Cómo seleccionar software de manera eficiente: consejos y técnicas

Una búsqueda de software comienza con una necesidad general. Tal vez necesitas una aplicación para rastrear clientes, colaborar con colegas, crear una presentación, monitorear pronósticos del clima o manejar tu contabilidad. En cada uno de estos campos, la mayoría de las personas pueden identificar rápidamente las aplicaciones ampliamente utilizadas y conocidas.

Pero en mi experiencia, la selección de software comienza demasiado a menudo con un enfoque en una larga lista de características. En muchos casos, creo que eso es un error. Un enfoque mejor es hacer una lista corta de aplicaciones de las que ya tienes conocimiento y seguir los pasos a continuación para expandir y luego acortar tu lista. Durante el proceso de expansión, buscas sistemas que puedan ser candidatos viables pero que no conocías. Durante el proceso de acortamiento, eliminas las aplicaciones que no están bien mantenidas o que no son de empresas confiables. Solo entonces profundizas en los detalles del producto.

Cómo simplificar tu secuencia de selección de software

Buscar soluciones

Una búsqueda en la web, o más precisamente, una serie de búsquedas en la web, puede ayudarte a identificar posibles soluciones de software. Asegúrate de utilizar palabras clave, agrupar palabras clave entre comillas y luego refinar tus resultados eliminando las frases que no necesitas. Es un proceso iterativo, pero cuando se hace correctamente, te ayuda a enfocarte en los resultados que buscas.

Pero una vez que hayas identificado algunos proveedores y aplicaciones potenciales, te sugiero que también busques en las tiendas de aplicaciones móviles. Cuando trabajo con organizaciones, prefiero en gran medida los proveedores que ofrecen aplicaciones tanto para Android como para Apple. Eso significa que consulto la tienda de Google Play y la App Store de Apple y busco las aplicaciones de los proveedores en ambas tiendas. Cuando los proveedores ofrecen aplicaciones móviles en ambas tiendas, eso es una señal sólida de que el proveedor tiene cierta escala.

Cuando comparo aplicaciones de diferentes proveedores, tiendo a observar no solo el número de descargas, lo cual indica popularidad y alcance en el mercado, sino también la calificación de la aplicación, que al menos es un indicador general de la satisfacción del usuario con la aplicación. Algunas clasificaciones pueden verse afectadas por calificaciones falsas o fallas que se encuentran solo en primeras ediciones de una aplicación. Sin embargo, en general, el número de descargas y las calificaciones proporcionan una forma rápida de eliminar aplicaciones que tienen pocas descargas y una calificación baja.

Las tiendas de aplicaciones específicas de sistemas y plataformas también pueden ser de ayuda. Por ejemplo, las personas en organizaciones que utilizan Google Workspace podrían explorar la Google Workspace Marketplace. ¿Utilizas Salesforce? Prueba la Salesforce App Store. Ya captas la idea. Las aplicaciones listadas en una tienda proporcionada por una plataforma que ya utilizas tienen más probabilidades de funcionar bien con la aplicación que ya utilizas. A menudo, estos sistemas admiten inicio de sesión único y algún nivel de integración con tu plataforma elegida.

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Las tiendas de aplicaciones también suelen mostrar aplicaciones relacionadas, como la sección de "También podrías gustar" de la App Store o el área de "Aplicaciones similares" en Google Play. Las aplicaciones listadas en estas áreas a veces son excelentes alternativas que puedes considerar explorar.

Revisar actualizaciones

Identificar cambios recientes realizados en la aplicación, ya sea mediante la revisión de notas de lanzamiento y fechas para las aplicaciones móviles o mediante la verificación de registros de cambios o blogs publicados públicamente. Por ejemplo, echa un vistazo a los datos de Historial de Versiones en la App Store de Apple o la fecha "Actualizado el" en Google Play. Esto te ayuda a identificar aplicaciones que no se desarrollan activamente. Si una aplicación no ha sido actualizada en un año o más, la considero fuera de desarrollo activo. ¿Es posible que el software sea perfecto y no necesite cambios? Sí. ¿Es probable? No.

Para un nivel adicional de revisión, busca planes de producto públicos y próximas actualizaciones. A veces, un proveedor proporcionará un calendario público de lanzamiento de funciones futuras. En otros casos, los cambios pueden presentarse como parte de una conferencia o reunión de clientes. El nivel de detalle sobre los cambios futuros varía significativamente, pero si todas las demás cosas son más o menos iguales, preferiría trabajar con un proveedor que publique planes en comparación con uno que no revele ninguna futura ruta de desarrollo.

Preferir a personas públicas

Un número sorprendente de proveedores de software eligen publicar poca o ninguna información sobre las personas detrás del producto. Prefiero en gran medida utilizar sistemas de empresas donde se proporcionan personas reales, fotos, nombres, cargos, biografías e información de contacto.

Además, también tengo preferencia por el software y los sistemas de organizaciones y personas que participan activamente en las redes sociales. Este tipo de presencia y actividad tiende a indicar una empresa que es lo suficientemente grande como para tener personas dedicadas a esta tarea o una cultura de participación comunitaria. Ambas son señales positivas para mí. No importa si las personas participan en Twitter, LinkedIn, publicaciones de blog o Reddit. Lo que importa es que la empresa proporcione información, responda a las consultas de los clientes y participe con los clientes actuales y potenciales.

Considerar el costo

Un conjunto de precios publicados tiende a aumentar mi confianza en una empresa: puedo estimar cuánto podrían costar las cosas. Cualquiera que haya buscado precios empresariales para software sabe que muchas empresas ofrecen un formulario e invitan a contactar a un representante de ventas para obtener una cotización. Esa es una táctica de la era pre-nube destinada a maximizar los ingresos de la empresa. Las empresas argumentarán que buscan asegurarse de que tengas la solución adecuada para satisfacer tus necesidades. Eso puede ser cierto, pero la falta de orientación sobre los precios públicos disminuye mi confianza en tu organización.

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No estoy sugiriendo que necesitas un costo completo o una cotización en esta etapa. En su lugar, solo dedica unos minutos a averiguar cuánto podría costar un sistema para tu escenario de uso. Una estimación es suficiente. Un proveedor confiable que publique precios al menos proporcionará suficiente orientación para que identifiques si un sistema costará $10/mes por persona en lugar de $1,000/mes por persona.

Evaluar características

Si un sistema pasa todas las evaluaciones anteriores, al menos sabrás que tienes un sistema que vale la pena considerar. A continuación, pasarás a la etapa de evaluación detallada, que es donde muchas personas a menudo comienzan. En este punto, querrás utilizar las técnicas de evaluación habituales para asegurarte de que el sistema haga lo que necesitas, en un flujo de trabajo que te guste y que funcione con los dispositivos y sistemas que utilizas. Como siempre, no confíes en listas de verificación de características. Verifica personalmente que las cosas funcionen como esperas.

Pero mantente abierto a diferentes formas de trabajar, ya que tu modelo mental de cómo deberían funcionar las cosas puede no ser cómo resuelve un proveedor un problema. Por ejemplo, durante años me encontré con gente acostumbrada a enviar archivos por correo electrónico. Tomó un poco de explicación para transmitir que no, un botón de compartir te permite dar acceso a un grupo de personas, todos a la vez, en lugar de enviar un archivo adjunto para que cada persona en un equipo tenga su propia copia de un archivo. Problemas similares ocurren con los flujos de trabajo, donde el acceso te permite reorganizar un proceso. Este proceso de elegir un sistema diferente es una oportunidad para considerar una forma diferente de trabajar.

¿Cuál es tu experiencia con la selección de software?

En mi experiencia, muchas personas pasan directamente a evaluar características. Eso tiene un gran valor: sin embargo, al pasar rápidamente por los primeros cuatro pasos, cada uno de ellos te ayuda a eliminar sistemas que no funcionan con sistemas existentes, no se actualizan o no son abiertos y transparentes en términos de personas o precios.

¿Qué técnicas simples utilizas para seleccionar software o proveedores? ¿Hay una señal específica que buscas y que indica que debes considerar o no un sistema? ¿Algunos de los consejos anteriores te han ayudado a tomar una decisión de software efectiva?

Si tienes consejos o técnicas para la selección de software, házmelo saber con una mención o mensaje directo en Twitter (@awolber).

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