11 consejos para trabajar de manera eficiente desde tu smartphone

Con velocidades más rápidas, dispositivos más potentes y más trabajo realizado en la nube, trabajar desde un smartphone ahora es una realidad para muchas empresas. Los avances en hardware, software y redes permiten a los profesionales, incluidos los trabajadores remotos y los viajeros de negocios, mantenerse en contacto y hacer más mientras están en movimiento.

Pero el fácil acceso también puede tener un precio. Un smartphone también puede llevar a distracciones como juegos o redes sociales, lo que reduce la productividad. Acceder a información laboral en un teléfono personal también puede causar problemas de seguridad, y acceder a cuentas personales en un teléfono de trabajo puede llevar a los mismos problemas.

Sin embargo, cuando se utiliza correctamente, los teléfonos móviles pueden ayudar a los profesionales a llevar a cabo su trabajo, especialmente tareas más pequeñas, lo que potencialmente puede aumentar la productividad. Aquí hay 11 consejos de profesionales para trabajar desde tu smartphone.

1. Solicita un teléfono de trabajo separado

Separar el trabajo y lo personal en dos teléfonos puede eliminar las preocupaciones de seguridad causadas por el acceso a documentos de la empresa en dispositivos personales, y viceversa. Dos dispositivos también pueden reducir las distracciones manteniendo las aplicaciones no laborales y las llamadas personales alejadas mientras trabajas.

"Aunque muchas personas han optado por utilizar un solo teléfono para uso personal y laboral, esto abre la puerta a demasiadas distracciones, de las cuales ya tendrás suficiente trabajando mientras estás en movimiento", dijo Walt L. Jones III, director principal de SEQ Advisory Group. "Recuerda, la palabra clave en 'oficina móvil' es 'oficina'".

2. Descarga aplicaciones que puedas usar en diferentes plataformas

Varias herramientas de oficina tienen versiones para teléfonos inteligentes de sus aplicaciones, incluidas Office 365, la suite G de Google y herramientas de colaboración como Slack. Las opciones amigables para dispositivos móviles te permiten trabajar mientras estás en movimiento y ver los cambios reflejados automáticamente en las versiones de escritorio. También puedes usar aplicaciones de colaboración para mantenerse conectado y disponible.

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Cuando descargues aplicaciones que no uses actualmente, busca aquellas que tengan una versión de escritorio para que puedas acceder a notas o documentos en diferentes plataformas.

3. Mantén tu configuración simple

Hay una gran cantidad de aplicaciones de productividad y otras que ofrecen formas de mejorar tu flujo de trabajo, pero es mejor mantener tu teléfono simple, dijo Jeff Miller, cofundador de AE Home Group. Saber lo que necesitas y no descargar más de eso.

"La mayoría de los ejecutivos quieren instalar una variedad de aplicaciones para resolver una variedad de problemas, pero esto a menudo hace que trabajar desde tu teléfono sea difícil y confuso", dijo Miller.

Menos aplicaciones también significa menos distracciones y más espacio de almacenamiento.

4. Establece pautas de comunicación

Define políticas para contactarte para evitar sentirte atacado desde múltiples canales de comunicación. Por ejemplo, Phil Scarfi, fundador de Pioneer Mobile Applications, dijo que utiliza Slack para mensajes no urgentes, correo electrónico para solicitudes formales, mensajes de texto para respuestas rápidas y llamadas para problemas urgentes.

5. Utiliza la tecnología de voz

Ya sea que tengas Siri u otro asistente de voz, úsalo para realizar pequeñas tareas. Por ejemplo, utiliza la función de dictado por voz para responder correos electrónicos, dijo Alexander Lowry, director ejecutivo del programa de maestría en análisis financiero en el Gordon College.

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"Una vez que me di cuenta de que podía básicamente hablar para responder correos electrónicos, me di cuenta de que pasaba menos tiempo con mi computadora portátil", dijo Lowry. "La realidad es que puedo hablar mucho más rápido de lo que escribo".

Los asistentes de voz también pueden ayudar a extraer números o completar otras tareas que pueden ser más fáciles en una computadora portátil, lo que te permite seguir trabajando desde tu smartphone sin cambiar de dispositivo. También puedes usarlos para configurar recordatorios.

6. Vincula tu correo electrónico de trabajo a tu teléfono

Algunas empresas pueden no permitir esto debido a problemas de seguridad, especialmente si solo tienes un teléfono personal, pero vincula tu correo electrónico de trabajo a tu teléfono si es posible. Esto puede ayudarte a responder correos electrónicos rápidos durante los momentos de inactividad, así como mantener tu bandeja de entrada despejada.

"Sé que a veces puede resultar molesto, pero tener tu correo electrónico te mantiene presente y al tanto de lo que está sucediendo en tu negocio", dijo Sharlrita Deloatch, fundadora de BossWomen Elite.

7. Prueba algunas herramientas

Herramientas adicionales pueden ayudar a que sea más cómodo usar un teléfono inteligente, lo que potencialmente puede hacerte más propenso a realizar ciertas tareas allí en lugar de esperar a regresar a la oficina. Por ejemplo, un teclado Bluetooth portátil puede ayudar a redactar respuestas largas a correos electrónicos o escribir documentos de trabajo, dijo Michael Mehlberg de Modern da Vinci.

8. Utiliza una aplicación de escritorio remoto

Seguramente habrá momentos en los que simplemente necesites acceso a un escritorio. Para esos casos, prueba una aplicación de escritorio remoto como LogMeIn, dijo Mehlberg. Tener acceso a tu escritorio podría ayudar a reducir la cantidad de veces que pospones algo simplemente porque te falta un archivo.

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9. Conoce tus límites

Aunque los teléfonos inteligentes facilitan mantenerse en contacto, también pueden hacer que te sobrecargues. Aprende a apagar tu teléfono de trabajo para mantener un buen equilibrio entre la vida laboral y personal, dijo Scarfi.

También está bien tomar descansos telefónicos durante el día laboral. Demasiado trabajo puede causar agotamiento, lo que puede disminuir tu productividad.

"Resiste el impulso de revisar constantemente tu smartphone", dijo AJ Shankar, CEO de Everlaw. "Date tiempo para pensar en ideas a gran escala. Es una interrupción constante".

10. Optimiza tu pantalla de inicio

Organiza tus aplicaciones de manera que las más utilizadas se encuentren en la pantalla de inicio. Las más importantes deben estar en tu dock, y el resto pueden estar en la primera página.

Mantener las aplicaciones de redes sociales y otras aplicaciones no laborales fuera de la pantalla de inicio también puede ayudar a la productividad, ya que es menos probable que toques en ellas sin motivo.

11. Ten en cuenta la seguridad

Mantén el dispositivo seguro al tener o acceder a información de la empresa en él. Investiga diferentes características de seguridad, descubre cuál funciona mejor para ti y luego implementa en tu dispositivo, dijo Marcus Harjani, cofundador de FameMoose.

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Evita la intersección entre cuentas y dispositivos personales y laborales, si es posible, y ten cuidado al almacenar información sensible en el dispositivo.

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