10 técnicas prácticas para corregir un proyecto que se está retrasando

Hay muchas cosas que pueden desviar un plan de proyecto: tareas subestimadas, personal que abandona el proyecto, recursos mal asignados. Aquí hay algunas técnicas prácticas que pueden corregir el rumbo de un proyecto que se está retrasando.

#1: Trabajar horas extras

Aunque a nadie le gusta, un lugar lógico para comenzar es con las horas extras. Si las personas trabajan más horas, pueden hacer más trabajo en el mismo período de tiempo. Las horas extras pueden ser la mejor opción si estás cerca del final del proyecto y solo necesitas un empujón final para terminar todo según lo programado. Si todavía estás al principio del proyecto, probablemente haya estrategias más efectivas. Esta opción también puede tener implicaciones de costos si necesitas que los recursos externos trabajen horas extras.

#2: Reasignar recursos

El gerente de proyecto debe entender primero qué actividades se consideran más vitales para el éxito del proyecto, o en el "camino crítico". Después de todo, si el proyecto se está retrasando según lo programado, por definición es el camino crítico el que está retrasado. Una vez que entiendas el camino crítico, verifica si los recursos se pueden mover de otras actividades para resolver el problema. Esto te permitirá poner el proyecto de nuevo en marcha al retrasar o extender algunos trabajos. Pero ten cuidado: retrasar algunas tareas puede terminar cambiando el camino crítico. Siempre asegúrate de verificar el camino crítico cada vez que cambies el cronograma.

#3: Verificar todas las dependencias

Las dependencias de cronograma representan actividades que deben completarse en un cierto orden. Por ejemplo, si estás construyendo una casa, no puedes empezar a levantar el marco hasta que se haya vertido y secado la base. Si te estás retrasando en tu fecha límite, debes validar las dependencias, ya que es posible que el cronograma se esté alargando debido a dependencias inválidas entre actividades. Las dependencias incorrectas pueden hacer que parezca que las actividades deben realizarse de forma secuencial, cuando en realidad se pueden hacer en paralelo.

A veces, el software de programación agrega accidentalmente una dependencia. A veces, el gerente de proyecto agrega la dependencia pero después decide que en realidad no existe. Puede tener sentido que los miembros del equipo revisen el cronograma para ver si encuentran dependencias que el gerente de proyecto cree que son válidas, pero que ellos saben que son inválidas. Verifica todas las dependencias para asegurarte de que tienes todos los datos correctos antes de tomar medidas más drásticas para poner el proyecto de nuevo en marcha según lo programado.

#4: Verificar las actividades con limite de tiempo

Las actividades con límite de tiempo son aquellas con duraciones que no cambian según el número de recursos aplicados. Por ejemplo, puedes estar asignando miembros del equipo a una clase de cinco días. La clase dura cinco días si asiste una persona y también dura cinco días si asisten diez personas. Verifica todas estas actividades con límite de tiempo para validar el plazo. Tal vez estás haciendo suposiciones que podrían cambiarse con un enfoque diferente. Por ejemplo, si has asignado tres días para que un contrato llegue a un cliente, tal vez el tiempo pueda reducirse a un día pagando más por el envío urgente durante la noche.

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#5: Cambio de recursos

Uno de los problemas que puedes encontrar al retrasarte en tu cronograma es que tienes uno o más recursos que no son tan productivos como lo planeado. Tal vez ciertos miembros del equipo no tienen las habilidades adecuadas. Tal vez no son tan productivos en esta área en particular como lo son en otras áreas. Sin importar la razón, puede haber oportunidades para reemplazar recursos. En algunos casos, simplemente puedes intercambiar personas que trabajan en diferentes actividades dentro de tu proyecto. En otras ocasiones, puedes liberar a un miembro del equipo y traer a otra persona.

Recuerda que las actividades en el camino crítico son clave. Puedes tener opciones para asignar un recurso más productivo a esas actividades, mientras reasignas a un recurso menos productivo a actividades que no están en el camino crítico. Si las actividades fuera del camino crítico se retrasan, aún puedes estar en buen estado para cumplir con tu fecha límite total del proyecto.

#6: Acelerar el cronograma

Acelerar el cronograma significa aplicar recursos adicionales al camino crítico, la secuencia de actividades que deben completarse según lo programado para que todo el proyecto se complete según lo programado. Siempre es posible simplemente agregar más recursos al camino crítico, pero acelerar también significa intentar obtener el mayor avance en el cronograma con el menor costo incremental posible.

Por ejemplo, si una persona fuera asignada para completar una actividad en 10 días, podrías ver si dos personas podrían completarla antes. Si dos recursos pueden completar la actividad en cinco días, es posible que no estés agregando ningún costo adicional al proyecto, ya que estás aplicando el doble de recursos la mitad del tiempo.

En otro ejemplo, si dos personas pueden completar el trabajo en seis días, habrás acelerado el cronograma con un costo adicional de dos días de trabajo (dos personas durante seis días en comparación con la estimación original de 10 días). En este ejemplo, podrías acelerar aún más el cronograma aplicando tres recursos. Tal vez entonces la actividad tomaría cuatro días, o cuatro días y medio. Por lo general, cuanto más recursos agregas a una actividad, mayor será el costo incremental y menor será el ahorro de tiempo incremental que recibirás.

Los recursos adicionales pueden provenir del equipo de proyecto o pueden prestarse temporalmente desde fuera del equipo. Uno de los objetivos de acelerar el cronograma es minimizar el costo incremental. Sin embargo, acelerar - a cambio de completar parte del trabajo antes de lo programado - generalmente conduce a un aumento del costo incremental del proyecto. Si el costo no es tan importante como la fecha límite, acelerar un conjunto de actividades puede resultar en la aceleración del cronograma.

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#7: Avance rápido

Avanzar rápido significa que miras las actividades que normalmente se realizan en secuencia y las asignas totalmente o parcialmente en paralelo. Volviendo a nuestro ejemplo de construcción de una casa, no puedes construir el marco hasta que la base se haya secado. Sin embargo, si la casa es lo suficientemente grande, puedes tener opciones para avanzar rápidamente comenzando a levantar el marco en el lado de la casa donde se vertió primero la base. La base comenzará a endurecerse allí y podría permitirte levantar el marco en ese lado, mientras que la base del lado opuesto de la casa aún se está secando.

Otro ejemplo involucra el diseño de una aplicación de TI. Normalmente, no comenzarías a construir una solución hasta que se complete el diseño. Sin embargo, si estás avanzando rápidamente, comenzarías a construir la solución en áreas donde consideres que el diseño es sólido sin tener que esperar a que se complete todo el diseño. Avanzar rápidamente generalmente implica un riesgo que podría llevar a un aumento de los costos y trabajo repetido más adelante. Por ejemplo, en nuestro ejemplo de diseñar y construir una aplicación, es posible que el diseño cambie antes de finalizarse, y esos cambios finales pueden resultar en tener que repetir parte del trabajo que ya se está realizando.

#8: Prevenir cualquier cambio en el alcance

Muchos proyectos comienzan a retrasarse en su fecha límite porque están haciendo más trabajo de lo que se comprometieron originalmente. Esto puede ser resultado de una mala gestión del cambio de alcance o porque se están realizando pequeños cambios sin que nadie se dé cuenta. Si corres el riesgo de no cumplir con tu fecha límite, como gerente de proyecto, debes trabajar con el cliente y los miembros del equipo para asegurarte de que absolutamente no se esté solicitando o trabajando en ningún trabajo no planificado, incluso si es solo por una hora. Toda la energía debe dedicarse a acelerar el trabajo principal acordado.

#9: Mejorar los procesos

Cuando examines la causa del retraso en el cronograma del proyecto, es posible que encuentres que algunos de los procesos de trabajo internos podrían mejorarse. Solicita comentarios de los miembros del equipo y busca formas que estén dentro del control interno de tu equipo para optimizar los procesos. Por ejemplo, tal vez tienes una reunión de estado diaria que no agrega valor y que podría reducirse a una vez por semana. También puedes encontrar cuellos de botella en la aprobación de entregables.

Si descubres retrasos causados por procesos externos, intenta negociar cambios en los procesos para el futuro, al menos de manera temporal. Por ejemplo, es posible que descubras que las actividades se están retrasando porque las personas deben trabajar en sus revisiones de desempeño anuales. Si bien estas son importantes, tal vez la programación para completar las revisiones se pueda modificar para permitir que las actividades críticas del proyecto se completen según lo programado.

#10: Reducir el alcance del trabajo

Una opción que suele estar disponible es examinar el trabajo restante y negociar con el cliente para eliminar parte de él del proyecto. Si crees que una parte del trabajo restante no es esencial para el proyecto, podrías hablar sobre eliminarla rápidamente. Si todo el trabajo restante es esencial para la solución, aún puede ser necesario tener esta discusión como último recurso. Puede ser una opción completar este proyecto a tiempo con menos del 100 por ciento de funcionalidad y luego ejecutar un proyecto de seguimiento para completar los requisitos restantes.

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Determinar prioridades

He mencionado 10 áreas para examinar si te estás retrasando en tu cronograma. Obviamente, una solución es simplemente entregar el trabajo en una fecha posterior. En algunos casos, eso puede ser perfectamente aceptable. Sin embargo, aquí asumimos que la fecha de finalización programada es importante para el cliente. Algunas de estas técnicas no requieren ningún presupuesto adicional. Deberías considerarlas primero, si es posible.

Otras técnicas para acelerar el cronograma resultarán en un incremento de los costos del proyecto. Si la fecha límite es más importante que los costos, estas técnicas deben aplicarse a continuación.

Si la fecha límite es extremadamente importante y no puedes cambiar el cronograma o el presupuesto, puede haber opciones asociadas con reducir el alcance del trabajo. Por lo general, puedes completar menos trabajo más rápido. Una vez que conozcas la causa del problema y tu flexibilidad presupuestaria, podrás determinar las mejores acciones a tomar para volver al rumbo y cumplir con tu fecha límite.

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