Microsoft Teams: La nueva aplicación de tareas integrada en un solo lugar

Durante muchos años, Microsoft ha tenido tareas aisladas en diferentes sistemas: Outlook, OneNote, Project, SharePoint y Azure DevOps tenían listas de tareas separadas sin un lugar único para ver todo lo que necesitabas hacer. Incluso cuando Microsoft presentó nuevas herramientas de gestión de tareas: Planner para tareas en equipo y To Do (basado en Wunderlist) para tareas individuales, que utilizaban el formato de tareas de Exchange de Outlook en lugar de crear otro formato de tarea nuevo, la conexión de las diferentes listas de tareas requería trabajo adicional: instalar la aplicación To Do o la aplicación Planner en Teams, o crear flujos de Power Automate.

Tareas visibles en Teams

La integración de Planner y To Do en Teams como la aplicación Tasks, anunciada el año pasado en Ignite, finalmente está comenzando a implementarse, creando un único lugar para ver tareas de múltiples fuentes. Incluye una nueva forma para trabajadores de primera línea y usuarios individuales de obtener tareas y algunas otras características de Planner, y marca un progreso significativo en la unificación de tareas en diferentes herramientas y servicios de Microsoft.

Sin embargo, el nombre para la nueva forma de ver las tareas en un solo lugar cambiará varias veces, en un intento de ayudar a las personas que están familiarizadas con las herramientas separadas de Planner y To Do a acostumbrarse a la nueva opción. Este enfoque también debería tranquilizar a todos de que Planner y To Do no van a desaparecer en favor de una nueva aplicación de tareas, porque aunque puedes ver las tareas en el mismo lugar, seguirán teniendo características diferentes dependiendo de la aplicación en la que se hayan creado originalmente.

La aplicación Planner ya está disponible dentro del cliente de Teams, pero antes mostraba una vista de tablero de todas las tareas de Planner, además de las nuevas tareas asignadas en el feed de actividad principal y las vistas de tablero Kanban y calendario completas si agregabas un plan de Planner a un canal específico como una pestaña. La nueva aplicación Tasks es realmente una actualización de la aplicación Planner, con nuevas características y (eventualmente) un nuevo nombre. Entonces, si ya la tienes instalada, deberías obtener las nuevas características en septiembre, pero seguirás viendo el nombre Planner en el cliente de escritorio de Teams.

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"En lugar de crear una experiencia completamente nueva dentro de Teams, se trata realmente de evolucionar Planner y To Do y traer esas experiencias existentes dentro de Teams", dijo Angela Byers, directora de marketing de productos para Microsoft 365, a Newsmatic.

Después de algunas semanas, la aplicación se llamará Tasks by Planner and To Do, que es uno de los típicos nombres de Microsoft que explica claramente lo que hace y que debería hacer que no sea una sorpresa que tus tareas de To Do aparezcan allí. Más adelante en el año, el nombre cambiará nuevamente a Tasks.

La aplicación de Tasks llegará a la aplicación móvil de Teams más adelante (después de que termine de implementarse en los inquilinos de Microsoft 365 y Office 365), por lo que no tendrá que pasar por los cambios de nombre y simplemente se llamará Tasks tan pronto como esté disponible. No tendrás que instalarla por separado; si tienes Tasks en el cliente de escritorio, también la verás en tus clientes web y móviles. El móvil es el único lugar donde los usuarios invitados verán Tasks como una aplicación; en el escritorio y la web, solo verán las pestañas de Tasks.

Común pero no convergente

Aunque las tareas de Planner y To Do se muestran, no son exactamente iguales en Tasks, porque Planner y To Do tienen características diferentes.

Puedes marcar tareas como importantes en To Do para darles prioridad y marcarlas como completadas, pero en Planner puedes marcar tareas como Urgentes, Importantes, Medias o Bajas, y realizar un seguimiento del progreso como No iniciado, En progreso y Completado. Cuando creas una nueva tarea, obtienes todas las opciones de Planner si la agregas a un plan (incluida la asignación de la tarea a un colega) y algunas de las opciones de To Do si la agregas a una lista de To Do. Puedes dar nombre a una tarea de To Do, establecer la prioridad y la fecha de vencimiento, y agregar una nota o una lista de verificación de tareas secundarias, pero aún no puedes adjuntar un archivo, asignar una tarea a otra persona, agregar un recordatorio o hacer que sea una tarea recurrente.

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Tasks no tiene una vista única de todas tus tareas juntas. La lista de tareas (que se etiqueta como To Do) muestra tareas de To Do y Outlook (pero no correos electrónicos marcados); las tareas de Planner se muestran en sus planes específicos en Tareas compartidas (etiquetadas como de Planner), al igual que tus diferentes listas de To Do.

Las opciones de prioridad de To Do se utilizan para crear listas inteligentes: Importantes muestra las tareas en To Do que has marcado; Planner muestra tareas que tienen una fecha de vencimiento en To Do; y Asignadas a mí muestra tus tareas de Planner, pero solo si las sincronizas en To Do (lo que también agregará tareas de Planner a las listas inteligentes de Importantes y Planeadas). Si creas una nueva tarea en una de las listas inteligentes, seleccionas la lista o el plan en el que vivirá desde la columna Fuente.

Las notificaciones para Tareas dentro de Teams también son diferentes de las notificaciones en Planner y To Do, por lo que si tienes una tarea con una fecha límite, puedes elegir qué notificaciones recibes de cada aplicación por separado (y es posible que recibas notificaciones por correo electrónico y de Planner para las tareas que te asignan).

Habrá más formas de agregar tareas a Tasks con el tiempo. Word y Excel para web (y próximamente PowerPoint en la web) te permiten enviar tareas a tus colegas mencionándolos en los comentarios de los documentos; esas tareas comenzarán a mostrarse en Planner y To Do en un momento futuro no especificado. (Microsoft no confirmaría cuándo funcionarán las menciones @ en las aplicaciones de Office de escritorio de la misma manera, o cuándo aparecerá el panel Mi día para crear y administrar tareas de To Do en Outlook en la web en Outlook de escritorio).

Las organizaciones (y los desarrolladores) pueden utilizar las integraciones de la API de Graph y Power Automate para Planner y To Do para mostrar las tareas creadas en otras aplicaciones en Tasks en Teams; pronto se utilizará la nueva API de To Do que vincula una tarea a la aplicación en la que se creó para facilitar la unificación de tareas de diferentes fuentes sin perderles el rastro en la aplicación original.

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Más planificación con Planner

La aplicación Tasks en Teams también brinda acceso a Planner a más personas que antes, porque no necesitan tener una suscripción de Planner para usar las funciones de Planner como los tableros y los horarios: eso incluye a los trabajadores de primera línea como el personal de ventas, así como a los usuarios individuales de Teams que antes no podían acceder a Planner.

Sin embargo, aún no obtienen acceso a la versión completa de Planner. "Planner como aplicación en sí misma, fuera de Teams, solo está disponible para usuarios comerciales y educativos, y se incluye en todas las suscripciones de Office y Microsoft 365", dijo Byers. "En este momento, Planner no se incluye en ninguna suscripción de Microsoft 365 u Office 365 para consumidores, pero estamos llevando una experiencia de tareas similar a Teams para uso personal".

"Actualmente está en versión preliminar en Teams móvil. Tendrás un lugar dentro de Teams, cuando inicias sesión con tu cuenta personal, para ver las tareas individuales que están impulsadas por To Do y las tareas compartidas que tienes con tu familia o amigos en esa misma experiencia impulsada por Planner".

Los trabajadores de primera línea pueden crear tareas para sí mismos, pero Microsoft ve principalmente a Tasks como una forma de que los gerentes y los grupos como la oficina central o RR. HH. les creen tareas, utilizando la publicación de tareas, explicó Byers.

"La publicación de tareas está diseñada para empresas con equipos dispersos geográficamente, de modo que un equipo central en la sede puede crear una lista y publicarla a cientos o incluso miles de trabajadores de primera línea. El gerente del equipo de trabajadores de primera línea recibirá la lista, junto con información crítica como las fechas y prioridades de las tareas, adjuntos y notas, de modo que puedan asignar las tareas de la lista a los trabajadores individuales de primera línea", dijo.

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"Los trabajadores obtienen una lista sencilla y clara de tareas pendientes con prioridades y fechas de vencimiento e instrucciones, para que puedan completarlas eficientemente y pasar a la siguiente. A medida que completan sus tareas, su gerente recibe el estado de la tasa de finalización, y también el equipo de la sede puede ver qué tan bien se están completando esas listas de tareas en diferentes ubicaciones a las que se les envió una lista. Es realmente útil para un minorista que está tratando de ejecutar una campaña promocional y necesita asegurarse de que todas las ubicaciones estén implementando los mismos pasos y creando una apariencia consistente para respaldar la campaña de la tienda".

Para ello, se utiliza una jerarquía que establece qué grupos pueden asignar tareas a qué personal (y crear eso actualmente es un proceso laborioso de creación manual del esquema). Eso parece ser una parte fundamental de la organización y la gestión de tareas y proyectos de la empresa, por lo que esperamos ver mejores herramientas para crear estas jerarquías y más formas de utilizarlas en otros procesos comerciales y flujos de trabajo en el futuro.

Colaboración fundamental

Aunque las características individuales en Tasks todavía son bastante pequeñas, son un claro paso hacia la comprensión de la mezcla caótica de tareas en diferentes productos de Microsoft.

"Tasks es súper importante porque lo consideramos el componente principal del trabajo", señaló Byers. "Es el componente clave para la colaboración y para que los equipos logren hacer las cosas. Así que seguiremos pensando en cómo logramos esa visión de tener tareas interconectadas entre sí, para que podamos ofrecer más inteligencia y percepciones, y que se sienta integrado".

Esa integración es el tipo de cosa que Microsoft 365 está diseñado para ofrecer. "Uno de los valores clave de Microsoft 365 es su conectividad. Cuando los usas juntos, el todo es mayor que la suma de sus partes. Las tareas están en todas partes y es difícil priorizar y darles seguimiento a todas ellas, y cuando las tareas y otras señales se almacenan en el gráfico de Microsoft, este puede ofrecer información relevante, empezando por algo tan simple como alertas para las tareas que están vencidas", agregó.

De hecho, las tareas comenzarán a aparecer incluso cuando no las busques: al seleccionar la búsqueda en Outlook para móviles, se mostrarán tus tres principales tareas antes de comenzar a buscar.

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