Cómo configurar una alerta de correo electrónico en Outlook para recibir notificaciones importantes

La mayoría de nosotros no tenemos mucho tiempo libre para esperar en un correo electrónico, esperado o no. Y sinceramente, la mayoría de los correos electrónicos pueden esperar un tiempo si estás ocupado haciendo otra cosa. Pero ocasionalmente, un correo electrónico es lo suficientemente importante como para necesitar atención inmediata. ¿Cómo concilias la realidad con las expectativas? Configurando una alerta para mostrar un mensaje que te avise de que ha llegado el correo electrónico. Es fácil de implementar y en este artículo te mostraré cómo hacerlo.

Configuración

Cuando necesitas atender de manera rápida los mensajes de una persona específica, como tu jefe, puedes configurar una regla que te mantenga informado. Debes poder identificar la necesidad de alguna manera. Por ejemplo, podrías usar la dirección de correo electrónico de una persona o palabras específicas en el asunto, como lo harías al crear cualquier regla. Usaré mi correo electrónico en línea, [email protected], para configurar esta regla, por ejemplo, supongamos que esta es la dirección de correo electrónico de mi jefe, y crearé una regla para una alerta personalizada.

Cómo crear la regla en Outlook

Una vez que tengas una idea clara de lo que necesitas, estás listo para comenzar a crear la regla. En Outlook, selecciona la bandeja de entrada donde recibirás estos mensajes (si tienes más de una). Ahora, empecemos:

1. Haz clic en la pestaña Inicio y haz clic en Reglas en el grupo Mover.
2. Selecciona Administrar Reglas y Alertas en la lista desplegable.
3. En la pestaña Reglas de Correo Electrónico, haz clic en Nueva Regla, lo que abrirá el Asistente para Reglas.
4. En el primer panel, selecciona la opción Aplicar regla a los mensajes que recibo (Figura A) y haz clic en Siguiente.
5. En la lista Paso 1, marca De personas o grupo público (es el primer elemento de la lista).
6. En el control Paso 2, haz clic en el enlace personas o grupo público.

En este punto, puedes elegir una dirección de la lista o ingresarla manualmente en el control De, como se muestra en Figura B y haz clic en Aceptar, y el asistente cerrará la ventana de Libreta de Direcciones. Elige una dirección que tenga sentido para ti.

Vuelve al Asistente para Reglas y haz clic en Siguiente. En este punto, queremos identificar lo que queremos que haga Outlook cuando un correo electrónico de [email protected] llegue a la bandeja de entrada.

En la lista Paso 1, marca la opción Mostrar un mensaje específico en la ventana de alerta de nuevo elemento, hacia la parte inferior de la lista.

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En el control Paso 2, haz clic en el enlace mensaje específico. (Notarás que el correo electrónico ahora forma parte de la regla.)

Escribe el mensaje, El jefe está llamando, como se muestra en Figura C, y haz clic en Aceptar para volver al asistente.

Haz clic en Siguiente dos veces, no tenemos ninguna excepción que agregar.

En el último panel, nombra la regla Mensaje del Jefe. Asegúrate de que la opción Activar esta regla esté marcada, como se muestra en Figura D, pero debería estarlo de forma predeterminada.

Haz clic en Finalizar y luego en Aceptar para volver a la ventana de correo.

Figura A

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Figura B

Figura C

Figura D

Ahora que tienes una regla configurada, estás listo para ver cómo funciona.

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Usa la regla

Para ver esta regla en funcionamiento, envía un correo electrónico desde la dirección que especificaste en el paso 7. Lo más probable es que sea tu propio correo electrónico. Si trabajas sin conexión o controlas manualmente tu correo electrónico, asegúrate de utilizar la opción Enviar/Recibir para enviar y luego recibir el nuevo correo electrónico.

Cuando el mensaje llegue a tu bandeja de entrada, Outlook mostrará una alerta, como se muestra en Figura E. Outlook no mostrará el mensaje encima de la ventana activa. Sin embargo, hará que el icono de Outlook en la barra de tareas se ilumine intermitentemente, alertándote de que tienes un correo electrónico de tu jefe. Si tienes múltiples alertas, es posible que no sepas cuál es, hasta que revises la ventana de alerta (Figura E). Para leer el correo electrónico, haz clic en Abrir elemento. O cierra la alerta haciendo clic en Cerrar.

Figura E

Funciona muy bien y es fácil de implementar.

Las alertas solo funcionan cuando Outlook está abierto. Puedes trabajar en otra aplicación, pero si Outlook también está abierto, mostrará la alerta. Si Outlook está cerrado, mostrará la alerta la próxima vez que inicies Outlook. Pero, ¿qué pasa si estás hablando con alguien que ha entrado en tu oficina, estás hablando por teléfono o incluso revisando documentos en tu escritorio?

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Añade sonido

Como está, la alerta es útil visualmente. Si existe la posibilidad de que no veas el icono intermitente, puedes añadir sonido a la alerta. En este punto, la regla ya existe, así que vamos a modificarlo de la siguiente manera:

En la pestaña Inicio, haz clic en Reglas y elige Administrar Reglas y Alertas.

1. Selecciona la regla (Figura F) y luego haz clic en Cambiar regla.
2. En el submenú resultante, selecciona Reproducir un sonido (Figura G).
3. En la ventana resultante, selecciona uno de los archivos de sonido disponibles (.wav) y haz clic en Aceptar. Navega hacia abajo hasta que veas los archivos de alarma alarmx.wav y elige uno. Cuando regreses a la ventana de Reglas y Alertas, Outlook mostrará un pequeño icono de sonido con la regla.
4. Haz clic en Aceptar.

Figura F

Figura G

Ahora, cuando un correo electrónico entrante active la alerta, verás el icono intermitente y escucharás la alarma especificada. Esta alarma llamará tu atención siempre que estés lo suficientemente cerca como para escucharla. Depende de ti revisar si hay una alarma si sales de tu oficina y te pierdes la alerta entrante. Si configuras múltiples alarmas, elige diferentes archivos .wav, utilizando archivos de audio diferentes para identificar la alerta. Por ejemplo, puedes tener una alerta para tu jefe y otra de tu pareja. Usar dos archivos .wav diferentes te ayudará a determinar si la alerta puede esperar o no.

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