10 aspectos legales que todo consultor debe conocer

1: ¿Consultor o empleado?: Determina tu relación legal con tu cliente

Es fundamental que te informes sobre la naturaleza de tu relación legal con tu cliente. ¿Eres realmente un contratista independiente, para que debas recibir una forma 1099 al final del año reflejando tus facturaciones? ¿O podrías ser considerado como un empleado que debería recibir una forma W-2?

Es probable que la empresa que utiliza tus servicios prefiera lo primero y tú también. En el pasado, el Servicio de Impuestos Internos utilizaba una serie de 20 preguntas para determinar si una persona era un contratista o un empleado. Sin embargo, recientemente, el IRS ha simplificado esas preguntas en tres categorías generales:

• Control de comportamiento (es decir, cuánta dirección y control tiene el negocio sobre el individuo en términos de horas de trabajo, secuencia de acciones y herramientas y equipos a utilizar).
• Control financiero (es decir, cómo se paga al individuo, por ejemplo, semanal u horariamente frente a una tarifa fija).
• Tipo de relación (es decir, qué tan permanente es y cómo las partes ven la relación).

En general, cuanto mayor sea el control de comportamiento y financiero, y más permanente sea la relación, mayor será la posibilidad de que el IRS te vea como un empleado en lugar de un contratista independiente.

2: Impuestos sobre ingresos y autónomos

La distinción entre empleado y contratista independiente afectará la forma en que manejes tus impuestos. Como empleado, tu empleador es responsable de retener los impuestos sobre ingresos de tu sueldo. Además, tanto tú como tu empleador contribuyen a los pagos de Seguro Social.

Si, en cambio, eres un contratista independiente, tú eres responsable de tus propios impuestos, ya que es probable que la organización que te paga no retenga nada. También eres responsable, dependiendo de cómo estés legalmente organizado, de completar las declaraciones de impuestos comerciales apropiadas, como el Anexo C, si eres un propietario único.

3: ¿Impuesto sobre ventas en tus honorarios?

Consulta con el departamento de ingresos de tu estado para saber si los honorarios que cobras a tus clientes están sujetos a impuestos. Si lo están y no estás recolectando y remitiendo dichos impuestos, podrías tener un problema.

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4: Propiedad intelectual / "obra por encargo"

En el curso de tu trabajo de consultoría, es posible que crees propiedad intelectual para usarla en tus clientes. Dicho trabajo podría tener derecho a protección de derechos de autor. En este caso, asegúrate de aclarar con tu cliente la propiedad de esos derechos de autor. No quieres que tu trabajo sea considerado una "obra por encargo". Los derechos de autor de dicha obra residirían en tu cliente, aunque tú hayas sido el creador del trabajo.

El cliente tiene obstáculos importantes que superar para reclamar el estatus de "obra por encargo", pero es mejor ser cauteloso y evitar malentendidos. Considera incluir una cláusula en tu declaración de trabajo o en tu contrato que excluya expresamente tu trabajo de ser clasificado como una "obra por encargo".

5: Licencia no exclusiva vs. exclusiva

Si eres el titular de los derechos de autor de una propiedad intelectual, puedes permitir que otros la utilicen mediante una licencia. A cambio, por supuesto, probablemente cobrarías una tarifa o regalía al otro partido por el privilegio de poseer esa licencia.

Cuando otorgas derechos de licencia, puedes hacerlo de forma exclusiva (a un único licenciatario) o no exclusiva (a más de un licenciatario). Normalmente, otorgarías una licencia exclusiva si tu cliente lo solicita o lo exige. En tal situación, obviamente, es probable que quieras cobrar una regalía más alta por una licencia exclusiva que por una no exclusiva.

6: Responsabilidad profesional vs. seguro de responsabilidad general

Deberías considerar al menos dos tipos de seguros: el seguro de responsabilidad profesional y el seguro de responsabilidad general. Si bien ambos te protegen de las cosas que haces o dejas de hacer, el enfoque específico de cada uno es diferente. El seguro de responsabilidad profesional (también conocido como seguro de errores y omisiones) te protege de las consecuencias de malas decisiones y acciones en relación a tu consultoría. Por ejemplo, si tu implementación incorrecta de sistemas causó el cierre del negocio del cliente, resultando en pérdidas de ingresos, tu póliza de responsabilidad profesional podría protegerte de una demanda del cliente.

El seguro de responsabilidad general te protege de otro tipo de responsabilidad. Por ejemplo, esta póliza podría protegerte en caso de que el cliente se caiga en tu oficina o si accidentalmente vuelcas café caliente sobre un miembro de la audiencia durante una de tus presentaciones.

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7: Cobertura de seguro "por reclamación" vs. "por ocurrencia"

El seguro de responsabilidad general generalmente difiere de otros seguros, como el automotor, en un aspecto importante: las pólizas del primero suelen basarse en "por reclamación", mientras que las del segundo se basan en "por ocurrencia".

Supongamos que estás involucrado en un incidente el 1 de junio, mientras tienes una póliza de seguro con la compañía A. El 1 de julio, cambias de la compañía A a la compañía B. Luego, el 1 de agosto, la otra persona presenta un reclamo relacionado con el incidente. Si ambas pólizas fueran de "por ocurrencia", la compañía A sería responsable de este reclamo, incluso aunque ya no cuente con tu seguro. Sin embargo, si ambas pólizas fueran de "por reclamación", la compañía B sería responsable, aunque el incidente ocurrió antes de que te convirtieras en su asegurado.

8: Opción de organización empresarial - el propietario único

La forma en que organices tu negocio determina la cantidad de informes que debes presentar, así como la cantidad de protección legal que tienes. Si estás en el negocio por ti mismo, la forma de organización más simple es la de propietario único. De hecho, en muchos estados, si incluyes tu nombre como parte del nombre de tu negocio (por ejemplo, si te llamas Juan Pérez y tu negocio es Juan Pérez Consultoría), ni siquiera necesitas registrarte en el estado. Pero si el nombre del negocio de propietario único no incluye tu nombre, deberías presentar un "registro de nombre ficticio". Dicho registro tiene el objetivo de proteger al público para que sepa quién está involucrado en un negocio específico.

Aunque un propietario único facilita la presentación de impuestos, también implica riesgos legales. Si te demandan por tu negocio, no tienes una forma legal de proteger tus activos personales, los cuales pueden utilizarse para satisfacer un fallo en tu contra. Considera cuidadosamente este hecho si elijes la opción de propietario único.

9: Opción de organización empresarial - la corporación

Una corporación ofrece una protección legal significativa. Si te demandan por actos de tu corporación, generalmente solo los activos de dicha corporación pueden utilizarse para un fallo. Tus propios activos personales, si son separados de la corporación, normalmente no pueden utilizarse. Sin embargo, una corporación requiere su propio conjunto de declaraciones de impuestos y típicamente requiere reuniones formales y documentación de esas reuniones.

Para formar una corporación, probablemente necesitarás presentar artículos de incorporación en tu estado y probablemente necesitarás directivos, una junta directiva y estatutos. Para obtener más información, consulta con el Departamento de Estado de tu estado (que no debe confundirse con el Departamento de Estado de Estados Unidos).

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10: Opción de organización empresarial - la sociedad de responsabilidad limitada (SRL)

Una tercera forma de organización, disponible en muchos estados, es la sociedad de responsabilidad limitada (SRL). Piensa en una SRL como la combinación de las mejores características de un propietario único y una corporación. Por un lado, la SRL no presenta sus propias declaraciones de impuestos: incluyes los ingresos en tu propio Anexo C, al igual que en el caso de un propietario único. Por otro lado, si te demandan, generalmente solo los activos de la SRL están en riesgo, no tus propios activos personales. Por esta razón, muchos consultores optan por una forma de organización de SRL.

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