7 consejos para proteger la propiedad intelectual al trabajar con contratistas de TI

Tu empresa contrata a un contratista de TI para desarrollar un sistema que el equipo de ventas pueda utilizar para obtener cotizaciones de precios para productos personalizados según las especificaciones del cliente al instante en lugar de esperar semanas. La solución le da a tu empresa una ventaja competitiva.

Cuando finaliza el contrato del desarrollador, un competidor la contrata. Seis meses después, tu competidor tiene un producto idéntico al que el desarrollador creó para tu empresa.

Para evitar este tipo de pesadilla en materia de propiedad intelectual en tu empresa, sigue estos consejos para proteger tu propiedad intelectual al trabajar con contratistas de TI.

1. Evalúa a tus contratistas

Primero, conoce a quién estás contratando antes de retener o incluso entrevistar a alguien. ¿El contratista es confiable? ¿Realiza un trabajo de calidad? ¿Se puede confiar en que mantenga la información confidencial que le confíes? Estas preguntas a menudo pueden ser respondidas por empresas que han trabajado anteriormente con el contratista.

2. Requiere que todos los contratistas firmen un NDA

Antes de celebrar cualquier acuerdo contractual con un contratista externo, o incluso de hablarle sobre tu proyecto, haz que firme un acuerdo de confidencialidad que lo comprometa a no compartir información relacionada con tu proyecto con otros. El NDA hace que el contratista sea personalmente responsable si incumple ese acuerdo de confidencialidad.

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3. Realiza una revisión legal de tu propiedad intelectual antes de comenzar proyectos

Antes de contratar a un contratista independiente, debes incluir en el contrato todas las protecciones legales posibles para tu proyecto. Es prudente revisar los mecanismos de protección legal disponibles para el proyecto y consultar con un abogado según sea necesario.

Un paso importante es revisar las normas y regulaciones de la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos para ver cómo se puede proteger el proyecto contra infracciones.

Si vas a trabajar con un contratista en el extranjero, también es recomendable verificar las normas y reglamentos de protección de propiedad intelectual en el país del contratista para tener en cuenta las diferencias entre el país donde se encuentra tu empresa. Si existen diferencias, el contrato debe incluir las protecciones de propiedad intelectual para tu proyecto que aborden las normas y regulaciones de ambos países.

4. Documenta que tu empresa es dueña de los productos de trabajo del contratista

El contrato debe dejar claro que todos los derechos sobre los productos de trabajo, incluso los derechos de autor, se asignan a tu empresa. Si no te aseguras de contratar esos derechos de manera adecuada, el desarrollador podría argumentar que también tiene un interés legítimo de propiedad en los resultados del proyecto que ayudaron a crear para ti.

"Por defecto, los derechos de autor corresponden al autor de la obra con derechos de autor", dijo Mat Kresz, abogado en KreszLaw, una firma de abogados especializada en tecnología y propiedad intelectual. "Por defecto, los derechos de autor corresponden a la persona que escribió el código. En este caso, el autor es un desarrollador de terceros y no la empresa, por lo tanto, los derechos de autor corresponden al desarrollador por defecto. Sin embargo, el contrato entre la empresa y el desarrollador podría redactarse para asignar los derechos de autor del código al desarrollador. Los contratos de tecnología pueden ser complejos, por lo que es mejor buscar asesoramiento sobre los hechos que se aplican específicamente a tu situación".

5. Controla el acceso a la información confidencial

No todos los miembros que trabajan en un proyecto confidencial necesitan saber todos los detalles del mismo. Por ejemplo, si se le asigna a una persona la tarea de escribir un módulo de software en particular, es posible que solo necesite conocer las especificaciones para desarrollar ese módulo.

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6. Utiliza estaciones de trabajo delgadas y asegura todo el código en la nube

Si estás contratando a un contratista para escribir software de propiedad exclusiva, puedes proporcionarle una estación de trabajo de delgada propiedad de la empresa que almacene todo el código que desarrolla en un espacio de trabajo en la nube altamente seguro, sin opciones para almacenar datos en la estación de trabajo ni para extraer información mediante el uso de unidades USB. El uso de la estación de trabajo, incluido el uso de unidades USB, se puede monitorear e informar las 24 horas del día, los 7 días de la semana por parte del departamento de TI.

7. Limita la cantidad de miembros del equipo del proyecto

Cuanto menos personas conozcan y trabajen en tu proyecto confidencial, mejor protegido estará. Esto reduce la cantidad de personas que podrían filtrar información confidencial de la propiedad intelectual fuera de la organización, ya sea de manera intencional o inadvertida. Además, podrías hablar con el departamento de recursos humanos o el departamento de TI acerca de la mejor manera de educar a tus empleados contratados sobre la importancia de mantener segura la propiedad intelectual.

"Las personas bienintencionadas y honorables a veces cometen errores no porque tengan la intención de causar daño, sino porque no saben mejor, pero, sin embargo, cometen errores y causan turbulencias", dijo Kresz. "Pero los recordatorios amistosos pueden ser de gran ayuda. Brindar capacitaciones al departamento de recursos humanos y a los nuevos empleados sobre lo que constituye la propiedad intelectual, qué propiedad intelectual pertenece a la empresa y repetir esas capacitaciones a lo largo del año ayuda a recordar a los empleados que la propiedad intelectual con la que se encuentran, utilizan y contribuyen pertenece a la empresa".

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