Cuándo considerar implementar una tarifa de cancelación en tu contrato

En el mundo editorial, una "tarifa de cancelación" es lo que una publicación paga cuando un editor acepta tu historia para ser publicada pero luego, sin que sea culpa tuya, decide no utilizarla. Si trabajas como consultor bajo contrato, puede que quieras incorporar una tarifa de cancelación en algunos de tus contratos.

¿Cuándo deberías considerar incluir una tarifa de cancelación en tu contrato?

Es posible que desees considerar la implementación de una tarifa de cancelación, o penalización por cancelación, en situaciones similares a las siguientes:

• El cliente te pide que te comprometas a un tiempo determinado, pagándote ya sea por hora o con una tarifa fija pagada en etapas, pero no puede asegurarte que el trabajo durará todo ese tiempo. Sin una tarifa de cancelación en este caso, estás comprometiendo tu tiempo y arriesgando que no te paguen nada en caso de que el proyecto se interrumpa inesperadamente.
• El proyecto comienza mucho después de la fecha en que firmaste el contrato. Si el proyecto realmente comienza un mes o más después de la firma del contrato, no solo habrías perdido posibles ingresos de otros proyectos en los que podrías haber estado trabajando, sino que el cliente también puede haber perdido interés o enfoque en el proyecto. En estos casos, es importante tener en cuenta que muchas cosas pueden suceder durante el tiempo transcurrido entre la firma del contrato y el comienzo del proyecto.

Por otro lado, hay situaciones en las que una tarifa de cancelación no sería necesaria, por ejemplo, si un proyecto simplemente se termina antes de tiempo. Si completas todo el trabajo que el cliente necesita en menos tiempo del previsto, no hay motivo para cobrar una tarifa de cancelación, lo que deja en evidencia la importancia de definir claramente el alcance del trabajo. En ese caso, intenta encontrar otros proyectos con ese cliente o sigue adelante con el siguiente proyecto.

Mantén la tarifa razonable

Obviamente, si un proyecto se cancela a la mitad, generalmente no es apropiado exigir el pago completo por la mitad del trabajo realizado. Aunque el pago completo puede parecer justo si la cancelación no es culpa tuya, los clientes no lo verán de esa manera, y no se puede esperar que lo hagan. Después de todo, asumir cierto riesgo financiero forma parte del contrato.

Sin embargo, para proyectos muy cortos, es posible que puedas acordar el pago completo en caso de cancelación. Por lo general, los proyectos más cortos son menos costosos para el cliente, por lo que es posible que estén menos en contra de pagar la totalidad si han tenido que cancelar el proyecto, especialmente si has tenido que pagar gastos de viaje costosos, como los pasajes de avión. En ese caso, tu tarifa de cancelación podría incluir el reembolso de los gastos de viaje.

En general, lo máximo que podrías esperar establecer como tarifa de cancelación sería el 50% del pago por el tiempo restante en el cronograma del proyecto contratado. Por ejemplo, si te están pagando $1,000 al mes por un proyecto de seis meses y el cliente cancela al final del tercer mes, una tarifa de cancelación del 50% significaría que el cliente te pagaría $1,500 por el resto del tiempo establecido en el contrato. Sin embargo, en proyectos más largos (y, por lo tanto, más costosos) es probable que tengas menos problemas para que te paguen si estableces la tarifa de cancelación en alrededor del 25%.

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Utilizar una escala móvil para determinar las tarifas de cancelación

Muchos consultores ven la escala móvil como la mejor manera de determinar una tarifa de cancelación adecuada. Aunque una escala móvil puede hacer que la cláusula de la tarifa de cancelación sea innecesariamente compleja y pueda parecer punitiva para el cliente, puede ser útil para ciertos proyectos y situaciones.

Este enfoque puede funcionar bien si el cliente cancela el proyecto antes de que comience. A continuación, se muestra un ejemplo de una estructura de tarifa de cancelación basada en penalizaciones por cancelación; es posible que desees ajustar los plazos y los porcentajes según la duración de tu proyecto y tus ingresos previstos:

• Si el cliente cancela el proyecto más de un mes antes de la fecha de inicio, se le pagará una tarifa de cancelación del 20% del total estimado del proyecto. (Asegúrate de que tú y tu cliente estén de acuerdo con este monto).
• Si el cliente cancela menos de un mes antes de la fecha de inicio del proyecto, se le pagará una tarifa del 40% del total del proyecto. (También podrías dividir esto en 2-4 semanas y 0-2 semanas antes de la fecha de inicio, pero nuevamente, eso puede ser confuso).

También puedes implementar la misma estructura para cancelaciones después de que el proyecto haya comenzado:

• Si el cliente cancela antes de la mitad del tiempo estipulado para el proyecto, la tarifa de cancelación es del 20% del total restante del proyecto.
• Después de la mitad del tiempo estipulado, la tarifa de cancelación es del 40% del total restante.

Por supuesto, estas tarifas se suman al pago completo por todo el trabajo que hayas realizado hasta la fecha de cancelación.

Si se te paga una cantidad fija por proyecto, en lugar de una tarifa por hora, debes incluir en el contrato que prorratearás el monto total según el tiempo trabajado; por ejemplo, cobrarás un tercio del total del proyecto si has trabajado dos meses de los seis previstos. Si tienes un proyecto más largo, digamos de seis a doce meses, podrías renunciar a cualquier tarifa si se cancela en el último mes o dos.

El concepto se vuelve más complicado cuando se trata de un proyecto que no está vinculado a un marco de tiempo específico, pero aún así es posible utilizarlo. Deberías dividir el proyecto en etapas y vincular una tarifa de cancelación a la cancelación de cada una de ellas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que una tarifa de cancelación puede ser simplemente inviable para algunos tipos de proyectos.

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Negociar tu tarifa de cancelación

Es posible que un cliente se oponga a una tarifa de cancelación en el contrato. En ese caso, debes señalarle al cliente que, si está completamente comprometido con el proyecto, la tarifa de cancelación nunca se invocará. Si eso no funciona, puedes intentar reducir ligeramente la tarifa. Si el cliente se niega absolutamente a aceptar la tarifa en cualquier circunstancia, intenta averiguar por qué el cliente tiene tanta incertidumbre sobre el alcance del proyecto, quizás pueda ser necesario reescribir otra parte del contrato.

Tarifa de cancelación vs. falta de rendimiento

Debes asegurarte de establecer la distinción, tanto en tu contrato como con tu cliente, entre una tarifa de cancelación por la cancelación arbitraria del proyecto por parte del cliente y la cancelación por falta de rendimiento o incumplimiento del contrato por parte de cualquiera de las partes. Mostrarle esta cláusula a un cliente puede ayudar a aliviar cualquier preocupación sobre una tarifa de cancelación.

El cliente debería tener derecho a rescindir el contrato sin penalización si no cumples (definir esto claramente) o si infringes algún término del contrato, en cuyo caso el cliente no debería pagarte nada más allá de lo que ya has ganado. Lo mismo ocurre en sentido contrario: si el cliente no cumple con sus obligaciones contractuales, tú tienes derecho a rescindir el contrato con el pago completo por los servicios prestados.

Ten en cuenta que algunos contratistas no se molestan con las tarifas de cancelación. En su lugar, toman una postura firme sobre las cancelaciones de los clientes: si el cliente cancela un proyecto después de su comienzo y el contratista no es culpable, el cliente debe el pago completo adeudado. Sin embargo, es probable que te resulte difícil conseguir que un cliente firme un contrato que contenga una cláusula así en un proyecto de cierta duración o costo.

Meredith Little desempeña múltiples roles como escritora técnica y de viajes independiente, consultora de documentación, capacitadora, analista de negocios y fotógrafa.

¿Tienes una tarifa de cancelación en tus contratos? ¿Te ha ayudado a cubrir tu salario y gastos cuando un proyecto finaliza antes de tiempo o se cancela? Publica un comentario a continuación o envíanos una nota.

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