Excel Live: La nueva forma de colaborar en tiempo real con Microsoft Teams

Una de las tecnologías más interesantes que Microsoft está implementando es una nueva plataforma para construir aplicaciones colaborativas, el Fluid Framework. Permite a los usuarios colaborar en documentos en tiempo real, utilizando contenedores de documentos para incrustar contenido y aplicaciones colaborativas dentro de páginas web. Después de algunos años de desarrollo y un puñado de aplicaciones de prueba, ahora estamos viendo cómo se implementa en varios productos de Office.

Incrustación de aplicaciones y trabajo en Microsoft Teams

Si tienes una suscripción de Microsoft 365, puedes experimentar cómo funciona Fluid utilizando los componentes de Loop en la versión web de Outlook, que pueden ser editados por cualquier persona que reciba un correo electrónico con ellos incrustados en el mensaje. Sin embargo, donde Fluid realmente destaca es en Teams, convirtiéndolo en un lugar para colaboración, compartiendo aplicaciones y vistas con colegas y permitiéndoles interactuar con tu contenido. Como Teams se basa en tecnologías web, es fácil incorporar Fluid y utilizarlo en muchas aplicaciones diferentes.

La primera aplicación de Office incrustada en Teams fue PowerPoint Live, una forma de presentación que permite una mayor interacción. Sin embargo, sigue siendo una herramienta de uno a muchos, con mejoras en cómo se puede pasar de presentador a presentador y agregar un chat de reacciones en vivo junto a la presentación para obtener comentarios dinámicos. Se accede desde el menú desplegable Compartir de una reunión y es fácil de usar y mucho más efectivo que compartir pantalla.

Microsoft lleva ese concepto un paso más allá con el anuncio de Excel Live en la presentación de Satya Nadella en su evento Inspire 2022. Es una función que parece cambiar la forma en que trabajamos en equipos y cómo usamos los documentos en las reuniones.

Cómo utilizar Excel Live

Hasta ahora, la mejor forma de colaborar en hojas de cálculo de Excel era tener el archivo guardado en OneDrive, abierto en el escritorio de cada colaborador, y compartir la pantalla del líder a través de Teams. Los cambios eran lentos de realizar y era muy fácil que surgieran conflictos, con el líder teniendo que deshacer cambios y guiar al equipo para realizar correcciones acordadas. Para un software de productividad, no era muy productivo.

Excel Live tiene como objetivo cambiar eso, al igual que PowerPoint Live, al incorporar Excel al entorno de Teams y utilizar Fluid para conectar la instancia de la hoja de cada usuario. Si bien en el fondo hay una infraestructura de software robusta, para los usuarios es muy fácil de usar.

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Cuando estás en una reunión y quieres compartir una hoja de cálculo para editar fórmulas o agregar números provisionales, puedes abrir rápidamente un libro de Excel utilizando la misma herramienta Compartir que PowerPoint Live. Desplázate hacia abajo y se te mostrará una lista de libros de trabajo recientes, listos para compartir. Abre el que quieras utilizar y se te pedirá que lo compartas en tu reunión. Esto abrirá el libro dentro de la reunión de Teams, con el video de todos todavía visible y con la hoja de cálculo compartida visible para todos.

Como Excel Live se renderiza utilizando la misma tecnología que ejecuta Excel Online, no es necesario que los usuarios tengan una copia, por lo que siempre que puedas ejecutar Teams, puedes editar una hoja de cálculo. Además, si estás utilizando Excel en la web, puedes usarlo para iniciar una sesión de Excel Live desde dentro de una hoja de cálculo, eligiendo "Trabajar juntos en Teams" en el menú Compartir de Excel. Esto abre una reunión de Teams, donde puedes invitar a los asistentes con la hoja de cálculo abierta y lista para editar.

Esa es una característica útil, que se basa en las funciones de colaboración ad hoc en Teams. Puede que no siempre tengas una agenda o un plan para una reunión, solo para descubrir que los números que necesitas no están actualizados o que necesitas a un experto en la materia al diseñar un nuevo conjunto de cálculos y quieres presentar tu trabajo.

¿Cuándo se puede utilizar Excel Live?

Excel Live se lanzará como una versión preliminar a finales de agosto de 2022, y los usuarios deberán asegurarse de que sus inquilinos de Teams estén inscritos en el programa de vista previa. Establece una política en el centro de administración de Teams para seguir la configuración de Office Preview de los usuarios o para habilitar el acceso a las vistas previas de Teams para cualquier usuario. Los usuarios que hayan optado por el programa de vista previa de Office obtendrán automáticamente acceso a Excel Live cuando se lance una vez que hayan configurado Teams para admitir vistas previas, mientras que otros usuarios deberán solicitar acceso a las vistas previas en la configuración de su aplicación Teams.

No está claro cuándo estará disponible Excel Live de forma general, pero la versión preliminar debería ayudar a los usuarios a prepararse para cómo puede ayudar a los equipos a colaborar en documentos. Es una buena idea comenzar con una pequeña prueba al principio, ampliando el acceso a la vista previa a medida que se aprende cómo puede ayudar a las organizaciones y cómo funciona en una combinación de redes corporativas y de consumidores.

Como dijo el CEO de Microsoft, Satya Nadella, en su presentación de Inspire: "Tenemos que ser excelentes en la sincronización, asincronía, colaboración en persona y remota. En una era anterior, se podía salir adelante con uno o dos de estos cuadrantes, pero ahora necesitamos que los cuatro cuadrantes sean excelentes en cualquier momento para que se realice el trabajo y ocurra la colaboración".

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Está claro, tanto por los anuncios de Build como por estas nuevas funciones, que Microsoft lo ve como un lugar para alojar algo más que fragmentos de trabajo impulsados por bots. Con Excel Live, podrás colaborar en hojas de cálculo de una manera que no se admite en la aplicación de escritorio, apoyando tanto las reuniones en la oficina con pantallas grandes como a los empleados que trabajan desde sus portátiles en casa.

La conclusión de Nadella en su presentación resume lo que significa el lanzamiento de Excel Live para las empresas y los usuarios. "Si Teams es donde trabajamos, querremos acceder a todo ahí mismo, en el flujo de trabajo, devolviendo nuestro recurso más escaso, nuestro tiempo".

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