Cómo elegir el mejor software ERP para tu organización: 7 pasos clave

Con tantas opciones de planificación de recursos empresariales en el mercado actual, seleccionar un paquete para tu negocio puede ser una tarea abrumadora. Si bien muchas empresas creen que cualquier software funcionará y que sus organizaciones simplemente se adaptarán a la funcionalidad del software, los fracasos de ERP ampliamente publicados indican que esta no es la mejor solución.

Además, dado que la planificación de recursos empresariales debe ser una iniciativa empresarial transformadora que proporcione ventajas competitivas clave a tu empresa, la decisión no debe tomarse a la ligera ni basarse en información incompleta.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de encontrar la solución de ERP que mejor se adapte a tu organización? Aquí tienes siete pasos para ayudarte a elegir el software adecuado para tu organización.

Realiza una revisión y análisis de procesos para el ERP

Dado que el ERP es, en primer lugar, una iniciativa empresarial, debes definir y documentar tus procesos empresariales actuales, puntos de dolor y fortalezas. Este análisis también debe incluir cómo crees que tus procesos deberían verse en el futuro (tu estado "por ser") y los requisitos empresariales correspondientes.

Estos procesos y requisitos deben utilizarse eventualmente para que los posibles proveedores de software demuestren las capacidades de su producto en el contexto de tus necesidades empresariales.

Evalúa la compatibilidad técnica de una solución de ERP

Aunque el ERP debería ser una iniciativa empresarial en lugar de una tecnológica, también es importante comprender cómo se alinea una posible solución de software con tu infraestructura actual. Por ejemplo, si tu empresa utiliza tecnología Microsoft, es probable que encuentres una mejor compatibilidad técnica con productos de software ERP desarrollados en plataforma .NET.

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Comprende el costo total de propiedad de una solución de ERP

Durante el ciclo de ventas, los representantes de ventas de software ERP tratan de minimizar los costos y riesgos asociados con la compra de su software. Sin embargo, es mucho más fácil aceptar los costos potenciales al principio del proceso en lugar de después de haberse comprometido con una solución en particular.

Asegúrate de descubrir los "costos ocultos" asociados con la planificación de recursos empresariales, incluidos los costos de implementación, las actualizaciones de hardware, el reemplazo de los recursos del equipo de proyecto y el mantenimiento de software.

Desarrolla un plan realista de implementación de ERP

Mientras aún te encuentras en el ciclo de ventas, debes tomar las estimaciones de duración de implementación del proveedor con prudencia. Es importante desarrollar un plan de proyecto integral que no solo incluya las actividades requeridas para instalar el software, sino también las que son necesarias para garantizar que la solución esté completamente funcional, probada y aceptada por los usuarios finales.

Este plan debe desarrollarse antes de tu decisión final de software, para que comprendas completamente los compromisos de costos y recursos necesarios para que el proyecto sea un éxito. Tu plan de implementación debe incluir desde el diseño de procesos empresariales y flujos de trabajo hasta la migración de datos, pruebas piloto en sala de conferencias, múltiples iteraciones de prueba y actividades clave de gestión del cambio organizacional.

Realiza un seguimiento de los posibles beneficios comerciales del nuevo sistema de ERP

Si no lo mides, es probable que no lo logres. Los proyectos de ERP no son diferentes. Es probable que tu organización esté considerando la planificación de recursos empresariales como una forma de reducir costos, aumentar ingresos o escalar para el crecimiento. Por lo tanto, debes estimar y medir los beneficios en función de estas métricas si deseas aprovechar al máximo el potencial de tu ERP.

Mantén tus opciones de ERP abiertas

Contrariamente a la creencia común, existen más de dos o tres proveedores principales de software ERP. Aunque dos o tres proveedores de software constituyen la mayoría de la cuota de mercado y los dólares de marketing, existen al menos 70 soluciones de software ERP viables en el mercado, todas con diferentes grados de funcionalidad y fortalezas.

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Demasiadas empresas eligen una solución basada en el nombre de la marca o en lo que hacen los competidores. En cambio, las organizaciones deben considerar las opciones que mejor satisfagan sus requisitos empresariales únicos y fuentes de ventaja competitiva.

Busca consejos objetivos e independientes sobre soluciones de ERP

Pregunta a colegas, empleados y otros contactos qué utilizan o recomiendan para una empresa como la tuya. Investiga en internet o contrata a un consultor de ERP si es necesario. En cualquier caso, no asumas que tienes todas las respuestas si no tienes experiencia con ERP. Busca otras fuentes de consejos independientes sobre ERP para validar lo que estás escuchando de los representantes de ventas de software.

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