Google Forms vs Microsoft Forms: Cuál es la mejor herramienta para crear encuestas y recopilar datos

¿Necesitas hacerle preguntas a un grupo de personas? ¿Estás buscando capturar datos para analizar más tarde? ¿Necesitas alimentar datos en otras aplicaciones?

En realidad, solo hay una opción cuando te enfrentas a todos estos escenarios: construir y usar una encuesta. Puede ser una de las grandes herramientas de encuestas en línea o algo que se integre directamente en tu conjunto habitual de aplicaciones de productividad. Es por eso que tanto Google como Microsoft ofrecen aplicaciones similares con el mismo nombre "Forms", brindándote las herramientas necesarias para crear y compartir encuestas entre tus colegas y amigos.

Diseño de encuestas

Google Forms y Microsoft Forms parecen muy similares a primera vista, ambos te proporcionan herramientas para construir formularios, utilizando plantillas para ajustar el aspecto general. Ambas aplicaciones te permiten personalizar temas, agregar imágenes de fondo y cambiar colores, pero no puedes cambiar el diseño subyacente, solo agregar nuevas preguntas.

Microsoft Forms tiene varias opciones de preguntas, desde botones de radio hasta entrada de texto y calificaciones. Otras características incluyen entradas de Likert, que son familiares en sitios de encuestas donde obtienes un conjunto de declaraciones y puedes calificarlas o seleccionar diferentes opciones relacionadas con la pregunta, anotando reacciones a una declaración de un conjunto de posibles respuestas, por ejemplo. Likert es una herramienta útil para recopilar opiniones subjetivas donde no deseas leer mucho texto libre, aunque debes tener cuidado con la estructura de las preguntas para evitar orientar a los encuestados hacia ciertas conclusiones.

Existen más opciones de preguntas en Google Forms, donde puedes crear grids de selección múltiple o utilizar selectores basados en escala para evaluar respuestas. Sin embargo, ambas plataformas tienen un conjunto de tipos de preguntas muy similar, y si deseas preguntas más complejas, deberás moverte a una herramienta de encuestas especializada o trabajar con una empresa de investigación de mercado.

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Dar con las preguntas adecuadas es la parte más difícil de diseñar una encuesta, y tanto Google Forms como Microsoft Forms no ofrecen ayuda en este aspecto. Esto no es un problema si solo estás utilizando un formulario para una invitación o un cuestionario, pero si estás realizando investigaciones más complejas, ya sea dentro o fuera de una organización, deberás pensar cuidadosamente qué estás preguntando y cómo lo estás haciendo.

Una vez que hayas publicado un formulario, ambas aplicaciones te brindan muchas opciones para compartirlo.

Trabajando con resultados

Google Forms está diseñado para guardar las respuestas en una hoja de cálculo, ya sea usando Google Sheets o en Google Drive. Los resultados son independientes del formulario, por lo que puedes eliminar uno sin afectar al otro. Microsoft Forms se comporta de manera similar, con una herramienta de respuestas incorporada en la plataforma y la opción de exportar los datos a Excel para un análisis más profundo. Ambos te permiten trabajar con los datos en conjunto o analizar respuestas individuales; la forma en que trabajas con los datos depende realmente de para qué estás desarrollando el formulario y qué resultados estás buscando.

La gran ventaja de Microsoft Forms es su integración con la plataforma Power, especialmente con Power Automate. Es fácil vincular un formulario a un flujo, utilizándolo para generar un evento cuando se envía. Comienza creando un flujo, utilizando el envío de la respuesta del formulario como desencadenante. El flujo requiere un ID de formulario, que es el nombre de uno de tus formularios existentes y se puede seleccionar de un menú desplegable. Luego, elige una acción, en este caso, utilizando "Obtener detalles de respuesta" de Forms. En el siguiente paso, puedes elegir un valor de formulario como control, por ejemplo, comprobando si la respuesta a una pregunta específica es "sí". Luego, elige otra acción, como enviar una notificación a un canal de Teams o enviar un correo electrónico.

Crear una aplicación de Forms, la interacción principal del usuario con un flujo de Power Automate, te brinda un conjunto útil de automatizaciones de procesos que se pueden utilizar para impulsar interacciones comerciales complejas a partir de un simple conjunto de entradas. Un solo formulario puede impulsar muchos flujos diferentes, enviando datos a usuarios o incluso a otras aplicaciones. Tal vez un formulario está capturando detalles de clientes para un envío por correo, y los datos se pueden entregar en Dynamics 365 o en una herramienta de CRM de terceros como Salesforce.

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Aunque podrías utilizar una hoja de cálculo de Google como entrada en un flujo, no es una opción tan flexible como el acceso directo a las API de Microsoft Forms, ya que te permite extraer rápidamente la información que necesitas sin procesamiento adicional. Puedes utilizar el propio entorno de scripting de Google para agregar código a un formulario de Google, pero requiere el uso de JavaScript y no cuenta con las ventajas que las herramientas sin código de Power Automate ofrecen a los no programadores.

Integración con Office

Microsoft Forms incluye integración con gran parte de la plataforma Office 365. Las escuelas que utilizan OneNote para enseñar pueden incrustar Forms en cuadernos de clase, para cuestionarios y evaluaciones como parte del aprendizaje en línea. De manera similar, las empresas pueden incrustar encuestas basadas en Forms en Outlook para obtener respuestas rápidas sin que los usuarios abandonen su cliente de correo electrónico. A una escala más amplia, las encuestas en las reuniones de Teams se basan en Forms, utilizando el aprendizaje automático para generar respuestas según tus preguntas.

Esa es probablemente la mayor ventaja de Microsoft sobre Google: incrustar Forms en sus herramientas de productividad para que puedas usarlas sin cambiar de contexto. Si estás utilizando Google Forms, siempre tendrás que abrir un formulario en un navegador web, lo que facilita que los usuarios los ignoren, ya que la interacción implicará cambiar de aplicaciones y perder enfoque.

Ahora que Microsoft Forms está disponible para uso personal, es fácil para cualquier persona utilizarlo para construir y compartir encuestas. Tal vez estés buscando información dietética para una barbacoa familiar, o recopilando información para una reunión de la PTA escolar, o divirtiéndote compartiendo un cuestionario rápido con amigos (¡es mucho más flexible que una encuesta en Twitter!). Realmente no hay límites para lo que puedes hacer (aunque los usuarios de Microsoft 365 obtienen más plantillas y la opción de enviar encuestas a más destinatarios). Incluso no necesitas una cuenta de Microsoft 365, solo necesitas una cuenta de Microsoft gratuita.

Tanto Microsoft como Google tienen productos de Forms bien diseñados y fáciles de usar. Lo que probablemente incline la balanza es qué ecosistema de productividad ya has elegido utilizar. Si Microsoft Forms termina siendo tu elección, Microsoft ciertamente simplifica su uso como parte tanto de las aplicaciones de Office como de la Plataforma Power, automatizando procesos y herramientas de software empresariales.

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