas digitales, quienes pueden crear muchas más ideas trabajando juntos que si lo hicieran solos.

Si has estado pensando en organizar tu propio hackathon, entonces sigue leyendo. Aquí hay seis consejos clave que debes tener en cuenta al comenzar a planificarlo.

1. Preparar a los asistentes con anticipación

Los asistentes son aquellos que generarán las ideas, y son la razón de ser del hackathon. Si el evento tiene éxito, los asistentes volverán al año siguiente y traerán a más amigos. Los patrocinadores también son algo a tener en cuenta: generarán expectación sobre el evento y, si es exitoso, volverán para un evento más grande y mejor al año siguiente.

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Las reuniones con posibles asistentes son importantes antes del evento, según varias personas con las que Newsmatic habló y que han organizado hackathones en el pasado. Es una forma de encontrar a personas que no están inmediatamente en tu red. Conéctate a través de las redes sociales o herramientas de organización en línea específicas y promociona el evento. De esta manera, los participantes pueden forjar relaciones y generar ideas antes del evento. Además, esto emociona a todos.

"Las personas con habilidades tecnológicas, en particular, están muy solicitadas, por lo que es importante contactarlas. Si necesitas científicos, céntrate en ellos. Los encuentros son una excelente forma de correr la voz", dijo Kraft. "Puede ser realmente útil cultivar algunos proyectos sólidos antes del momento. Eso suele depender de tener buenos líderes de proyectos con ideas claras."

Cultiva la asistencia con miembros específicos de la comunidad de interés para tu evento, dijo Robin Kraft, quien organiza EcoHack, un hackathon internacional para que las personas ideen planes innovadores para mejorar el medio ambiente. En primer lugar, es muy útil obtener información sobre las habilidades de los asistentes. Puedes utilizar plataformas como Eventbrite para configurar encuestas simples y comprender mejor qué puede aportar cada asistente. Kraft dijo que hay plataformas más sofisticadas como SparkBoard.com para ayudar a los asistentes a descubrir las habilidades, proyectos e intereses de los demás. "Descubrir habilidades y proyectos puede ser difícil", dijo Kraft. Al permitir que los asistentes se conozcan antes, es más fácil establecer metas y comprender lo que resultará del evento.

Un error común es pensar que todos los que se inscriben para asistir realmente se presentarán. Kraft dijo que generalmente planea para el 60% de la cantidad de inscripciones. Aún así, pide demasiada comida, pero es mejor que no tener suficiente. Y el tamaño no importa, siempre y cuando tengas algunos equipos trabajando en proyectos concretos. "Definitivamente soy culpable de tratar de atraer a una multitud grande, pero la dedicación y el entusiasmo cuentan más que la cantidad de cuerpos en la habitación", dijo Kraft.

2. Establecer metas

Una de las cosas más importantes de definir antes de comenzar son las metas del hackathon. Antes de comenzar, asegúrate de que un hackathon sea el camino correcto para abordar los problemas y encontrar las mejores innovaciones. Si ese es el caso, establecer metas claras te ayudará a elegir patrocinadores desde el principio, ayudará a los organizadores a mantenerse enfocados durante todo el proceso de planificación y ayudará a los participantes a enfocar sus esfuerzos para asegurarse de que están trabajando en algo impactante.

"Si las personas van a dedicar un día o un par de días para trabajar en algo, debe ser por una razón convincente", dijo la fundadora de Food + Tech Connect, Danielle Gould, quien ha organizado múltiples hackathones relacionados con la industria de alimentos. "También es importante asegurarse de que tus metas estén alineadas con los asistentes".

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Por ejemplo, Gould dijo que los hackathones originales de Food + Tech Connect tenían como objetivo lograr que más personas desarrollaran startups de alimentos, pero los organizadores se dieron cuenta rápidamente de que los hackathones no son el mejor medio para comenzar compañías de alimentos. Muchos participantes asisten simplemente porque desean construir cosas geniales que realmente resuelvan problemas. Quieren aprender sobre tecnología y establecer contactos con otras personas de la industria. Es raro que los equipos quieran comenzar una compañía con desconocidos. Entonces, en lugar de eso, Gould y su equipo decidieron enfocarse en reunir a los mejores y más brillantes para democratizar la investigación y el desarrollo para la industria alimentaria, alentando a las personas a abrir sus hacks al código abierto para que otros puedan aprender y construir sobre los prototipos.

3. Establecer reglas claras

Esta regla se relaciona con las dos primeras. Cuando los participantes se registran para el evento, asegúrate de que de inmediato reciban una copia de las reglas. Proporciónales esta información con anticipación para que no haya duda de que todos las entienden. Si hay cambios, asegúrate de enviar notificaciones. Las reglas incluyen la misión, el tiempo asignado, los límites del software o hardware que se creará y las fuentes/datos que los participantes pueden usar para crear su producto.

Mientras estás en el evento, asegúrate de explicar las reglas en voz alta antes de comenzar. "Deberías asegurarte de comunicar claramente los criterios de evaluación y todas las reglas al comienzo del evento", dijo Gould. De lo contrario, puede haber confusión y frustración entre los patrocinadores, jueces y participantes.

4. La energía y la conectividad son cruciales

Necesitas un Wi-Fi impecable. Esto puede hacer o deshacer tu evento. Requiere más energía de la que piensas para organizar un hackathon, incluso si solo hay 50 laptops en la habitación. Según el Manifiesto del Día de Hack, que tiene todo tipo de consejos para organizar un hackathon, necesitarás al menos 1,5 tomas de corriente por asiento. Ese es el mínimo, ya que muchos participantes llevarán dos o más dispositivos.

Algunos otros consejos para la energía y la conectividad:

• Asegúrate de que el Wi-Fi sea de fácil acceso para todos los asistentes (entrega tarjetas y/o coloca letreros con los detalles del Wi-Fi).
• Asegúrate de que el Wi-Fi esté bien protegido.
• Asegúrate de tener una opción de internet de respaldo en caso de que el Wi-Fi falle (ethernets, puntos de acceso Mi-Fi, etc.).
• Asegúrate de que los proveedores de servicios sepan que habrá muchos dispositivos en el rango de IP y un mayor número de conexiones en la red.
• Asegúrate de tener cables y unidades USB de repuesto disponibles.
• Si es un hackathon de hardware, añade energía adicional.

También asegúrate de contar con seguridad física en el evento. Con los hackathones vienen muchos equipos costosos: computadoras, laptops, tabletas, teléfonos, enrutadores y más. Quieres que las personas sepan que hay lugares seguros donde guardar sus pertenencias, especialmente sus dispositivos de valor.

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5. Tener expectativas realistas

Algunas ideas geniales surgen de los hackathones, y pueden afectar profundamente el área en la que se centran, ya sea la sostenibilidad, la participación de las mujeres en tecnología, alimentos, atención médica o entretenimiento. Sin embargo, tener expectativas poco realistas sobre el hackathon, como esperar que el resultado final sea la próxima empresa multimillonaria comprada por Google, será tu ruina. Ten en cuenta que el objetivo es generar ideas, establecer redes y comprender más sobre la industria y el tema que los participantes están abordando.

Hazte preguntas como estas:

• ¿Queremos elegir ganadores?No todos los hackathones necesitan tener un ganador y un perdedor definidos. Por ejemplo, EcoHack nunca ha tenido premios o jueces, porque simplemente se trata de generar ideas y comenzar un movimiento. Algunas personas dicen que es mejor que los hackathones sean encuentros de una noche, en lugar de tener demasiadas expectativas sobre lo que pueda surgir de ellos.
• ¿Quiénes necesitamos como jueces? Si deseas elegir un ganador, asegúrate de tener un panel de jueces imparcial, con una amplia experiencia, opiniones y conocimientos sobre la industria que estás abordando. Los jueces no deben ser los principales organizadores del evento.
• ¿Cuáles son los premios? Si hay ganadores, asegúrate de que no todo se trate del dinero como premio. Si lo haces así, las personas asistirán por el pago en lugar de por la innovación y la diversión del evento. ¿Estás dando a todos un premio o incentivo por asistir, o es suficiente el éxito de una idea/producto ganador?

Dicho esto, también haz que valga la pena para los desarrolladores. No quieres tener muchas ideas que nunca se lleven a cabo. Ofrece oportunidades de encuentro y eventos de networking después del evento para mantener vivas las innovaciones. Proporciona a los participantes acceso a los datos que necesitan para seguir adelante con sus planes. No quieres que tu evento se pierda entre la multitud de hackathones y conferencias tecnológicas. Haz que cuente.

6. No olvides las cosas simples

Algunas de las cosas más fáciles de olvidar suelen ser las más simples. Por ejemplo: comida, bebidas y lugares para dormir si el hackathon dura más de un día. Ten un lugar tranquilo y oscuro para descansar si el evento dura toda la noche y, si es posible, lugares con duchas. Asegúrate de que el lugar sea fácil de encontrar para los que vienen de fuera de la ciudad y accesible para aquellos con discapacidades. Una buena ubicación, fecha y agenda son todas cosas importantes que te preparan para un gran evento, y deben ser las primeras cosas en las que te enfoques.

Organiza desayuno, almuerzo y cena, y ten bocadillos disponibles durante todo el evento. Ofrece opciones saludables y alimentos chatarra. Contrario a los estereotipos de la historia de los hackathones, no todos quieren comer papas fritas y Pop-Tarts toda la noche. El café y otras bebidas con cafeína también son clave para algunos asistentes, especialmente los que trabajan mejor por la noche.

"Asegúrate de tener un Wi-Fi increíble y mucha comida y café", dijo Gould. "Las personas no pueden hackear a menos que haya Wi-Fi y estarán irritadas si no hay café".

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