Cómo automatizar tareas repetitivas en Windows 10 con el Programador de tareas

Muchos de nosotros tenemos tareas recurrentes que se repiten diariamente, semanalmente, mensualmente e incluso por horas. Abrir un documento y completar la misma tarea una y otra vez no es necesario. Si la tarea se puede automatizar utilizando un procedimiento de VBA, puedes ejecutar ese procedimiento desde el Programador de tareas de Windows 10. Se realizará en segundo plano y ni siquiera lo notarás. Entonces, si encuentras tediosas las tareas repetitivas o si las olvidas con frecuencia, prueba el Programador de tareas de Windows 10.

Esta solución requiere Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript), pero este artículo proporciona todas las instrucciones que necesitas. Una vez que veas lo versátil que es este lenguaje de script, podrás explorarlo más a fondo por tu cuenta. Además, utilizaremos el Programador de tareas de Windows 10, pero no te preocupes si esta herramienta es nueva para ti, es fácil de usar. Este artículo asume que estás familiarizado con Excel y VBA. Si encuentras algún problema en cualquier momento, lee la sección de Solución de problemas al final de este artículo.

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Estoy utilizando Office 365 y el Programador de tareas de Windows 10 en un sistema de 64 bits con Windows 10, pero esto debería funcionar con versiones anteriores de Office y Windows. Puedes utilizar los archivos de demostración descargables de Excel .xlsm, .xls, .bas y .vbs. Esta técnica no es adecuada para la edición de navegador de Excel. Recuerda dónde guardas los archivos, necesitarás esa información más adelante.

La tarea

La figura A muestra un objeto Tabla simple con datos y una tabla dinámica (PivotTable). Supongamos que los usuarios ingresan nuevos registros a lo largo del día y deseas imprimir o enviar por correo electrónico una copia de la tabla dinámica actualizada todas las mañanas a las 8 a. m. Si los usuarios no saben cómo actualizar la tabla dinámica, es posible que no obtengas información actualizada. Entonces, todas las mañanas a las 8 a. m., abres el archivo, actualizas la tabla dinámica y luego la imprimes o la envías por correo electrónico. Nos centraremos en lo básico y solo la imprimiremos.

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La figura A

Configurar un procedimiento de VBA funcional en Excel es el primer paso. El siguiente paso es utilizar el Bloc de notas para escribir un script corto que cree una instancia de Excel y ejecute la macro. Por último, crearemos una tarea básica que ejecute el VBScript a las 8 a. m. todas las mañanas.

El libro y el procedimiento

Puedes configurar fácilmente un libro de Excel para actualizar una tabla dinámica al abrirlo si los datos se encuentran en un objeto Tabla (el archivo de demostración .xlsm lo tiene). Para hacerlo, haz clic con el botón derecho en cualquier lugar de la tabla dinámica y elige "Opciones de tabla dinámica" en el submenú resultante. En el cuadro de diálogo resultante, haz clic en la pestaña "Datos". Luego, marca la opción "Actualizar datos al abrir el archivo" en la sección "Datos de la tabla dinámica" (figura B). No es necesario hacer esto para que esta técnica funcione, pero es bueno saber que puedes hacerlo.

Figura B

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En este momento, al abrir el libro, se actualizará la tabla dinámica, pero aún necesitas imprimirlo, aquí es donde entra en juego la macro. Abre el Editor de Visual Basic del libro (VBE) presionando Alt+F11. En el menú "Insertar", elige "Módulo". En el módulo resultante, ingresa el procedimiento que se muestra en Listado A. No intentes copiar el código de esta página web, el VBE no podrá interpretarlo correctamente, en su lugar, escríbelo tú mismo o importa el archivo .bas descargable.

Listado A

Sub ImprimirTablaDinamicaActualizada()'Actualizar y luego imprimir la Tabla dinámica 1.Dim pt As PivotTableSet pt = Sheets("Tabla dinámica").PivotTables("TablaDinamica1")'Seleccionar TablaDinamica1.pt.TableRange1.Select'Actualizar todas las tablas dinámicas.ThisWorkbook.RefreshAll'Establecer modo horizontal.ActiveSheet.PageSetup.Orientation = xlLandscape'Imprimir TablaDinamica1.ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOutEnd Sub

El código identifica y selecciona la tabla dinámica que deseas imprimir (TablaDinamica1 es su nombre predeterminado y no lo he cambiado). Después de actualizar todas las tablas dinámicas, el procedimiento imprime la tabla dinámica seleccionada (TablaDinamica1) en modo horizontal. Usando el método PrintOut, puedes especificar múltiples copias, entre otros. Para probar el procedimiento, haz clic en cualquier lugar dentro de él y presiona F5.

Guarda el libro y ciérralo. Si estás utilizando la versión con cinta de Excel, asegúrate de guardar el libro como un archivo habilitado para macros (.xlsm). Recuerda la ubicación del libro y el nombre del procedimiento, porque los necesitarás en el script que escribiremos a continuación. El archivo de demostración se guarda localmente en la carpeta "Documentos".

El script

VBScript se basa en Visual Basic y se utiliza principalmente por administradores, pero es lo suficientemente simple como para que la mayoría de nosotros podamos aprender los conceptos básicos. Utilizaremos el Bloc de notas como nuestro editor de scripts. Abre el Bloc de notas e ingresa el script que se muestra en Listado B.

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Listado B

'Imprimir TablaDinamica1 en el libro de Excel, TablaDinamica1.xlsm.Set objApp = CreateObject("Excel.Application")Set objwb = objApp.Workbooks.Open("C:UsersSusan HarkinsDocumentsTablaDinamica1.xlsm")objApp.Visible = FalseobjApp.Run "ImprimirTablaDinamicaActualizada"objwb.Close FalseobjApp.QuitSet objApp = NothingMsgBox "Tabla dinámica impresa correctamente", vbInformation

Este simple script crea una instancia de Excel, identifica el libro con la tabla dinámica que queremos imprimir y abre ese archivo. Con la propiedad Visible establecida en False, no lo verás. A continuación, el script ejecuta la macro en el Listado A que actualiza las tablas dinámicas y luego imprime la TablaDinamica1. Después de imprimir, el script cierra el libro sin pedir guardar, cierra la instancia de Excel y establece el objeto Excel en Nothing.

Guarda el archivo como ImprimirTablaDinamica1.vbs, debes agregar tú mismo la extensión .vbs cuando escribas el nombre. Cierra el archivo, anotando su ubicación.

Programador de tareas

El Programador de tareas es una herramienta administrativa de Windows que ha existido durante mucho tiempo, es fácil de usar y es flexible. Solo utilizaremos una pequeña parte de sus funcionalidades.

Desde el menú de Inicio de Windows, expande Herramientas administrativas de Windows y selecciona Programador de tareas. Para agregar la tarea, sigue estos pasos:

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1. Desde el menú Acción, elige "Crear tarea básica".
2. Asigna un nombre significativo a la tarea, como ImprimirTablaDinamica1.
3. Agrega una breve descripción (Figura C). Es posible que te tiente saltar este paso, pero es fácil olvidarse de una tarea que se ejecuta automáticamente y otros también se beneficiarán. Haz clic en Siguiente.
4. Elige "Diariamente" para esta tarea y haz clic en Siguiente.
5. Ingresa "8:00:00 AM" en el Control de Inicio a la derecha. Deja el valor de Recurrir cada en 1 (el valor predeterminado), como se muestra en Figura D. Haz clic en Siguiente.
6. En la sección Acción, mantén la opción predeterminada "Iniciar un programa". No cambies ninguna configuración, simplemente haz clic en Siguiente.
7. Mencioné anteriormente que necesitarías conocer la ubicación del archivo. Utiliza el botón Examinar para localizar "ImprimirTablaDinamica1.vbs".
8. En el Control Acción, Iniciar un programa, ingresa "C:WindowsSystem32wscript.exe". Esto no debería ser diferente para la mayoría de los usuarios, identifica el programa VBScript. Es posible que veas "cscript.exe" a medida que conoces más sobre el lenguaje. Si no puedes encontrar este archivo .exe, escribe where wscript en el buscador de Cortana.
9. En el control Agregar argumentos, identifica la ruta del libro: "C:UsersSusan HarkinsDocumentsImprimirTablaDinamica1.vbs", como se muestra en Figura E. Las comillas son necesarias y tu ruta será diferente a la mía, actualízala en consecuencia.
10. Haz clic en Siguiente y luego en Finalizar.

Figura C

Figura D

Figura E

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Para probar el script, haz clic derecho en él en la lista de tareas y elige "Ejecutar".

Solución de problemas

Hay mucho en juego, por lo que los errores son fáciles de cometer. El error más probable son los errores tipográficos, no especificar los nombres y ubicaciones correctos de los archivos .vbs, .xlsm y macro. Afortunadamente, VBScript mostrará mensajes de error, por lo que es fácil identificar la declaración real que está generando el error. Si recibes un mensaje de error de objeto, verifica los nombres de las variables en el script. Si recibes un error indicando que Windows no puede encontrar el archivo o la macro, verifica los nombres y las rutas. Si el problema parece ser debido a los permisos, es posible que necesites ayuda de tu administrador. Recomiendo que guardes los archivos localmente en lugar de en un servidor en red mientras experimentas.

Si seleccionas una hora extraña, por ejemplo, en medio de la noche para imprimir y la tarea no se realiza, verifica la opción de Seguridad de la tarea. Es posible que desees cambiar la opción predeterminada "Ejecutar solo si el usuario ha iniciado sesión" por "Ejecutar independientemente de si el usuario ha iniciado sesión" (Figura F).

Figura F

Aunque VBScript admite manejo de errores, en este script simple no se incluye. Si trabajas con impresoras de red que pueden desconectarse inesperadamente o tener otros problemas, es posible que desees agregar un manejo de errores adecuado.

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