Cómo utilizar las plantillas de Google Workspace para mejorar tu productividad

Google Workspace incluye plantillas de archivos para Docs, Sheets, Slides, Forms y Sites disponibles para cualquier persona que utilice estas aplicaciones de Workspace. Las plantillas ofrecidas representan una amplia gama de usos comunes:

• propuestas, cartas, boletines y currículums (Docs),
• presupuestos, calendarios, asistencia y facturas (Sheets),
• álbumes de fotos, informes, presentaciones y propuestas (Slides),
• opiniones, solicitudes, formularios de pedidos y registros (Forms), y
• sitios web de proyectos, equipos, clases, clubes, personales y eventos (Sites).

¿Cómo crear un archivo a partir de una plantilla?

Para crear un nuevo archivo de Google Docs, Sheets, Slides o Forms a partir de una plantilla, ve a Google Drive en la web, selecciona +Nuevo y luego mueve el cursor hacia abajo hasta el > a la derecha de la aplicación seleccionada (es decir, Docs, Sheets, Slides o Forms) para acceder a un menú que te permite crear un nuevo archivo a partir de una plantilla (Figura A).

También puedes seleccionar Archivo | Nuevo | Desde plantilla si ya tienes abierto un archivo de Docs, Sheets o Slides.

Figura A

¿Cómo acceder a la galería de plantillas en la web?

Puedes acceder a la galería de plantillas directamente desde la pantalla de inicio de Google Docs, Sheets, Slides, Forms y los nuevos Google Sites. Si la galería de plantillas no se muestra, es posible que necesites modificar una configuración. En un navegador de escritorio, ve a la pantalla de inicio de tu aplicación seleccionada (por ejemplo, https://docs.google.com/, https://forms.google.com, etc.), selecciona el menú de tres líneas horizontales en la parte superior izquierda, elige Configuración y luego marca la casilla junto a "Mostrar plantillas recientes en las pantallas de inicio", como se muestra en Figura B.

Figura B

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En una página de la pantalla de inicio de la aplicación, puedes seleccionar la plantilla en blanco o cualquiera de las otras seis plantillas mostradas. Para acceder a todas las plantillas disponibles, haz clic (o toca) en el menú de la galería de plantillas (como se muestra en Figura C). Cuando selecciones una plantilla, el sistema generará un nuevo archivo con el contenido de la plantilla en tu navegador, el cual podrás editar según tus necesidades.

Figura C

Cómo un administrador de Workspace puede gestionar las opciones de plantillas

Desde la consola de administración de Google Workspace, un administrador puede gestionar tanto las opciones de plantillas como las de envío. Para acceder a las configuraciones, inicia sesión en la consola de administración y luego ve a Aplicaciones | Google Workspace | Drive y Docs | Plantillas.

Figura D

En primer lugar, en la mayoría de los casos, los administradores querrán asegurarse de que la opción "Habilitar plantillas personalizadas para tu organización" esté marcada (Figura D). Una vez habilitada, el administrador puede personalizar las categorías de plantillas. Las opciones predeterminadas incluyen categorías como Básicas, Folletos y Boletines, Finanzas y Contabilidad, Cartas y Fax, e Informes y Propuestas. Recomiendo eliminar las categorías que no sean necesarias para tu organización y agregar nuevas categorías según corresponda.

Figura E

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En segundo lugar, un administrador puede elegir quién tiene permitido enviar plantillas a la galería de plantillas de la organización, como se muestra en Figura E. Si no es necesario que nadie revise o gestione las plantillas enviadas, selecciona "Abierto", lo que permite a cualquier persona en la organización cargar una plantilla. Sin embargo, muchos administradores querrán ajustar la configuración de envío a "Moderado", lo que permite a cualquier persona enviar una plantilla, pero requiere que un administrador apruebe los elementos enviados antes de que la plantilla esté disponible para todos en la organización. La opción "Restringido" solo permite que las personas que tengan una cuenta con privilegios habilitados para plantillas de documentos envíen plantillas, por lo que es mejor reservarla para organizaciones grandes con equipos dedicados a tiempo completo a los estándares de documentos o marca.

Asegúrate de seleccionar Guardar después de realizar cualquier ajuste en cualquiera de las configuraciones mencionadas anteriormente.

Cómo identificar archivos potenciales para enviar como plantillas

Cualquier archivo que las personas utilicen con frecuencia podría ser candidato para convertirse en una plantilla. Elementos como documentos de membrete, hojas de cálculo de presupuestos y presentaciones estandarizadas tienen sentido como plantillas.

Para determinar si un archivo en particular podría ser una buena plantilla, considera tanto la forma como el contenido del archivo. Los archivos altamente formateados, como boletines o presentaciones, por ejemplo, se benefician del uso consistente de fuentes, tamaños de fuente, colores y ubicación del logotipo. Del mismo modo, las propuestas o comunicados de prensa podrían beneficiarse del uso de un lenguaje consistente para describir tu organización, actividades o personas. Es mejor lograr la forma y el contenido deseados en una plantilla una vez, que rogar repetidamente a las personas que cumplan con las pautas de marca o contenido.

Cómo enviar un archivo a la galería de plantillas de tu organización

La galería de plantillas de tu organización funciona junto a la galería general de plantillas de Google: se muestra como una pestaña adicional (como se muestra en Figura F). Sigue los pasos detallados anteriormente para acceder a la galería de plantillas en la web, luego selecciona el nombre de tu organización a la izquierda de la pestaña General.

Figura F

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Aquí no solo puedes acceder a todas las plantillas organizativas disponibles, sino que también puedes seleccionar el botón Enviar plantilla. Cuando lo hagas, se te pedirá que selecciones el elemento, ingreses una categoría para el archivo y elijas enviar una copia del archivo (en lugar del original), como se muestra en Figura G. Recuerda, es posible que un administrador deba aprobar tu plantilla antes de que esté disponible para todos en tu organización.

Figura G

¿Cuál es tu experiencia con las plantillas de Google Workspace?

¿Qué plantillas de aplicaciones de Workspace utilizas con más frecuencia? Si tienes una cuenta organizativa de Workspace, ¿tu organización aprovecha la galería de plantillas personalizadas? ¿O sigues utilizando archivos compartidos específicos, a los que luego les aplicas el comando "Hacer una copia..."? Cuéntame cómo utilizas las plantillas dentro de Google Workspace, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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