Cómo crear un portal empresarial efectivo para tu negocio

Un portal es simplemente un sitio web que está diseñado para recopilar y organizar información y operaciones para tu negocio. Establecer una estrategia para un sitio web nuevo o mejorado de tu empresa es un poco más complicado que simplemente lanzar una página web.

La primera parte de tu estrategia de portal de negocios debería ser determinar la audiencia a la que deseas servir. Si el enfoque son tus clientes y socios en una extranet, tienes un conjunto de características que debes considerar para tu sitio. Si tu objetivo es un portal de intranet para tus empleados, tienes un conjunto diferente de características a considerar. A continuación, echamos un vistazo a cada una de estas aplicaciones de portal de negocios para ayudarte a establecer tu estrategia.

Características para la extranet

No hay una respuesta única sobre qué características son obligatorias y cuáles son opcionales en el diseño de un portal. A pesar de la falta de acuerdo sobre una lista única, todos están de acuerdo en que hay varias características importantes que debes considerar al establecer tu estrategia de portal de extranet. Estas características incluyen:

• Búsqueda: Tu funcionalidad de búsqueda debe ser capaz de consultar tanto contenido estructurado como no estructurado por palabras clave. Los datos estructurados son las bases de datos y sistemas transaccionales, como un sistema ERP. El contenido no estructurado incluye todos los documentos de oficina, propuestas y otra información que no se puede ingresar fácilmente a una base de datos.
• Interfaz consistente y fácil de usar: Los portales suelen tener una interfaz consistente que fluye desde la página de inicio hasta cada área del portal. La interfaz generalmente está diseñada específicamente para facilitar el uso del portal. Esto puede incluir enlaces de navegación para vincular a niveles superiores en la jerarquía y menús desplegables, que permiten una lista expandida de enlaces.
• Implementación mínima del cliente: Los portales generalmente no requieren que los usuarios instalen nuevo software. Esto generalmente significa que los portales son basados en web.
• Discusiones: Algunos portales proporcionan foros de discusión donde los usuarios pueden interactuar entre sí y con el host del portal. Estos foros están diseñados para fortalecer la relación entre los usuarios y la organización anfitriona.
• Agregación: Reunir enlaces y contenido en un solo lugar ayuda a los usuarios a saber dónde ir si están buscando información. La agregación permite que un usuario interactúe con varios sistemas desde una única interfaz de usuario.
• Alertas: Los usuarios pueden suscribirse a notificaciones por correo electrónico cuando la información en la que están interesados cambie. Esto puede incluir cambios en indicadores clave de rendimiento y cambios en la información dentro de los documentos. Las alertas cambian el modelo de interacción del usuario de un modelo de tracción, donde los usuarios deben consultar el portal, a un modelo de empuje, donde se les informará cuando algo de interés en el portal cambie.
• Autoservicio: Los portales pueden ser el hogar de una variedad de aplicaciones de autoservicio, que permiten a los clientes, empleados y otros satisfacer sus propias necesidades.

Con las características mencionadas anteriormente, puedes crear un entorno interactivo en el que los clientes y otros socios puedan encontrar lo que buscan y puedan interactuar de manera fácil de usar, lo que debería aumentar el uso de tu extranet.

Características para la intranet

Además de las características que debes considerar para una extranet, hay consideraciones especiales para implementaciones de intranet. Debes considerar características adicionales para tu intranet, ya que los usuarios de la intranet suelen mantenerse conectados durante períodos más largos que los usuarios de la extranet. Las características adicionales incluyen:

• Tablero digital: Un tablero te permite mostrar indicadores clave de estado para varios procesos y sistemas empresariales en una sola pantalla, lo que le brinda al usuario una vista rápida del estado general y permite la identificación rápida de problemas. Los tableros digitales ofrecen una oportunidad para que los ejecutivos obtengan una vista completa del panorama general de la organización, incluidas partes de la organización que no se pueden reducir a un conjunto de indicadores clave de rendimiento.
• Personalización: La capacidad para que grupos y usuarios individuales personalicen la forma en que se muestra la información. Filtrar el contenido a la información que le interesa a un grupo y poder cambiar la ubicación de la información en la pantalla se considera una forma importante en que los portales crean una experiencia amigable para el usuario.
• Gestión del conocimiento: Tus empleados tienen la clave de la mayoría de la información en tu organización. Los portales proporcionan un repositorio para la información que los empleados han desarrollado a través de la experiencia. Los portales ayudan a ampliar la utilidad o el aprovechamiento del conocimiento que la organización ya posee.
• Colaboración: Algunos portales proporcionan herramientas necesarias para facilitar una mejor colaboración. Esto puede incluir la presencia de información para ayudar a identificar cuándo los compañeros de trabajo están disponibles o listas para organizar tareas, eventos y anuncios.
• Control distribuido: Uno de los desafíos que enfrentan muchas organizaciones de TI es tratar de mantener sus sistemas de intranet existentes. El control distribuido a través de un sistema de gestión de contenidos permite a los propietarios individuales administrar los aspectos del contenido del portal en sus áreas.

Definición de tu portal de negocios

Solo saber qué es un portal no te ayudará a definir cómo debe ser tu portal de negocios. Para eso, deberás evaluar los problemas empresariales que enfrenta tu organización y cómo se puede formar una estrategia de portal para resolver esos problemas. A partir de ahí, puedes seleccionar las características que necesitas implementar para resolver ese problema empresarial.

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Uno de los mayores desafíos es crear un proyecto de portal lo suficientemente grande como para interesar a los usuarios y lo suficientemente pequeño como para poder ser funcional en un período de tiempo razonable. Los portales pueden demostrar un valor claro, pero solo cuando tienen un problema empresarial específico que resolver y una arquitectura general en la que encajar.

Al definir tu portal, asegúrate primero de haber identificado un pequeño número de proyectos o iniciativas que se beneficiarán más del portal. Desarrolla un plan sólido sobre cómo se resolverán esos problemas con revisiones de procesos y soporte automatizado a través del portal. En segundo lugar, asegúrate de permitir un tiempo mínimo para incluir disposiciones para soluciones más grandes a nivel empresarial cuando estén listas.

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