Proceso de cambio de alcance: cómo gestionar los cambios en un proyecto

El alcance se define a un nivel alto al describir los límites y entregables de tu proyecto. Añades más detalle a esa definición a través de la recopilación de los requisitos empresariales. Una vez que estos elementos son aprobados por tu patrocinador, puedes gestionar los cambios de alcance a través de un proceso de cambio de alcance sencillo. Recuerda que tener tu alcance y requisitos empresariales aprobados no significa que nada pueda cambiar a partir de ese momento. En lugar de eso, se trata de gestionar el proceso de cambio global desde ese punto adelante utilizando un buen proceso de gestión de cambio de alcance.

Proceso de cambio de alcance en proyectos

1. Solicita posibles solicitudes de cambio de alcance de cualquier parte interesada en el proyecto, incluyendo al equipo del proyecto, clientes, patrocinadores, etc.
2. En proyectos más pequeños, puedes documentar el cambio de alcance en un formulario corto o en un correo electrónico. Para proyectos más grandes, la solicitud de cambio de alcance debe ser documentada formalmente utilizando un Formulario de Solicitud de Cambio de Alcance. Lo importante es que necesitas documentar el cambio de alcance por escrito. No actúes sobre las solicitudes de cambio de alcance que recibas verbalmente.
3. Registra la solicitud en el Registro de Cambios de Alcance para realizar un seguimiento.
4. La persona que realiza la solicitud de cambio de alcance debe definir el valor empresarial para el proyecto. El patrocinador necesitará esta información para tomar una decisión final.
5. El director del proyecto asignará la solicitud de cambio de alcance a un miembro del equipo para su investigación adicional. (El director del proyecto puede asignárselo a sí mismo). El miembro del equipo determinará primero cuánto tiempo tomará investigar la solicitud de cambio de alcance. Si el tiempo requerido para realizar el análisis hace que las fechas de entrega se atrasen, la solicitud debe llevarse primero al patrocinador para determinar si se debe investigar o no. Si el patrocinador da la aprobación inicial para proceder, el plan de trabajo y el presupuesto pueden necesitar actualizarse para reflejar este nuevo trabajo. Si el patrocinador no está de acuerdo en investigar la solicitud de cambio, entonces la solicitud debe cerrarse como "no aprobada" en el Registro de Cambios de Alcance.
6. Lleva la solicitud de cambio de alcance, las alternativas, el valor empresarial y el impacto del proyecto al patrocinador para una resolución (sí lo hacemos o no lo hacemos).
7. Documenta la resolución o curso de acción.
8. Documenta brevemente la resolución en el Registro de Cambios de Alcance. Si el patrocinador no está de acuerdo con la solicitud de cambio, entonces la solicitud debe cerrarse como 'no aprobada' en el Registro de Cambios de Alcance.
9. Si se aprueba la solicitud de cambio de alcance, se añaden las actividades apropiadas al plan de trabajo para garantizar que el cambio se implemente. El presupuesto del proyecto también debe actualizarse, si es necesario.
10. La Definición del Proyecto Actual (Carta) debe actualizarse si un cambio de alcance aprobado resulta en un cambio sustancial en el proyecto.

A lo largo del proceso, asegúrate de comunicar todo el estado de los cambios de alcance y las resoluciones a los miembros del equipo del proyecto y otras partes interesadas pertinentes. Esto suele hacerse adjuntando tu Registro de Cambios de Alcance actual a tu Informe de Estado. Esto ayuda a gestionar las expectativas y muestra cómo las solicitudes de cambio de alcance aprobadas están afectando a la fecha de finalización y al presupuesto del proyecto.

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